Nómina ordinaria: ¿Qué es? y ¿Cómo se calcula?

Dentro de las operaciones diarias de una empresa, la gestión de la nómina ordinaria se vuelve un punto clave. No solo asegura que los colaboradores reciban su pago conforme a lo establecido, también mantiene en equilibrio temas laborales, fiscales y de bienestar interno. Este tipo de nómina contempla los pagos que se hacen de forma periódica por los servicios prestados, incluyendo el salario base, prestaciones y las deducciones que aplican en cada caso.

Más allá de los números, su correcta administración implica una responsabilidad directa con la ley y con el equipo. Gestionarla bien no solo evita errores y sanciones, también fortalece el ambiente laboral al dar certeza y puntualidad en la retribución. En este artículo abordaremos qué es la nómina ordinaria, cómo se estructura, qué pasos requiere y qué prácticas ayudan a manejarla mejor dentro de cualquier organización.

¿Qué es la nómina ordinaria?

La nómina ordinaria corresponde al cálculo de las percepciones que reciben los trabajadores de manera regular, pudiendo ser por periodos semanales, catorcenales, quincenales o mensuales. Esta deberá incluir las percepciones y alguna deducción que se haya hecho lugar y se tengan pactadas en los contratos laborales, a las que llamaremos ordinarias.

Estas percepciones son el sueldo y prestaciones que se pagan periódicamente como los premios denominados igual como bono de puntualidad y asistencia, vales de despensa, fondo de ahorro, etc. Mientras que las deducciones de nómina que podríamos considerar ordinarias son el Impuesto Sobre la Renta (ISR), las cuotas IMSS descontadas a los empleados, descuentos al crédito INFONAVIT, Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (FONACOT), pensión alimenticia y algunas otras derivadas del contrato individual de trabajo o sindicales.

¿Quién usa la nómina ordinaria?

La nómina ordinaria la utilizan empresas o personas que tienen trabajadores con sueldos fijos y pagos constantes. Es decir, quienes deben cumplir con el salario en las fechas acordadas según lo que se firmó en el contrato laboral. Aplicarla correctamente permite hacer los pagos a tiempo y en orden, como lo marca la ley y como lo espera cada colaborador.

¿Cuál es la diferencia entre nómina ordinaria y nómina extraordinaria?

La nómina ordinaria se calcula para los periodos regulares de pago ya sea, semanal, catorcenal, quincenal o mensual. Por otro lado, la nómina extraordinaria se utiliza para pagar nóminas de diferente periodicidad o percepciones que no son comunes de pagar en las nóminas ordinarias como pueden ser:

• Aguinaldo
• Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU)
• Gratificaciones 
• Pagos por separación
• Algún pago que debió realizarse en nómina ordinaria y que fue olvidado

Las nóminas extraordinarias se calculan sin un período específico, es decir, pueden contener o no días pagados, ya que los conceptos que se registran no están basados en días laborados. En algunas empresas sólo se generan dos nóminas extraordinarias, donde se calcula el pago de reparto de utilidades en el mes de mayo y el cálculo de aguinaldo en el mes de diciembre. En algunos otros casos, cuando la prima vacacional se paga en un mes en específico, también se genera una nómina extraordinaria. Puedes usar nuestra calculadora aguinaldo o calculadora prima vacacional.

¿Qué necesito para calcular y pagar la nómina ordinaria?

Para calcular la nómina ordinaria deberemos de contar con el listado de trabajadores y el caso de alguna incidencia que se hayan generado en el período de cálculo, derivadas de la revisión de:

1. Controles de asistencia
2. Los certificados de subsidios por incapacidad temporal
3. Vales o contratos de préstamos o anticipos de nómina donde se estipulen los descuentos pactados
4. Avisos de descuentos por créditos otorgados por el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT)
5. Préstamos otorgados por el FONACOT
6. Notificaciones internas donde se indiquen incrementos de salarios, avisos de modificaciones de salarios, inscripciones o bajas ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)
7. Finiquito o liquidación del periodo para descartar el cálculo de la nómina ordinaria y realizar el cálculo de separación correspondiente. Visita nuestra calculadora finiquito y nuestra calculadora liquidación
8. Controles de horas extras, siempre que estén autorizadas
9. Días festivos o descansos laborados
10. Domingos trabajados que necesiten el pago de la prima dominical, etc.

¿Cómo se calcula una nómina ordinaria?

El proceso de una nómina debe seguir básicamente 4 pasos, que son los mismos con los que Runa realiza este proceso:

Calcular la nómina

Es la determinación del importe de las percepciones, deducciones y el neto de una nómina considerando las incidencias laborales que comentamos anteriormente. Aquí la nómina debe seguir básicamente la siguiente función para la determinación de los netos:

Percepciones – Deducciones = Neto

Es recomendable en este punto también considerar que se deben calcular las provisiones patronales, es decir, todos aquellos costos en los que incurre el patrón, adicionales al pago de la nómina como lo pueden ser: Las cuotas obrero patronales IMSS/INFONAVIT, aguinaldo, prima vacacional y el Impuesto Sobre la Nómina (ISN) principalmente.

La importancia de este paso radica en determinar la nómina correctamente considerando los siguientes puntos:

• El periodo de pago. Es el lapso de días que se pagarán en la nómina, de los cuales ya hemos hablado
• Las incidencias. Son todas aquellas afectaciones que tendrá la nómina ordinaria. Puede ser que se dependa de un tercero para aplicar correctamente una incidencia, por lo que la responsabilidad puede ser compartida
• Cálculo de ISR y cuotas IMSS. Es recomendable tener papeles de trabajo para verificar el correcto descuento de estos impuestos
• Descuentos FONACOT/INFONAVIT. La empresa es obligada solidaria por estos descuentos. Lo que no se descuente al trabajador, la empresa deberá pagarlo

Pagar la nómina

Es la transferencia del importe neto de la nómina a los empleados. La importancia de este paso radica en depositar correctamente las cantidades de la nómina a los empleados. A veces, es común tener un error de dedo y teclear un número de cuenta de depósito de nómina incorrecto, por lo que se deben tener los medios de control necesarios para que esto no suceda. Si es necesario pagar a los empleados en efectivo o cheque, deben implementarse las estrategias necesarias para que esto ocurra dentro de su jornada laboral.

Timbrar la nómina

Este es un requisito obligatorio para todas las empresas que pagan nómina y en pocas palabras significa enterar al Servicio de Administración Tributaria (SAT) de las percepciones (ingresos) que el trabajador tuvo durante el periodo así como el importe de impuesto descontado. Todo esto de acuerdo a como lo marca la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR).

La importancia de este paso radica en timbrar todos los conceptos de la nómina en la clave SAT correcta y que todos los datos de la nómina, del trabajador y de la empresa también sean los indicados.

Acumula la nómina

Es el último paso de la nómina. Tal vez es lo más sencillo cuando se usa un software de nómina pues simplemente se cierra el periodo y este se suma a las nóminas históricas que ya hemos pagado anteriormente.

La importancia de este proceso radica en mantener la integridad de la información de las nóminas que ya se han pagado, porque de estos datos históricos tomaremos información valiosa para hacer el ajuste anual, determinar el exento o gravamen del aguinaldo o la prima vacacional, etc.

Otras aspectos adicionales a considerar dentro de tu nómina ordinaria

Los empleados pueden tener asignados distintas prestaciones, acorde a su contrato laboral, las cuales nómina con nómina se deben de provisionar para su pago correspondiente. Esto lo puedes configurar en runa, en la sección de políticas. Siempre respetando los limitantes de la ley.

Existen cálculos de ”tipo deducción” que se pueden configurar para que se calculen de manera automática dentro de runa como lo es la pensión alimenticia, el cual únicamente debes seleccionar el porcentaje, los créditos INFONAVIT no importando su tipo (Cuota Fija, Porcentaje, Veces UMI), Préstamos con y sin intereses.

También para cálculos de “tipo percepción” que se pueden configurar para que se calculen de manera automática dentro de runa como lo es vales de despensa (porcentaje o monto), vales de restaurante (porcentaje o monto), fondo de ahorro (porcentaje o monto), prima vacacional al aniversario o por evento.

En caso de contar con nuevos trabajadores, se deben tener todos los datos de afiliación para que sean registrados como nuevo trabajador en el software utilizado por la organización. 

Una vez concluido el cálculo de nómina ordinaria, se deberá de revisar para validar que la información es correcta para proceder a la autorización de la nómina y que sea enviada para pago y generación del correspondiente comprobante fiscal. 

¿Qué otros rubros debes considerar según el tipo de nómina? 

Debemos de considerar los siguientes rubros y su afectación según el tipo de nómina:

Créditos: 

INFONAVIT y FONACOT: Aplica en las nóminas ordinarias siempre y cuando el crédito esté vigente

Otros:

Pensiones alimenticias: Por lo general aplica para ambas, acorde a la orden emitida por el juez (juzgado familiar)

Antes de iniciar el cálculo de nómina ordinaria será necesario cerciorarse que la información referente a los salarios, período a calcular, días del período y las tablas de ISR sean correctos.

Es importante validar que los sistemas o software que se utilice para los cálculos de nóminas ordinarias y extraordinarias, cumpla con todos los requisitos que exige la normatividad laboral y fiscal, así como cerciorarse que los conceptos de percepciones y deducciones estén debidamente registradas con el fin de evitar diferencias con la autoridad fiscal.

¿Cuál es la importancia estratégica de la nómina ordinaria?

La nómina ordinaria no debe verse solo como un trámite administrativo para cumplir con la ley, sino como un elemento estratégico que impacta directamente en el clima laboral, la retención de talento y la confianza del equipo. Un pago puntual, claro y sin errores transmite orden y seriedad, mientras que cualquier retraso o inconsistencia erosiona la percepción de justicia y puede aumentar la rotación. Además, la manera en que se gestiona influye en la marca empleadora: empresas que cuidan su nómina proyectan responsabilidad y transparencia, factores cada vez más valorados por los colaboradores.

Existen diferencias marcadas entre las empresas que gestionan la nómina internamente de manera manual y aquellas que utilizan software especializado. Mientras las primeras suelen enfrentar más riesgo de errores, falta de trazabilidad y mayores tiempos de procesamiento, las segundas pueden automatizar cálculos, reducir costos operativos y liberar al área de Recursos Humanos para tareas de mayor valor estratégico.

¿Qué errores son comunes al gestionar la nómina ordinaria?

Hay varios errores que se repiten con frecuencia al manejar la nómina ordinaria. Entre los más comunes están los cálculos incorrectos del ISR, incidencias mal cargadas o descuentos que no se aplican de forma adecuada, como los de INFONAVIT o FONACOT. Estos detalles, aunque parezcan menores, pueden generar consecuencias importantes. Desde sanciones fiscales hasta quejas formales, sin contar la pérdida de confianza por parte del personal si los recibos llegan con errores.

Para evitar esto, es útil tener reglas internas claras sobre cómo se registran las incidencias, revisar los cálculos periódicamente y mantener al equipo capacitado, tanto en cambios legales como en el uso de herramientas digitales. Eso ayuda a reducir riesgos y mejora toda la operación de nómina.

¿Cuáles son las obligaciones fiscales y laborales relacionadas con la nómina ordinaria?

La nómina ordinaria está sujeta a múltiples obligaciones fiscales y laborales. Es indispensable cumplir con el SAT en el timbrado de CFDI, así como con las aportaciones y reportes al IMSS e INFONAVIT. Además, el patrón debe retener y enterar correctamente impuestos y contribuciones para evitar auditorías y sanciones.

El timbrado no es opcional y verificar que esté bien hecho es clave: garantiza que los CFDI emitidos cumplan con las especificaciones del SAT y respalden correctamente las deducciones del colaborador y del patrón. Un cumplimiento puntual no solo protege a la empresa de problemas legales, también refuerza su reputación como empleador confiable.

Tecnología y automatización en la nómina ordinaria

Adoptar tecnología es hoy una ventaja competitiva. Un software de nómina como Runa permite automatizar cálculos de percepciones y deducciones, configurar políticas personalizadas (como vales de despensa, préstamos o fondos de ahorro) y generar CFDI sin errores. Esto reduce drásticamente el margen de equivocaciones y los tiempos de procesamiento en comparación con procesos manuales o en Excel.

En la práctica, empresas que migran a sistemas especializados reportan ahorros de varias horas semanales del equipo de RRHH, menos incidencias en timbrados y una comunicación más clara con los colaboradores. Con ello, la nómina ordinaria pasa de ser un dolor de cabeza a un proceso transparente, ágil y alineado con la estrategia empresarial.

Preguntas frecuentes

¿La nómina ordinaria modifica el conteo de las semanas cotizadas?

Sí. Cada semana en la que un trabajador recibe pago por nómina ordinaria se suma como parte de sus semanas cotizadas ante el IMSS. No importa el monto, mientras haya relación laboral activa. Estas semanas son clave para acceder a beneficios como atención médica, pensión por jubilación o apoyos por incapacidad, ya sea por enfermedad o maternidad.

¿De qué manera se relaciona la nómina ordinaria con el desempeño?

En algunos casos, el desempeño está ligado directamente a cómo se estructura la nómina ordinaria. Por ejemplo, si hay bonos o comisiones por metas cumplidas, estos se integran como parte del pago. Pero más allá de eso, cuando la nómina llega puntual y sin errores, mejora el ambiente. Eso se nota en la motivación del equipo, y con el tiempo, también en los resultados.

¿El Sistema Único de Autodeterminación (SUA) apoya al cálculo de la nómina ordinaria?

Si, el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) del IMSS puede ser una herramienta útil para el cálculo de la nómina ordinaria. El SUA permite a los patrones realizar diversos trámites relacionados con la seguridad social de sus empleados, incluyendo el cálculo de las cuotas obrero patronales y la generación de recibos de nómina.

¿Se requiere del Número de Seguridad Social (NSS) para la nómina ordinaria?

El Número de Seguridad Social (NSS) es un dato indispensable para la elaboración de la nómina ordinaria. El NSS es el identificador único de cada trabajador ante el IMSS y se utiliza para vincular sus pagos con sus registros de cotización.

¿El uso de un sistema Kardex puede apoyar a la nómina ordinaria?

Así es, el uso de un sistema Kardex puede ser una herramienta valiosa para la gestión de nómina ordinaria. Un Kardex es un sistema de registro que permite llevar un control de asistencia, alguna falta, permisos, vacaciones y otros movimientos de los empleados. Esta información es crucial para el cálculo preciso de la nómina y para cumplir con las obligaciones legales y fiscales.

¿La nómina ordinaria puede aportar a la caja de ahorro o fondo de ahorro?

La nómina ordinaria puede ser una fuente de aportaciones para una caja de ahorro o fondo de ahorro para los empleados. Estas aportaciones pueden ser voluntarias o por ley, dependiendo del tipo de fondo y de las disposiciones de la empresa. Las aportaciones a una caja de ahorro o fondo de ahorro pueden ser un beneficio adicional para los empleados y una forma de fomentar el ahorro.

¿Dentro del acta constitutiva debe establecerse algún apartado sobre la nómina ordinaria?

No es obligatorio que el acta constitutiva de una empresa incluya un apartado específico sobre la nómina ordinaria. Sin embargo, es recomendable que se establezcan las políticas generales de la empresa en relación con la remuneración de los empleados, incluyendo aspectos como la forma de pago, las fechas de pago, los descuentos y las prestaciones.