Formas de pago para la nómina a empleados

La forma de pago de la nómina no es igual en todas las empresas. Algunas pagan por transferencia, otras en efectivo, por cheque o directo a la cuenta de nómina. También varía el calendario: mensual, quincenal o semanal, según lo que se acuerde.

La ley dice que el sueldo debe pagarse en pesos y en días hábiles. Pero en trabajos por proyecto o con freelancers, el ritmo cambia un poco. Aun así, hay reglas claras sobre cómo se debe pagar. Conocerlas ayuda a evitar malos entendidos y protege la relación entre empleador y trabajador.

Pago por cheque

El pago puede ser hecho por un cheque emitido directamente por la empresa o empleador a favor del empleado. No puede ser un cheque a nombre de terceras personas, sino una orden de pago a la vista, es decir, el representante bancario debe darle el dinero al trabajador con la presentación de la identificación al momento de que éste lo presente en el banco. También, puede ser depositado en una cuenta bancaria personal, con un plazo de liberación que va entre 24 a 48 horas.

Un cheque funciona como un contrato de pago que da fe de que el portador tiene el derecho a recibir la cantidad en él indicada. Para esto, el empleador debe realizar el pago en un horario que permita el descuento inmediato del cheque, así como facilitar el transporte para el establecimiento bancario, además de observar todas las condiciones para que no ocurra ningún atraso o algún inconveniente en el pago de los sueldos y salarios. Cuando recibes un pago de esta forma se deben entender los siguientes términos utilizados:

1. Emitente: Es quien emite o coloca un cheque en circulación. Puede también llamarse emisor y está representado por la empresa o el empleador
2. Favorecido: Es la persona a quien le será efectuada el pago de servicios. En otras palabras, es aquel que recibe el valor indicado en el cheque, se le conoce igualmente como beneficiario

Depósito bancario en cuentas personales

Otra forma de pago de la nómina que hoy está más viva que nunca, gracias a la tecnología y a todas las apps nuevas que no dejan de salir, es la transferencia bancaria. Lo común es que el depósito se haga directo en una cuenta de nómina, y listo, sin vueltas ni efectivo de por medio.

Existe el caso de que la apertura de la cuenta se da por iniciativa del empleador con la finalidad específica de efectuar el pago de sueldos a sus empleados. Este tipo de cuenta tiene restricciones y puede recibir solamente depósitos relacionados a la remuneración. 

Sin embargo, el empleado puede solicitar al banco una transferencia de valores de esa cuenta a otra cuenta de su preferencia, o en su defecto, retirar el dinero en efectivo en agencias o cajeros electrónicos con la tarjeta de débito y la presentación de datos bancarios e identificación.

A veces es más fácil tanto para el empleado como el empleador, utilizar cuentas bancarias para hacer transacciones financieras relacionadas a procesos laborales, que pueden ser comprobadas con las planillas de la nómina entregadas al trabajador generalmente después de que el pago de salario se haga efectiva. Aspectos adicionales:

• Mayor seguridad que el efectivo.
• Facilita el seguimiento de transacciones.
• Permite pagos masivos y automáticos.
• Accesibilidad desde cualquier lugar con conexión a internet.
• Algunas cuentas ofrecen beneficios adicionales.

Este método se ha vuelto popular por su conveniencia en un mundo cada vez más digitalizado.

Pago en efectivo

Esta forma de pago, aunque antigua, todavía se observa en algunas instituciones y algunas leyes estipulan que se haga en la moneda del país donde se ejerza la actividad del profesional. Sigue siendo una opción válida, especialmente en pequeñas empresas o sectores tradicionales.

Es importante recalcar que siempre se debe tener una comprobación de este pago. Lo más recomendable es que el empleador tenga un registro de todas las planillas de nóminas debidamente firmadas por cada trabajador para no prestarse a confusiones futuras, debido a que al pagar con dinero no queda un registro en ningún otro sistema del valor recompensado al trabajador. Aspectos adicionales a considerar:

• Seguridad: Manejar efectivo implica riesgos que requieren medidas de protección.
• Cumplimiento fiscal: Es crucial declarar correctamente los ingresos y cumplir con las obligaciones fiscales.
• Trazabilidad: El efectivo dificulta el seguimiento de transacciones, lo que puede ser problemático en auditoría.
• Costos operativos: El manejo de efectivo puede implicar gastos adicionales para la empresa.
• Tendencias modernas: Muchas empresas optan por métodos de pago electrónicos por su eficiencia y seguridad.

A pesar de estos desafíos, el pago en efectivo sigue siendo viable en ciertos contextos, siempre que se garantice la transparencia y el cumplimiento legal.

Formas de pago poco comunes

No todas las empresas están obligadas por la ley a pagar esta clase de remuneración a los trabajadores, es decir, puede verse como una forma de un beneficio extra dado empleado por sus actividades.

Se paga con salario en especie por vivienda o el arriendo de un apartamento a esos trabajadores que tienen conocimientos en un área en específico y no tienen la posibilidad, bien sea financiera o por motivos, para trasladarse al área donde necesita prestar esos servicios. Por ello, el empleador resuelve ofrecer ese pago para la ejecución de un contrato de trabajo determinado, y a veces el gasto es cubierto a nivel familiar. No entra en este caso a trabajadores que ejercen función de porteros, vigilantes o caseros, puesto que la habitación de la que cuida o vigila, no sería considerada una forma de pago.

También, se encuentran en esta característica la asistencia médica y odontológica, así como el seguro de vida y de accidentes personales, siempre y cuando no se descuente del sueldo del trabajador, sino que todo sea cubierto por el patrono o empresa. Aspectos adicionales:

1. Flexibilidad para situaciones específicas.
2. Atracción de talento especializado.
3. Implicaciones fiscales a considerar.
4. Alta valoración por parte de los empleados.
5. Gestión administrativa más compleja.

Estas formas de pago, aunque inusuales, pueden ser estratégicas en ciertos sectores.

Tarjetas de pago

Son pocas las empresas que aplican esta opción, pero existe. Se trata de una tarjeta especial que la empresa entrega al empleado, gracias a un acuerdo con un banco. Lo bueno es que el trabajador no tiene que ir a abrir la cuenta por su cuenta; todo se hace desde RRHH. La nómina queda ligada a esa tarjeta y con ella puede retirar su sueldo sin complicaciones.

Después de la ruptura o finalización del contrato laboral, esta tarjeta generalmente queda invalidada o el empleado tendrá que devolverla. Aspectos adicionales a considerar:

• Conveniencia: Simplifica el proceso de pago para empleados sin cuenta bancaria.
• Control: La empresa tiene mayor visibilidad sobre los pagos realizados.
• Flexibilidad: Permite cargar bonos o incentivos adicionales fácilmente.
• Privacidad: El empleado no necesita compartir información bancaria personal.
• Limitaciones: A veces solo se puede usar en ciertos comercios o para servicios específicos, lo que puede no ser tan práctico para todos.
• Dependencia: El empleado queda completamente ligado a esa tarjeta para mover su dinero, así que si hay algún problema con ella, no puede acceder fácilmente a su salario.

Aunque no es el método más común, puede ser útil en empresas con operaciones muy controladas o en contextos laborales donde se busca una alternativa más directa y cerrada de pago.

Convenios especiales para educación

Se refieren al ofrecimiento de cupos prioritarios en establecimientos educativos, para contribuir al crecimiento profesional del trabajador. Comprenden la sustentación de los valores relativos a matrículas, mensualidades, anualidades, libros y materiales didácticos en cursos, carreras, maestrías y doctorados que cubran una necesidad específica del trabajador. Aspectos adicionales a considerar:

• Beneficio mutuo: Fomenta el desarrollo del empleado y mejora las competencias dentro de la empresa.
• Retención de talento humano: Puede aumentar la lealtad y permanencia del trabajador en la organización.
• Condiciones: Suelen estar sujetos a ciertas condiciones, como un período mínimo de permanencia tras completar los estudios.
• Impacto fiscal: Puede traer implicaciones tanto para la empresa como para el trabajador, así que vale la pena tenerlo bien claro desde el inicio.
• Personalización: permite personalizar la formación según lo que realmente se necesita en el puesto o dentro del negocio, lo que lo vuelve mucho más útil en el día a día.
• Motivación laboral: Cuando la gente siente que la empresa invierte en su crecimiento, mejora el desempeño y también el compromiso con su trabajo.

Este tipo de beneficio representa una inversión significativa en el capital humano de la empresa, con potenciales retornos a largo plazo. Son muchas las posibilidades que tienes para realizar los pagos a los empleados. Pero si quieres tener un asesoramiento adecuado y un buen proceso de gestión de tu nómina, recuerda que Runa ofrece un software de nomina especialmente diseñado para ello. El cual podrás conocer de forma específica a través de este sitio web.

Buenas prácticas para elegir la forma de pago en tu empresa

Elegir la forma de pago de la nómina no es solo una decisión operativa, también tiene implicaciones legales, financieras y de experiencia para el colaborador. Para hacerlo bien, vale la pena seguir estas buenas prácticas:

1. Conoce el perfil de tus colaboradores. No es lo mismo pagar a un equipo de oficina en la ciudad que a trabajadores operativos en zonas rurales. Evalúa si todos tienen acceso a bancos o si requieren soluciones como tarjetas de nómina o pagos en efectivo (cuando esté justificado legalmente).
2. Prioriza métodos seguros y trazables. Las transferencias electrónicas y pagos vía SPEI son hoy el estándar. Ofrecen seguridad, registro automático y facilidad de conciliación contable.
3. Revisa los convenios bancarios regularmente. Los costos por dispersión pueden variar según el banco, el número de empleados o el volumen de pagos. Negociar condiciones favorables puede generar ahorros significativos.
4. Entrega siempre un comprobante oficial. No importa cómo se pague, cada colaborador debe recibir su CFDI de nómina, con timbrado correcto y todos los datos fiscales. Sin eso, no hay comprobación legal del pago.

La forma de pago de la nómina, bien elegida y gestionada, puede mejorar la eficiencia operativa y la percepción de justicia dentro del equipo.

Ventajas y desventajas de cada forma de pago

Existen varias formas de realizar el pago de la nómina, y cada una tiene sus pros y contras, dependiendo del perfil de la empresa y de sus trabajadores:

Marco legal sobre la forma de pago de la nómina en México

Según la Ley Federal del Trabajo (LFT), el pago del salario debe cumplir con ciertos lineamientos muy claros. No es solo una cuestión operativa, es parte del cumplimiento legal de la empresa. Esto es lo que establece la ley:

• El salario debe pagarse en moneda de curso legal, es decir, pesos mexicanos.
• No puede sustituirse con mercancías, vales, fichas o cualquier otro medio. Salvo cuando se trata de prestaciones voluntarias claramente establecidas y aceptadas por el trabajador.
• El pago debe realizarse en días hábiles, preferentemente en el lugar de trabajo o mediante un medio bancario autorizado (como transferencia o tarjeta de nómina).

Incumplir estas reglas puede derivar en sanciones por parte de la STPS, conflictos laborales o incluso reclamos individuales por parte de los trabajadores.

Por eso, al definir la forma de pago de la nómina, conviene que RRHH y finanzas no solo piensen en lo práctico o lo barato. Sino en lo que está dentro del marco legal y lo que da certeza a ambas partes.