Sueldos y salarios: ¿Qué son? y ¿Cuál es su función en la nómina?

En cualquier organización, los sueldos y salarios que recibe una persona dicen mucho más que solo cuánto se le deposita cada quincena. Es un reflejo del reconocimiento que se le da a su esfuerzo y del lugar que ocupa su labor dentro del todo. También impacta de lleno en su día a día: en lo que puede resolver, disfrutar o planear más allá del trabajo. Hablar de compensación va más allá del dinero. Es hablar de responsabilidad directiva, del ambiente que se genera, de la motivación del equipo y del lugar que se quiere ocupar frente a la competencia.

Este artículo abre la conversación sobre lo que realmente hay detrás de los sueldos y salarios: qué factores lo determinan, por qué varía tanto entre puestos, dónde siguen existiendo brechas por cerrar y qué tendencias están marcando el paso del mercado en este 2025.

¿Qué es el pago por sueldos y salarios?

En México, el modelo de sueldos y salarios es el más utilizado por las empresas formales. Y no es casualidad. Es también uno de los más regulados. Aquí, la compañía retiene directamente el ISR del trabajador, lo que simplifica su situacion fiscal. A cambio, el trabajador accede a un paquete completo de prestaciones y derechos, como seguro social, aguinaldo, vacaciones y más.

En la práctica, este esquema implica que el colaborador cumpla un horario laboral definido, con actividades presenciales o híbridas dentro de lo que establece el contrato laboral. Todo queda documentado, con normas claras, tanto para la empresa como para el trabajador.

¿Por qué se elige este modelo?

Principalmente, por certeza legal y formalidad. Bajo este esquema, el pago de sueldos y salarios no solo cumple con lo establecido en la LFT, sino que también permite cumplir con las aportaciones a instituciones como el IMSS, INFONAVIT y AFORE.

Además, quienes laboran bajo este esquema acceden a servicios que realmente hacen la diferencia y les dan beneficios que mejoran su calidad de vida como: 

• Atención médica, guarderías, ahorro para el retiro, pago de pension, y prestaciones sociales
• El INFONAVIT otorga el credito INFONAVIT, y hasta la posibilidad de deducir gastos en su declaracion anual
• Algunos perfiles reciben un subsidio para el empleo que compensa ingresos bajos y es cubierto por la empresa con cargo al SAT
• Acceder a productos financieros bancarios

¿Quién usa el esquema de sueldos y salarios?

Las empresas que buscan contar con personal de planta, con jornadas completas y que además están comprometidas a brindar prestaciones conforme a ley o superiores. Esto incluye desde startups que comienzan con estructuras sólidas, hasta corporativos que deben cumplir con sus obligaciones fiscales, como el ISR, IMSS, INFONAVIT o ISN. Generalmente, estas empresas ya tienen procesos definidos para el pago de sueldos y salarios en ciclos quincenales o mensuales.

¿Cuáles son los beneficios como empleador?

Los sueldos y salarios son deducibles para ISR, lo que representa una ventaja fiscal clara. También pueden gestionarse con herramientas digitales para generar CFDI y automatizar procesos. Esto ahorra tiempo y reduce errores.

Por otro lado, permiten estructurar paquetes de compensacion atractivos como: Prestaciones sociales, bono, incentivos alineados al rendimiento. Además, facilitan el uso de plataformas bancarias para dispersar la nomina. Y sí, el cumplimiento con la ley permite evitar problemas laborales en el futuro, sobre todo cuando se tiene claro lo que se paga y por qué.

Entre las prestaciones mínimas obligatorias están los 15 días de aguinaldo y el 25% adicional sobre vacaciones. Aunque esto puede crecer si la organización quiere construir una marca empleadora sólida.

¿Y las desventajas?

No todo es color de rosa. Cumplir con todas las obligaciones fiscales y de seguridad social puede ser una carga operativa pesada. El SAT, IMSS, INFONAVIT y gobiernos locales tienen trámites que no siempre fluyen con facilidad. A esto se suma el uso de software anticuado o incompatible con navegadores actuales, que sigue siendo requisito en algunas plataformas gubernamentales.

Además, mientras más personas se contraten o mayores sean los sueldos, más alto será el monto a pagar por cuotas patronales e impuestos. Esto puede frenar decisiones de contratación o ajustes salariales.

Y cuando una relación laboral termina, entran en juego el finiquito o la liquidación, lo que requiere cálculos y documentación clara. 

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¿Qué implicaciones tiene este modelo en ISR, IMSS y prestaciones?

El esquema de sueldos y salarios impacta directamente en las tres áreas más vigiladas por la autoridad:

• ISR (Impuesto Sobre la Renta): El patrón debe retenerlo mes con mes y enterarlo al SAT. Si se calcula mal o no se entera en tiempo, hay consecuencias legales y financieras.
• IMSS: Todas las percepciones registradas en nómina afectan la base de cotización. Y si se subreportan (intencional o no), puede haber multas o diferencias retroactivas.
  
• Prestaciones: Las vacaciones, el aguinaldo, la prima vacacional o la antigüedad laboral dependen del salario base registrado. Un error ahí se traduce en conflicto laboral o demandas futuras.
  

El impacto no es solo técnico. También habla de la formalidad de la empresa y su cumplimiento. Para el talento clave, ese mensaje pesa.

Requerimientos para realizar el pago de nómina bajo este esquema

Primero, el patrón debe estar registrado ante el SAT con su RFC, y también darse de alta en el IMSS y en instancias estatales para el pago del ISN. Del lado del trabajador, es indispensable que cuente con su RFC, CURP y NSS.

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Normas y regulaciones

El régimen de sueldos y salarios está normado por una serie de leyes: la LFT, la LISR, la LIMSS, la LINFONAVIT y los códigos fiscales estatales que definen el ISN. Todas juntas marcan el camino que debe seguir cualquier empresa que busque hacer las cosas bien.

Además, para cumplir correctamente con seguridad social, es clave determinar el salario diario, y para reportar correctamente ante el IMSS, calcular el Salario Diario Integrado (SDI).

Errores comunes al gestionar sueldos y salarios (y cómo evitarlos)

Uno de los tropiezos más frecuentes en la gestión de sueldos y salarios es confiarse demasiado en procesos que “siempre se han hecho así”. Pero el marco fiscal cambia, las herramientas evolucionan y lo que funcionaba hace cinco años puede ser un riesgo hoy.

Algunos errores que siguen ocurriendo:

• Falta de actualizaciones fiscales: No aplicar correctamente tablas de ISR o cuotas al IMSS genera multas y ajustes que impactan directamente en la tesorería.
• Inconsistencias entre CFDI y reportes internos: Aunque el recibo timbrado esté correcto, si no concuerda con lo reportado al SAT o IMSS, puede haber observaciones serias.
• Errores en cálculo de días trabajados o incidencias laborales: Afecta no solo el pago justo, también las obligaciones del patrón y la percepción del empleado.
• No documentar correctamente percepciones variables: Comisiones, bonos y horas extras deben reflejarse bien para evitar conflictos legales o reclamos posteriores.
  

Evitar esto implica más que buena voluntad. Se necesita una política clara, revisiones periódicas y, sobre todo, profesionales capacitados que entiendan tanto lo técnico como lo operativo.

¿Cómo influye este esquema en la retención del talento?

Cuando un esquema de sueldos y salarios está bien diseñado y administrado, se vuelve una pieza clave para que el talento permanezca. No solo por el monto del ingreso, sino por lo que ese esquema representa: estabilidad laboral, cumplimiento legal y claridad en las prestaciones.

Para muchos perfiles, especialmente los que ya han pasado por esquemas informales o mixtos, recibir un pago estructurado correctamente transmite confianza. Y eso no es menor. Las personas tienden a quedarse donde sienten certidumbre.

Además, este tipo de esquema permite ofrecer beneficios complementarios que suman al paquete de valor: seguridad social, INFONAVIT, ahorro para el retiro, vacaciones y aguinaldo calculados con base real. Todo eso forma parte del “salario emocional” que muchas veces define si alguien permanece o empieza a mirar opciones fuera.

Tips para la gestión de la nómina en este esquema

No todo se resuelve con un sistema caro. A veces lo más útil es regresar a lo básico: tener procesos claros, responsables definidos y herramientas que sí se usen, no solo que se tengan.

Algunos puntos prácticos:

• Auditorías internas periódicas: Para detectar errores antes de que lo haga la autoridad o el colaborador.
• Capacitación continua para el equipo de nómina: Los cambios fiscales no esperan a que el equipo se ponga al día.
• Conciliación constante entre recibos timbrados, movimientos en el IMSS y reportes contables: Todo debe cuadrar.
• Calendario de fechas clave: SAT, IMSS, INFONAVIT. Todo tiene vencimientos que no se pueden improvisar.
• Uso de indicadores: Tiempo de procesamiento, errores por periodo, revisiones correctivas. Lo que no se mide, no se ajusta.
  

Bien llevado, el esquema de sueldos y salarios no solo cumple con la ley. También mejora la relación con los empleados y protege a la empresa de riesgos innecesarios.

Preguntas Frecuentes

¿Qué pasa si una empresa paga por debajo del salario mínimo vigente?

Pagar menos del salario mínimo no es solo una falta administrativa: es una violación directa a la ley. Esto puede derivar en multas, inspecciones laborales y conflictos legales que escalan rápidamente. Pero más allá de la sanción, también compromete la reputación de la empresa frente a su equipo y al mercado. En temas de sueldos y salarios, no hay ahorro que justifique ese riesgo.

¿Por qué recursos humanos debe participar en la estrategia de sueldos y salarios?

Porque recursos humanos no solo ejecuta la nómina. Tiene una visión integral del talento, las competencias, el mercado y los desafíos internos. Su participación asegura que la estrategia de sueldos y salarios no sea una tabla genérica, sino una herramienta que alinea el reconocimiento económico con la realidad operativa y el valor de cada rol dentro de la organización.

¿Cómo influye el monto del sueldo en el cálculo de la PTU?

El monto del sueldo influye directamente, ya que la PTU se calcula considerando los ingresos de cada colaborador. A mayor salario, mayor será el porcentaje de reparto de utilidades. Por eso es tan importante mantener los sueldos y salarios bien definidos y transparentes: cualquier error en este rubro impacta no solo en la compensación, sino también en la percepción de equidad laboral al interior del equipo.

¿Qué papel juega el organigrama en la definición de sueldos y salarios?

El organigrama es más que un mapa de jerarquías: ayuda a entender la lógica interna de los puestos y las relaciones entre ellos. Definir sueldos y salarios sin considerar este esquema puede llevar a inconsistencias que generan frustración, duplicidades o inequidad interna. Un organigrama bien estructurado permite diseñar bandas salariales claras, coherentes y sostenibles.

¿Cómo influye la NOM 037 en la gestión de sueldos y salarios de trabajadores remotos?

La NOM 037 obliga a reconocer condiciones de seguridad y salud en el trabajo, específicas para quienes trabajan desde casa. Y eso se traduce, entre otras cosas, en ajustes a los sueldos y salarios cuando hay gastos relacionados con el teletrabajo. No se trata solo del salario base, sino de prever cómo apoyar con recursos o condiciones para cumplir con lo que marca la norma y cuidar al colaborador.

¿Pueden los sueldos y salarios influir en los factores de riesgo psicosocial evaluados por la NOM 035?

Sí, totalmente. La percepción de sueldos y salarios injustos o de falta de reconocimiento económico es uno de los factores que más inciden en el estrés laboral y el desgaste emocional. La NOM 035 lo señala como riesgo, y por eso una estrategia salarial clara, transparente y alineada con el desempeño puede ser también una medida preventiva para cuidar la salud psicosocial del equipo.

¿Un salario competitivo garantiza mejor desempeño en el equipo?

No lo garantiza, pero sí lo favorece. Un salario justo no convierte automáticamente a una persona en una estrella del desempeño, pero sí elimina uno de los principales motivos de desmotivación. Cuando los sueldos y salarios reflejan el valor real del trabajo, se abre la puerta a construir compromiso, permanencia y resultados. Lo demás depende de la cultura organizacional, el liderazgo y las condiciones del entorno.