El IMSS Desde Su Empresa, o por sus siglas IDSE, es un servicio con el cual los patrones o las empresas pueden realizar trámites electrónicos en línea ante el IMSS, como, altas, bajas, modificaciones de salario de los empleados, descargar la emisión mensual anticipada (EMA) así como la emisión bimestral anticipada (EBA) y la determinación de la prima de riesgo, la confronta, entre otros.
El Instituto Mexicano del Seguro Social o también conocido como el IMSS es quién se encarga de otorgar y facilitar todos aquellos servicios, atenciones médicas, seguido de la seguridad social que la población podrá obtener al momento de contar con su correspondiente afiliación a la entidad, y en donde se conocen como asegurados y derechohabientes, una vez afiliado el usuario recibirá su número que lo identifica.
IDSE e IMSS
IDSE es una herramienta que facilita a los patrones el cumplimiento de sus obligaciones con el IMSS. La relación entre IDSE y el IMSS es la siguiente:
- IDSE es un servicio ofrecido por el IMSS.
- IDSE permite a los patrones realizar trámites y servicios relacionados con la seguridad social de sus trabajadores.
- El uso de IDSE facilita a los patrones el cumplimiento de sus obligaciones con el IMSS.
Al realizar los trámites a través de IDSE, los patrones cumplen con sus obligaciones con el IMSS, como son:
- Afiliar a sus trabajadores al IMSS y en general comunicar al instituto sobre las actualizaciones de los empleados sobre los cambios de salario y bajas de los mismos .
- Realizar un pago correcto de cuotas IMSS a partir de obtener una propuesta de pago mensual, y confrontar el pago calculado contra los cálculos realizados por el IMSS.
- Presentar la declaración de prima de riesgo anual de la empresa ante el IMSS.
¿Cómo funciona el IDSE y qué movimientos se pueden realizar?
- Enviar datos afiliatorios para dar de alta a un trabajador.
- Notificar el reingreso de un trabajador.
- Notificar la baja de un trabajador.
- Notificar sobre modificaciones de salario.
- Solicitar certificados digitales y su renovación.
- Determinar la prima de riesgos de la empresa.
- Descargar las emisiones mensuales (EMA, EBA).
- Confronta de emisión vs pago SUA.
- Registros de obra (construcción) y subcontratistas de estas mismas (SATIC).
Como empresa podrás hacer la revisión en el estatus sobre el cumplimiento que sea por parte del patrón o responsable legal en sus obligaciones fiscales que se deriven en materia de Seguridad Social. Es también para todos aquellos que se encuentren inscritos bajo el Régimen de la incorporación Fiscal en donde se pueden solicitar los beneficios y los estímulos para la incorporación de la seguridad social.
¿Cómo utilizar los servicios del IMSS IDSE?
Para contar con estos beneficios en la plataforma digital del IMSS, el patrón debe darse de alta creando una cuenta con su respectiva contraseña, posteriormente deberá llevar su documentación y datos fiscales a la ventanilla de la Subdelegación del IMSS que le corresponda en un lapso no mayor a 10 días hábiles desde que se comenzó el trámite.
Este sistema ofrece un servicio de confidencialidad, pues protege los datos de los trabajadores. De igual manera, se requiere contar con una firma electrónica, la cual puede ser solicitada ante el IMSS como Número Patronal de Identificación Electrónica. Estos servicios avalados por el Instituto son de bajo costo y son accesibles para todo público.
¿Qué requisitos necesitas cumplir para usar IDSE?
- Computadora con acceso a Internet
- Windows Vista
- Internet Explorer 7 o superior
- Java versión 1.4
- Java 1.4
- Java Policy
- Adobe Rader.
- Firma digital o certificado expedido por el IMSS y el cual solo tiene validez por 6 meses, llave privada usuario y contraseña.
Para obtener la firma digital se requiere la siguiente información:
- Solicitar el Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) en la página oficial del IDSE
- Se necesitará los datos del empleador o representante legal, domicilio fiscal y correo electrónico por el cual recibirá notificaciones.
- Definir un usuario con mínimo 8 caracteres y máximo 20, así como una contraseña la cual NO puede ser la misma que el nombre de usuario.
- Tener una USB o CD donde se guardará la llave privada .key que se generará dentro del portal del IDSE. Una vez impresa y firmada la solicitud, el patrón o representante legal tiene un plazo máximo de 10 días hábiles para presentar su trámite ante la subdelegación que le corresponda. En caso de que el trámite no se concluya en ese plazo, el sistema lo cancelará automáticamente y será necesario iniciarlo nuevamente.
En el siguiente artículo podrás conocer a detalle cómo enviar movimientos del IMSS a través del IDSE, así como consultar las respuestas de estos movimientos.
Dar de alta al patrón en IDSE
Requisitos
Los requisitos para administrar el IDSE,son los siguientes:
- Ser patrón de una empresa o persona física con actividad empresarial.
- Contar con un registro patronal vigente ante el IMSS.
- Contar con un certificado digital y un número patronal de identificación electrónica (NPIE) vigente.
Certificado digital IDSE
Como vimos, el IDSE te permite realizar gran variedad de trámites. Sin embargo, lo primero para poder ingresar y realizar los procedimientos que requieras es requisito contar con el Certificado Digital. El certificado digital funciona como llave para iniciar sesión en el sistema para ejecutar cualquier trámite.
El proceso de inscripción lo puedes realizar de 2 formas:
- Ingresa en la página de solicitud de certificado digital de IDSE
- Lee la información referida sobre los requisitos solicitados y da clic en el botón “Generar solicitud”
- Introduce tus datos personales y los de tu representante legal y tu domicilio fiscal.
- Tras culminar con el proceso de solicitud, descarga tu certificado digital y el archivo .KEY que contendrá tu llave privada. Guarda ambos en un dispositivo seguro para usarlos cada vez que vayas a ingresar en el IDSE.
- Asiste la subdelegación del IMSS y lleva el archivo en una USB para terminar el trámite.
Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE)
El siguiente paso para activar el IDSE en tu empresa es solicitar el Número Patronal de Identificación Electrónica NPIE), te enseñamos cómo obtenerlo.
Asiste la subdelegación de 8:00 a 15:30 horas y lleva en original y copia de estos documentos:
- Carta de términos y condiciones para utilizar la firma electrónica avanzada para trámites digitales ante el IMSS.
- Tarjeta de Identificación Patronal
- Identificación oficial vigente
- Poder Notarial
- Una USB con tu archivo .KEY
Ingreso en IDSE
Una vez que el patrón cuente con el NPIE y certificado digital, puede ingresar al IDSE siguiendo los siguientes pasos:
- Ingresar a la página web de IMSS https://idse.imss.gob.mx/imss/
- Seleccionar su certtificado o FIEL del representante legal (según haya quedado registrado en el IMSS)
- Dar clic en el botón “Iniciar sesión”.
- Completar la información solicitada para descargar la carta de “términos de uso” y firmarla con el certificado obtenido.
- Una vez que el patrón se haya dado de alta en IDSE, podrá realizar los trámites y servicios relacionados con la seguridad social de sus trabajadores a través de este servicio en línea.
Es importante mencionar que los requisitos para darse de alta en IDSE pueden variar en función de la modalidad de contratación de los trabajadores. Por ejemplo, los patrones que contraten trabajadores temporales deben contar con un registro patronal temporal.
Gestionar las declaraciones en IDSE
Afiliación de trabajadores
¿Qué es la afiliación del trabajador en IDSE?
La afiliación del trabajador en IDSE es el proceso mediante el cual las empresas dan de alta a sus trabajadores ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) cuando empiezan a trabajar con ellos. Este proceso se realiza a través de IDSE, un portal web que permite a las empresas realizar trámites y servicios electrónicos en línea con el IMSS.
Para afiliar a un trabajador en IDSE, la empresa debe contar con un certificado digital y una llave privada.
¿Cómo gestionar la afiliación de un trabajador en IDSE?
Para afilar a un nuevo empleado en IDSE, siga estos pasos:
- Asegúrese de que el empleado tenga una identificación oficial vigente (credencial de elector, pasaporte, cédula profesional, etc.) y un comprobante de domicilio (recibo de luz, agua, teléfono, etc.).
- Ingrese a la página web de IDSE.
- Inicie sesión con su NPIE y certificado digital.
- Haga clic en la pestaña “Movimientos afiliatorios”.
- Haga clic en el botón “Captura y envía tus movimientos aquí”.
- Seleccione el tipo de movimiento “Alta”.
- Ingrese la siguiente información:
- NSS: Número de seguridad social y dígito verificador del trabajador
- Nombre del trabajador: Ingrese el nombre completo del trabajador.
- CURP: Ingrese la CURP del trabajador.
- RFC: Ingrese el RFC del trabajador.
- UMF: Unidad de medicina familiar que le corresponde al trabajador (no es obligatorio)
- Tipo de contratación: Seleccione el tipo de contratación del trabajador
- Tipo de trabajador: Seleccione si es permanente, eventual o de la construcción.
- Tipo de jornada: Seleccione si el trabajador tiene jornada completa, reducida o cuantos días labora a la semana.
- Tipo de Salario: Selecciones si el trabajador tiene un salario fijo, mixto o variable.
- Salario base: Ingrese el salario base del trabajador.
- Clave de ocupación: Ingrese la clave de ocupación del trabajador.
- Haga clic en el botón “Agregar”.
- o en el paso 9.
- Seleccione el registro dando click en la casilla izquierda y haga clic en el botón “enviar”.
- Nuevamente, el sistema le pedirá autorizar el envío y tendrá que cargar el certificado y la contraseña.
- El sistema procesará el archivo.
- Si el archivo es correcto, el sistema mostrará un mensaje de confirmación.
Una vez que haya realizado el movimiento de alta, el trabajador estará afiliado al IMSS y podrá recibir los beneficios de la seguridad social.
Es importante mencionar que los requisitos para afilar a un nuevo empleado en IDSE pueden variar en función de la modalidad de contratación del trabajador. Por ejemplo, los patrones que contraten trabajadores temporales deben contar con un registro patronal temporal.
Aquí hay algunos consejos para afilar a un nuevo empleado en IDSE:
- Asegúrese de que la información que ingresa sea correcta. Cualquier error puede retrasar el procesamiento del movimiento.
- Guarde el archivo generado en un lugar seguro. Deberá tenerlo a mano si necesita realizar una modificación al movimiento.
- Asegúrese de cargar el archivo dentro del plazo establecido por el IMSS. Los movimientos que se realicen fuera de plazo no serán procesados.
Movimientos IDSE
¿Qué son los movimientos IDSE?
Los movimientos IDSE son los movimientos afiliatorios, de salario o de baja que los patrones deben realizar ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) para mantener actualizada la información de sus trabajadores. Los movimientos IDSE pueden realizarse a través de IDSE, un portal web que permite a los patrones realizar trámites y servicios electrónicos en línea con el IMSS.
Los tipos de movimientos que se pueden realizar a través de IDSE son los siguientes:
- Alta o reingreso: Este movimiento permite dar de alta a un trabajador en el IMSS o reincorporar a un trabajador que había sido dado de baja del IMSS.
- Baja: Este movimiento permite dar de baja a un trabajador del IMSS.
- Modificación de salario: Este movimiento permite modificar el salario de un trabajador.
Es requisito que los empleadores hagan los Movimientos IDSE antes de 5 días hábiles después del cambio (alta, baja modificación en sueldo). Para realizar un movimiento a través de IDSE, el patrón debe contar con un certificado digital y una llave privada.
¿Cómo gestionar los movimientos IDSE?
Para subir movimientos a IDSE, siga estos pasos:
- Ingrese a la página web de IDSE.
- Inicie sesión con su NPIE y certificado digital.
- Haga clic en la pestaña “Movimientos afiliatorios”.
- Haga clic en el botón “Generar archivo”.
- Seleccione el tipo de movimiento que desea realizar.
- Ingrese la información correspondiente al movimiento.
- Haga clic en el botón “Generar”.
- Guarde el archivo generado.
- Regrese a la página web de IDSE.
- Haga clic en el botón “Cargar archivo”.
- Seleccione el archivo generado en el paso 8.
- Haga clic en el botón “Cargar”.
- Botón Cargar en IDSEOpens in a new window
- El sistema procesará el archivo.
Los tipos de movimientos que puede realizar a través de IDSE son los siguientes:
- Alta: Este movimiento permite dar de alta a un trabajador en el IMSS.
- Movimiento de alta en IDSE
- Baja: Este movimiento permite dar de baja a un trabajador del IMSS.
- Reingreso: Este movimiento permite reincorporar a un trabajador que había sido dado de baja del IMSS.
- Modificación de salario: Este movimiento permite modificar el salario de un trabajador.
El archivo que debe generar para realizar un movimiento a través de IDSE debe estar en formato DISPMAG. Puede generar este archivo utilizando el Sistema Único de Autodeterminación (SUA). Para obtener más información sobre cómo generar un archivo DISPMAG, consulta la guía de usuario del SUA.
Una vez que haya cargado el archivo DISPMAG, el sistema procesará el archivo y mostrará un mensaje de confirmación. Si el archivo es correcto, el sistema registrará el movimiento en el IMSS.
Prima de riesgos de trabajo
¿Qué es la Prima de Riesgo en IDSE?
La prima de riesgo es un factor que determina el monto de las cuotas obrero-patronales que los patrones deben pagar al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) por concepto de seguro de riesgos de trabajo.
La prima de riesgo se calcula en función de los siguientes factores:
- El número de trabajadores expuestos al riesgo.
- La cantidad de riesgos de trabajo terminados.
- El grado de incapacidad de los riesgos de trabajo terminados.
Cuanto mayor sea el número de trabajadores expuestos al riesgo, mayor será la prima de riesgo. Cuanto mayor sea la cantidad de riesgos de trabajo terminados, mayor será la prima de riesgo. Y cuanto mayor sea el grado de incapacidad de los riesgos de trabajo terminados, mayor será la prima de riesgo.
La prima de riesgo se determina anualmente y se debe presentar ante el IMSS antes del 28 de febrero de cada año.
En IDSE, la prima de riesgo se calcula utilizando el Sistema Único de Autodeterminación (SUA). El SUA es un sistema informático que permite a los patrones determinar las cuotas obrero-patronales que deben pagar al IMSS.
Para calcular la prima de riesgo en IDSE, el patrón debe ingresar la siguiente información al SUA:
- El número de trabajadores expuestos al riesgo.
- La cantidad de riesgos de trabajo terminados.
- El grado de incapacidad de los riesgos de trabajo terminados.
- El SUA calculará la prima de riesgo y generará un documento de determinación de la prima. Este documento debe ser presentado ante el IMSS antes del 28 de febrero de cada año.
Si el patrón no presenta la determinación de la prima de riesgo ante el IMSS antes del plazo establecido, se le aplicará una prima de riesgo del 2.0%.
¿Cómo gestionar la prima de riesgo en IDSE?
Para gestionar la prima de riesgos de trabajo en IDSE, siga estos pasos:
- Asegúrese de que todos los riesgos de trabajo terminados del año anterior estén registrados en el IMSS. Puede consultar esta información en la página web del IMSS o a través del Sistema Único de Autodeterminación (SUA).
- Ingrese a la página web de IDSE.
- Inicie sesión con su NPIE y certificado digital.
- Haga clic en la pestaña “Prima de riesgos de trabajo”.
- Haga clic en el botón “Generar archivo”.
- Ingrese la siguiente información:
- Año de siniestralidad: Ingrese el año de siniestralidad que desea calcular.
- Número de trabajadores expuestos al riesgo: Ingrese el número de trabajadores expuestos al riesgo durante el año de siniestralidad.
- Cantidad de riesgos de trabajo terminados: Ingrese la cantidad de riesgos de trabajo terminados durante el año de siniestralidad.
- Grado de incapacidad: Ingrese el grado de incapacidad de los riesgos de trabajo terminados.
- Haga clic en el botón “Generar”.
- Guarde el archivo generado.
- Regrese a la página web de IDSE.
- Haga clic en el botón “Cargar archivo”.
- Seleccione el archivo generado en el paso 8.
- Haga clic en el botón “Cargar”.
- El sistema procesará el archivo.
- Si el archivo es correcto, el sistema mostrará un mensaje de confirmación.
Una vez que haya realizado el cálculo de la prima de riesgos de trabajo, podrá imprimir el documento de determinación de la prima. Este documento debe ser presentado ante el IMSS antes del 28 de febrero de cada año.
Aquí hay algunos consejos para gestionar la prima de riesgos de trabajo en IDSE:
- Asegúrese de que la información que ingresa sea correcta. Cualquier error puede retrasar el procesamiento del cálculo.
- Guarde el archivo generado en un lugar seguro. Deberá tenerlo a mano si necesita realizar una modificación al cálculo.
- Asegúrese de cargar el archivo dentro del plazo establecido por el IMSS. Los cálculos que se realicen fuera de plazo no serán aceptados.
Si tiene alguna pregunta sobre cómo gestionar la prima de riesgos de trabajo en IDSE, puede comunicarse con el IMSS a través de su línea de atención telefónica o a través de la página web del IMSS.
Declaración anual
¿Qué es la declaración anual en IDSE?
La declaración anual en IDSE es el trámite mediante el cual las empresas presentan ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) la información correspondiente a las cuotas obrero-patronales que pagaron durante el ejercicio fiscal anterior. Este trámite se realiza a través de IDSE, un portal web que permite a las empresas realizar trámites y servicios electrónicos en línea con el IMSS.
La declaración anual en IDSE debe presentarse dentro de los primeros 60 días naturales del mes de mayo del ejercicio fiscal siguiente al que corresponda la información. Por ejemplo, la declaración anual correspondiente al ejercicio fiscal 2023 debe presentarse antes del 31 de mayo de 2024.
Para presentar la declaración anual en IDSE, la empresa debe contar con un certificado digital y una llave privada.
¿Cómo gestionar la declaración anual en IDSE?
Para presentar la declaración anual en IDSE, siga estos pasos:
- Ingrese a la página web de IDSE.
- Inicie sesión con su NPIE y certificado digital.
- Haga clic en la pestaña “Declaraciones anuales”.
- Haga clic en el botón “Generar archivo”.
- Seleccione el año de la declaración que desea presentar.
- Ingrese la siguiente información:
- Número de trabajadores: Ingrese el número total de trabajadores que estuvieron afiliados al IMSS durante el año de la declaración.
- Salario base de cotización: Ingrese el salario base de cotización promedio de los trabajadores durante el año de la declaración.
- Total de salarios devengados: Ingrese el total de salarios devengados por los trabajadores durante el año de la declaración.
- Total de cuotas obrero-patronales pagadas: Ingrese el total de cuotas obrero-patronales pagadas por el patrón durante el año de la declaración.
- Haga clic en el botón “Generar”.
- Guarde el archivo generado.
- Regrese a la página web de IDSE.
- Haga clic en el botón “Cargar archivo”.
- Seleccione el archivo generado en el paso 8.
- Haga clic en el botón “Cargar”.
- El sistema procesará el archivo.
- Si el archivo es correcto, el sistema mostrará un mensaje de confirmación.
- Imprima el documento de la declaración anual.
Una vez que haya presentado la declaración anual, el IMSS le enviará un recibo de confirmación.
Aquí hay algunos consejos para presentar la declaración anual en IDSE:
- Asegúrese de que la información que ingresa sea correcta. Cualquier error puede retrasar el procesamiento de la declaración.
- Guarde el archivo generado en un lugar seguro. Deberá tenerlo a mano si necesita realizar una modificación a la declaración.
- Asegúrese de cargar el archivo dentro del plazo establecido por el IMSS. Las declaraciones que se presenten fuera de plazo no serán aceptadas.
El plazo para presentar la declaración anual es el 31 de mayo de cada año.
Problemas con IDSE
Problemas comunes en IDSE
Los problemas comunes que las empresas tienen con IDSE son los siguientes:
- Problemas de acceso: Las empresas pueden tener problemas para acceder a IDSE debido a problemas con su equipo de cómputo, su navegador web o su certificado digital.
- Problemas con la información: Las empresas pueden ingresar información incorrecta en IDSE, lo que puede generar errores en los movimientos o en la declaración anual.
- Problemas con el sistema: IDSE es un sistema complejo y puede presentar errores de funcionamiento.
Algunos de los incumplimientos más comunes que pueden cometer las empresas son los siguientes:
- No afiliar a sus trabajadores al IMSS. Este es el incumplimiento más grave, ya que pone en riesgo la salud y la seguridad de los trabajadores.
- Presentar la declaración anual fuera de plazo. Este incumplimiento puede dar lugar a multas y recargos.
- No pagar las cuotas obrero-patronales. Este incumplimiento puede dar lugar a multas, recargos y embargos.
Consejos para evitar problemas en IDSE
Aquí hay algunos consejos para evitar problemas con IDSE:
- Mantén tu equipo de cómputo actualizado: Asegúrate de que tu equipo de cómputo tenga las últimas actualizaciones de software para evitar problemas de compatibilidad.
- Utiliza un navegador web compatible: IDSE solo es compatible con ciertos navegadores web. Asegúrate de utilizar un navegador web compatible.
- Guarda tu certificado digital y tu llave privada en un lugar seguro: Si pierdes tu certificado digital o tu llave privada, tendrás que solicitar un nuevo certificado digital.
- Revisa la información cuidadosamente antes de enviarla: Asegúrate de ingresar la información correcta en IDSE antes de enviarla.
- Manténte informado de los cambios en IDSE: El IMSS puede realizar cambios en IDSE de forma periódica. Mantente informado de los cambios para evitar problemas.
Si tienes problemas con IDSE, comunícate con el IMSS para obtener ayuda.
Consecuencias de no cumplir con IDSE
Las consecuencias para las empresas que no cumplen con las obligaciones ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Sistema de Afiliación, Incorporación y Recaudación de Prestaciones del Seguro Social (IDSE) pueden ser graves, tanto para la empresa como para sus trabajadores.
Las consecuencias de no cumplir con los requisitos pueden ser las siguientes:
- Multas: El IMSS puede imponer multas a las empresas que incumplan sus obligaciones. El importe de las multas depende del tipo de incumplimiento.
- Recargos: El IMSS puede aplicar recargos a las cuotas obrero-patronales que no se hayan pagado en plazo.
- Embargos: El IMSS puede embargar los bienes de la empresa para cobrar las cuotas obrero-patronales que no se hayan pagado.
Además de las consecuencias económicas, el incumplimiento de las obligaciones ante el IMSS y IDSE puede tener consecuencias legales para las empresas. En algunos casos, las empresas pueden ser sancionadas por la autoridad laboral, incluso con la suspensión de sus actividades.
Para evitar las consecuencias del incumplimiento, las empresas deben cumplir con todas sus obligaciones ante el IMSS y IDSE. Esto incluye:
- Afiliar a todos sus trabajadores al IMSS.
- Presentar la declaración anual en plazo.
- Pagar las cuotas obrero-patronales en plazo.
- Las empresas también deben estar al día de los cambios en la legislación laboral y en los procedimientos del IMSS y IDSE.
