Manual de procedimientos: ¿Qué es y para qué sirve?

En el corazón de toda organización eficiente yace un elemento fundamental: la estandarización de sus procesos. Es aquí donde entra en juego el manual de procedimientos, una guía indispensable que documenta paso a paso las actividades clave para el correcto funcionamiento de la empresa.

Este manual sirve como brújula para los colaboradores, proporcionándoles instrucciones claras y precisas sobre cómo realizar sus tareas de manera consistente y efectiva. No importa si se trata de un proceso complejo o una simple rutina diaria, el manual de procedimientos lo detalla todo, desde los pasos a seguir hasta las herramientas y recursos necesarios.

Acompáñanos a descubrir los tips para crear tu manual de procedimientos con un profesional.

¿Qué es un manual de procedimientos?

El manual de procedimientos es un documento de vital importancia cuando estás buscando expandir tu negocio a través de franquicias o sucursales. Te permitirá planificar y medir los resultados de tu estrategia, lo que a su vez te garantizará una expansión sin estrés laboral. 

Un manual de procedimientos es un documento que describe de manera detallada y sistemática los diferentes pasos y operaciones necesarias para llevar a cabo una tarea o proceso dentro de una organización.

En otras palabras, es una guía que sirve como referencia para que los empleados sepan cómo realizar sus tareas de manera consistente y eficiente.

¿Para qué sirve un manual de procedimientos?

Su implementación proporciona una serie de beneficios que impactan positivamente en la eficiencia, calidad, productividad, cumplimiento y protección del conocimiento institucional.

Estandarización y optimización de procesos:

Un manual de procedimientos establece la forma correcta de realizar cada tarea dentro de la organización, definiendo pasos específicos, responsabilidades y tiempos de ejecución. Esta estandarización permite:

• Reducir la variabilidad: Al eliminar la ambigüedad y la improvisación, se asegura que los procesos se lleven a cabo de manera consistente, minimizando errores y reprocesos.
• Optimizar el uso de recursos: Se identifican y eliminan actividades innecesarias, liberando tiempo y recursos para tareas más importantes.
• Mejorar la calidad: Se establecen estándares de calidad para cada paso del proceso, garantizando que los productos o servicios cumplan con las expectativas de los clientes.

Eficiencia y productividad:

Al estandarizar y optimizar los procesos, un manual de procedimientos contribuye significativamente a la eficiencia y productividad de la organización. Esto se traduce en:

• Reducción de tiempos de ciclo: Se optimizan los tiempos de ejecución de cada tarea, permitiendo completar más trabajo en menos tiempo.
• Aumento de la productividad: Los empleados pueden enfocarse en tareas de valor agregado, eliminando actividades repetitivas y sin valor.
• Disminución de costos: La eficiencia en los procesos conduce a una reducción de costos operativos, como mano de obra, materiales y energía.

Facilita la capacitación y la incorporación de nuevos empleados:

Un manual de procedimientos bien elaborado sirve como una guía completa para la capacitación de nuevos empleados. Al tener acceso a instrucciones claras y detalladas, los nuevos colaboradores pueden:

• Aprender rápidamente las tareas de su puesto: Esto reduce el tiempo y costo de entrenamiento, permitiendo que los nuevos empleados sean productivos en menos tiempo.
• Comprender la cultura y los valores de la organización: El manual puede incluir información sobre la misión, visión y valores de la empresa, fomentando el sentido de pertenencia y compromiso entre los colaboradores.
• Minimizar errores y reprocesos: Al seguir las instrucciones del manual, los nuevos empleados pueden evitar cometer errores que podrían generar pérdidas para la empresa.

Fomenta la comunicación y la colaboración entre departamentos:

Un manual de procedimientos establece un lenguaje común y un marco de referencia compartido entre los empleados de diferentes departamentos. Esto facilita la comunicación y la colaboración, lo que se traduce en:

• Mejor trabajo en equipo: Los empleados comprenden cómo sus tareas se relacionan con las de otros departamentos, lo que promueve la colaboración para alcanzar objetivos comunes.
• Resolución de problemas más eficiente: Al tener una visión clara de los procesos de la organización, los empleados pueden identificar problemas de manera más rápida y trabajar juntos para encontrar soluciones.
• Reducción de conflictos: La estandarización de los procesos minimiza la ambigüedad y las interpretaciones erróneas, lo que reduce la posibilidad de conflictos entre departamentos.

Garantiza el cumplimiento de normas y regulaciones:

Un manual de procedimientos documenta las políticas y procedimientos establecidos por la organización para cumplir con las normas y regulaciones aplicables. Esto permite:

• Evitar sanciones: Al demostrar que la organización cuenta con procedimientos documentados para cumplir con las normas, se reduce el riesgo de sanciones o multas por parte de las autoridades.
• Proteger la reputación de la empresa: El cumplimiento de las normas y regulaciones proyecta una imagen de responsabilidad y seriedad, lo que beneficia la reputación de la empresa.

Define la estructura del manual: ¿Qué formato emplearás y a quién irá dirigido?

El lenguaje es de vital importancia, pues no será la misma información la que le darás al supervisor que a quien ejecutará las acciones. Además, decide si emplearás instrucciones visuales o únicamente a través de texto. Para escoger una ruta con respecto a esto, es bueno que conozcas a fondo a tu equipo. De esta manera, sabrás cuáles son los mejores canales para hacerle llegar la información a cada uno.

Identifica los procesos críticos de tu negocio

Los procesos que hacen que tu negocio funcione deben ser prioritarios a la hora de plasmar información en el manual. Algunos de ellos suelen ser confidenciales o cuando menos, delicados, así que revisa bien qué miembro de tu equipo requiere cierta información y personalízala específicamente para este.

Define los medidores de desempeño

Para mantener con motivación laboral a tu equipo cuando se esté encargando de las operaciones de tu sucursal, es importante establecer los mecanismos de medición de desempeño, como lo pueden ser los KPI. Así como incluir las recompensas, económicas o no, dentro del manual. Recuerda personalizar también esto, de manera que sea acorde para cada tipo de empleado.

Revisa constantemente tus manuales de procedimiento

El contenido de los manuales puede volverse obsoleto al cabo de un año o incluso menos, dependiendo del tipo de negocio. Por ese motivo, debes asegurarte de revisarlos y modificarlos según las necesidades presentes de tu empresa. Consulta con los miembros de tu equipo, ya que ellos pueden orientarte en algunos casos.

Preguntas frecuentes

¿El área de recursos humanos es la encargada de elaborar el manual de procedimientos?

Si bien el área de recursos humanos juega un papel fundamental en la elaboración del manual de procedimientos, no es la única responsable. Es común que se forme un equipo multidisciplinario que incluya a representantes de diferentes áreas funcionales de la empresa, como:

• Dirección General: Define los lineamientos generales y el alcance del manual.
• Áreas operativas: Aportan información sobre los procesos y procedimientos específicos de cada área.
• Área legal: Revisa el contenido para asegurar su cumplimiento con las normas y regulaciones.
• Área de tecnología de la información: Garantiza la accesibilidad y el formato adecuado del manual.

Recursos humanos, por su experiencia en gestión de personal, suele liderar la redacción del manual, asegurando que el lenguaje sea claro y comprensible para todos los colaboradores.

¿Cómo el manual de procedimientos se relaciona con las vacaciones o la prima vacacional?

El manual de procedimientos debe incluir un apartado dedicado a las vacaciones y la prima vacacional, detallando:

• Requisitos para acceder a las vacaciones: Antigüedad laboral en la empresa, días de vacaciones acumulados, etc.
• Procedimiento para solicitar las vacaciones: Plazos, formatos, aprobación por parte del jefe inmediato, etc.
• Cálculo de la prima vacacional: Porcentaje sobre el salario ordinario, días de vacaciones disfrutados, etc.
• Pago de las vacaciones y la prima vacacional: Fechas de pago, inclusiones y exclusiones en el cálculo, etc.

Al tener esta información documentada en el manual, se evitan confusiones y se garantiza la transparencia en la aplicación de las políticas de vacaciones y prima vacacional para todos los colaboradores. Puedes consultar nuestra tabla de vacaciones para conocer los días que le corresponden a tus trabajadores. También visita nuestra calculadora prima vacacional.

¿Dentro del manual de procedimientos debe establecerse algo acerca del REPSE?

Si la empresa brinda subcontratación de servicios especializados, el manual de procedimientos debe mencionar la importancia del Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) y establecer:

• Criterios para seleccionar proveedores de servicios especializados: Experiencia laboral, reputación, cumplimiento de normas, etc.
• Procedimiento para verificar la inscripción del proveedor en el REPSE: Consulta en el portal web del REPSE, solicitud de documentos al proveedor, etc.
• Obligaciones de la empresa al subcontratar servicios especializados: Verificar el cumplimiento de las normas por parte del proveedor, garantizar la seguridad y salud de los trabajadores subcontratados, etc.

¿El acta constitutiva plantea las bases para un manual de procedimientos?

El acta constitutiva de una empresa establece los principios básicos de su funcionamiento, como la denominación social, el objeto social, la duración de la sociedad y el capital social. Sin embargo, no contiene detalles sobre los procedimientos específicos que se llevan a cabo en la organización.

El manual de procedimientos complementa el acta constitutiva al proporcionar instrucciones detalladas sobre cómo se realizan las tareas del día a día, asegurando la eficiencia, consistencia y cumplimiento de las normas.

¿Se puede hacer uso de un manual de procedimientos durante el proceso de selección de personal?

El manual de procedimientos puede ser una herramienta útil durante el proceso de selección de personal en dos aspectos:

• Para informar a los candidatos: Se puede entregar a los candidatos potenciales una copia del manual o un resumen del mismo para que conozcan la cultura organizacional, valores y forma de trabajo de la empresa.
• Para evaluar a los candidatos: Durante las entrevistas, se puede hacer referencia al manual para evaluar si los candidatos comprenden los procedimientos y se alinean con la forma de trabajar de la organización.

¿Tienen relación el Sistema de Pago Referenciado (SIPARE) o el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) con el manual de procedimientos?

El Sistema de Pago Referenciado (SIPARE) y el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) son sistemas de información que se utilizan para calcular y gestionar la nómina de los trabajadores. Si bien no forman parte del manual de procedimientos en sí, deben estar alineados con los procesos descritos en el manual para garantizar la precisión y transparencia en el pago de los salarios.

¿En el manual de procedimientos se debe establecer el proceso a seguir en caso de alguna indemnización, liquidación o finiquito?

Sí, es recomendable incluir en el manual de procedimientos el proceso a seguir en caso de indemnización, liquidación o finiquito. Esto proporciona claridad y transparencia a los empleados sobre sus derechos y obligaciones en caso de término de la relación laboral. El manual debe detallar los pasos a seguir, los documentos necesarios, los cálculos de las indemnizaciones y los plazos para realizar los pagos.

En caso de querer calcular el finiquito, consulta nuestra calculadora finiquito para apoyarte.