Maquila de nómina: Ventajas y desventajas

Una de las tareas que probablemente quite el sueño a los departamentos de recursos humanos es la nómina. Principalmente, luego de la reforma de outsourcing en 2021,  ya que las empresas, en lo general, y las áreas de recursos humanos, en lo particular, han visto un incremento importante en su carga de trabajo. Esto ha llevado a los negocios a contemplar cada vez con más interés la contratación de servicios de maquila de nómina.

¿Qué es maquila de nómina?

Maquila de nómina es el servicio que te permite contratar profesionales especializados en el cálculo de la nómina, así como la determinación de impuestos y los derivados de ella. 

El servicio de administración de la nómina generalmente solo incluye los cálculos. Las empresas que tienen un departamento de recursos humanos utilizan estos servicios para reducir el costo asociado con el cálculo de la nómina, además de evitar la adquisición de personal para esta actividad.

La empresa contratada se encarga del cálculo de su nómina, la puntualidad de su elaboración y la responsabilidad de los cálculos y descuentos de los impuestos, así como de las prestaciones que otorgue su empresa, pagos y depósitos de sueldos, préstamos y bonos adicionales. 

El servicio de maquila de nómina es hecho a la medida, pues ofrece el apoyo de especialistas de nómina, quienes tienen conocimientos profundos de los aspectos legales, fiscales y laborales. 

¿Qué beneficios obtengo si utilizo la maquila de nómina?

1. Mantener el control de tu gestión de recursos humanos. En algunas ocasiones, los servicios de maquila no te permiten tener relación con el área de recursos humanos, pues ellos se encargan de las incidencias, otorgar permisos, pago y gestión de impuestos, control bancario, etc. Sin embargo, esta forma no es recomendable, ya que es importante que la empresa principal mantenga el control de estos documentos confidenciales.
2. Ahorro de costos en nómina y capacitación. Se recomienda que la persona que esté a cargo del área de nómina sea un experto, debido a que los errores asociados con la nómina suelen generar una alta cantidad de multas por parte del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Sistema de Administración Tributaria (SAT). Es de suma importancia que los procesos sean realizados en tiempo y forma.

Beneficios económicos de la maquila de nómina

Actualmente, ronda entre los 150 y los 300 pesos mexicanos por empleado. Sin embargo, es importante acercarse al área de ventas, ya que estos departamentos tienen la capacidad de ofrecer mejores precios e, incluso, meses de prueba gratuitos.

• Eliminar costos de licenciamiento. La mayoría de los programas dedicados al área de nóminas tiene un periodo de licenciamiento que suele tener costos extras, así como actualizaciones y capacitaciones. Con la maquila de nómina, la empresa no tendrá que realizar estos pagos por licenciamiento.
• Olvidar la complejidad de la nómina. Si realizamos actividades empresariales, lo principal es enfocarse en el core del negocio, a fin de generar ventajas competitivas para la organización. Con la maquila de nómina es posible despreocuparse por esa tarea que no genera valor por sí misma. Vale la pena tener en mente que el principal activo de todas las organizaciones es su gente, por lo que una buena gestión de la nómina permite cumplir en tiempo y forma con los colaboradores, al tiempo que se cumple con las normas impuestas por las autoridades.
• Seguridad en los procesos de pago. Al tener contratado el servicio de maquila de nómina, no solo se realizan los pagos relacionados con los trabajadores, como la dispersión de nómina, sino también los cálculos correctos de liquidaciones y finiquitos. Recuerda que, si estos no se realizan de manera correcta, puede conllevar a demandas laborales que representan gastos para las empresas. Además, se busca que se realicen los cálculos para el pago de cuotas obrero patronales en tiempo y forma, así como la presentación de variables, cálculo de diferencias y pago de impuestos.

Desventajas y ventajas de la maquila de nómina

El manejo adecuado de la nómina es uno de los principales retos en una empresa debido a que es un aspecto crítico para su operación. Sin embargo, las compañías por lo general no son expertas en nómina, ya que el corazón de su negocio es otro. Sin una gestión eficiente de la nómina la organización perderá tiempo, recursos y podría incluso caer en un incumplimiento de la ley. Aunque las ventajas de la maquila de nómina sean muchas, es importante seleccionar a un proveedor confiable y competente para que esos beneficios no se conviertan en problemas extra del negocio. 

Ventajas de la maquila de nómina

• Enfoque en el negocio: Permite a las empresas concentrarse en su actividad principal al delegar la gestión de nómina a expertos, evitando desviar la atención de las actividades centrales.
• Ahorros financieros y de tiempo: La externalización de la nómina con expertos conlleva a reducción de costos y ahorro de tiempo al evitar contratar un equipo interno, además de minimizar impactos económicos y fiscales.
• Consultoría especializada: Se brinda asesoramiento permanente por parte de expertos con amplia experiencia en nómina, ofreciendo un servicio de consultoría de alto nivel.
• Automatización de tareas: Se utiliza software especializado para automatizar tareas repetitivas, lo que optimiza el tiempo y la eficiencia en el proceso.
• Cumplimiento normativo: Mantenerse actualizado con los cambios en las leyes y regulaciones fiscales, evitando errores y multas relacionadas con el manejo de la nómina.
• Propiedad y control de la información: A pesar de externalizar el proceso, la empresa mantiene el control y la propiedad de la información de sus empleados, siendo responsable de su gestión.

Desventajas de la maquila de nómina

• Necesitas un proceso de búsqueda: Para tener una maquila de nómina debes hacer un proceso de búsqueda antes de seleccionar con quién trabajarás: contactar proveedores, escucharlos y atenderlos para tomar una buena decisión.
• Participación de un tercero: Aunque solamente estás contratando un servicio para un proceso específico, al final estás trabajando con un tercero que tiene acceso a información crucial de tu empresa. Necesitas ser cuidadoso sobre en quién depositas el manejo de tu nómina, porque podría hacer mal uso de la información. 
• Errores en la gestión de nómina: Un proveedor inexperto puede cometer errores que resulten en pérdidas de tiempo, recursos e incluso multas para la empresa.
• Requieres de un seguimiento y evaluación: Es necesario supervisar y evaluar regularmente el desempeño del proveedor de maquila de nómina para garantizar la calidad del servicio.
• Debes destinar tiempo a la integración: Como con cualquier servicio o nueva implementación, vas a requerir de tiempo para integrarlo a la operación de tu empresa. Si no trabajas con un proveedor experimentado, seguramente ese proceso será tardado y tedioso.

Pon atención a la pericia de tu proveedor de maquila de nómina

Como puedes ver, la maquila de nómina tiene muchas ventajas, pero la clave está en contar con un proveedor confiable, profesional y experto, para que así puedas aprovechar mejor esos beneficios. 

Además, notarás que las desventajas provienen no de la maquila de nómina, sino de cómo o quién brinde ese servicio, así que asegúrate de verificar que el proveedor cumpla con las normas, sea un verdadero especialista en el proceso y que cuente con protocolos para la protección de la información.