Startup busca eficientar trámites de nóminas en pymes

En México, todavía hay muchas pequeñas y medianas empresas que siguen llevando su nómina a mano, ya sea con hojas de cálculo o con sistemas que se quedaron atrás. Ese tipo de gestión, aunque funcione para salir del paso, suele traer problemas: errores en los montos, pagos atrasados o conciliaciones que se vuelven un dolor de cabeza. Y todo eso, más allá del impacto operativo, termina afectando la confianza del equipo, que espera recibir su salario a tiempo y sin sorpresas.

En ese contexto aparece Runa, una startup mexicana que está buscando quitarle peso a esa carga. Lo que ofrece no es solo un sistema, sino una forma más práctica y moderna de administrar la nómina. Está pensada para ayudar a las pymes a ahorrar tiempo, cumplir con lo que exige el SAT y darle más formalidad a todo el manejo laboral, con herramientas que sí se adaptan al ritmo real de una empresa.

Un mercado listo para modernizar su proceso de nómina

En América Latina existen 17.5 millones de pymes y en México se encuentran 4.5 millones de éstas, de las cuales algunas todavía utilizan sistemas antiguos para su gestión y dispersión de nómina; ahí es donde la startup de tecnología y recursos humanos Runa vislumbra un mercado potencial en el cual podría jugar un papel importante.

“Esperamos atacar 80% de ese mercado, en el que las compañías aún siguen usando softwares viejos para administrar la nómina de sus empleados (…) nuestro reto más grande son las empresas que prefieren hacerlo en Excel o hasta en papel”, dijo en entrevista con El Economista Courtney McColgan, CEO de Runa.

De esta manera, la startup llevaría su negocio a una expansión de 300 por ciento. A finales de este año, Runa espera llegar a 2,000 empresas, desde las 500 con las que cerró el 2018.

¿Cómo Runa simplifica la nómina y empodera a las pymes?

El objetivo de la compañía es ayudar a las pymes a optimizar hasta en 50% el tiempo invertido en el pago de nómina y la gestión de empleados, a través de un software para generar, procesar y archivar automáticamente los pagos, evitando el papeleo y archivos en exceso.

Entre los servicios que ofrece la empresa, destacan: el cálculo automático de la nómina, impuestos y cuotas federales, configuración de empleados en línea, archivo para realizar dispersión de pagos, nómina automatizada, configuración de préstamos y otras deducciones, consulta de recibos de manera digital, alertas para los empleados cuando se pague la nómina, y recibos de nómina y CFDI.

¿Por qué las pymes necesitan optimizar su proceso de nómina?

Para muchas pymes, la nómina se convierte en un dolor de cabeza porque no siempre cuentan con un equipo especializado que pueda dedicarle tiempo a revisar cálculos, incidencias o cambios fiscales. Cuando todo se hace de manera manual, cualquier detalle puede retrasar pagos, generar errores o incluso meter a la empresa en problemas de cumplimiento. Y lo que empieza como un simple descuido termina impactando directamente en la tranquilidad del equipo y la operación diaria.

Optimizar este proceso no significa únicamente automatizar pagos; implica darle orden y profesionalismo a la gestión de personas. Cuando la nómina fluye sin contratiempos, la empresa evita costos innecesarios, reduce el estrés interno y fortalece la confianza del talento que, al final, es quien sostiene el crecimiento del negocio.

Pagos automatizados, seguros y en tiempo real

La startup tiene integrada en su plataforma el Sistema de Transferencias y Pagos (STP) que se trata de un participante del Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI) autorizado por el Banco de México.

El objetivo principal de STP consiste en establecer una arquitectura tecnológica que ofrezca un enlace abierto, seguro y robusto al sistema SPEI, habilitando un esquema en línea y tiempo real en un horario laboral continuo para el envío y recepción de pagos.

“Permitirá la automatización de las transferencias electrónicas de manera más segura y eficiente, sin tocar los bancos”, destacó McColgan.

Runa espera expandirse a otros países de América Latina próximamente.

En nuestro país, la empresa ha crecido 1,650% su número de empleados desde que inició operaciones. “Actualmente contamos con 70 empleados de 11 nacionalidades distintas y para fines de año esperamos llegar a 120, queremos ser un ejemplo de recursos humanos”.

¿Cuál es el impacto de la digitalización en las pymes mexicanas?

Cuando una pyme digitaliza su nómina, la forma de trabajar cambia por completo. El equipo deja de invertir horas en tareas administrativas y puede enfocarse en lo que realmente impulsa el crecimiento: ventas, servicio al cliente, reclutamiento o mejoras internas. Además, al tener un sistema que se actualiza solo ante cualquier cambio fiscal, la empresa deja de preocuparse por errores que puedan costar multas o revisiones inesperadas.

Pero quizá lo más importante no tiene que ver con tecnología. Tiene que ver con que todo sea más claro. Cuando una persona entiende bien cuánto le están pagando, qué conceptos le descuentan y en qué fecha exacta va a recibir su sueldo, se nota. La confianza mejora. El ambiente también. Y eso se refleja en cómo trabaja el equipo. En ese punto, plataformas como Runa terminan ayudando más de lo que parece. No se trata solo de tener un sistema moderno, sino de que los procesos dejen de estorbar y empiecen a sumar. Que la gestión sea más sencilla, más limpia y que el área de nómina no tenga que estar apagando incendios cada quincena.

El futuro del proceso de nómina para las pymes

El proceso de nómina está entrando en una nueva etapa. Automatizar cálculos y timbrados ya no es el objetivo final, sino el punto de partida. Lo que viene para las pymes es integrar la nómina con todo el ciclo de vida del empleado: desde la contratación y los primeros días en la empresa, hasta la evaluación de desempeño, los beneficios, el bienestar y el desarrollo profesional.

En este camino, plataformas como Runa comienzan a convertirse en aliados estratégicos. Su valor no está solo en hacer más rápido el pago de nómina, sino en permitir que una pyme crezca sin perder orden, control ni cumplimiento. El futuro de la gestión laboral será más conectado, más humano y mucho más simple para quienes se atreven a digitalizarse a tiempo.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo influye el proceso de nómina en la correcta administración del aguinaldo?

El proceso de nómina es clave para que el aguinaldo se calcule y timbre sin errores, especialmente con la versión CFDI 4.0. Cuando la empresa mantiene actualizados los datos del trabajador y registra adecuadamente incidencias, evita diferencias entre lo pagado y lo reportado ante el SAT. Esto también facilita usar herramientas como una calculadora de aguinaldo para validar montos y asegurar que el pago se refleje correctamente en los recibos.

¿Por qué es importante considerar la incapacidad dentro del proceso de nómina?

Registrar de forma correcta las incapacidades en el proceso de nómina evita pagos indebidos, discrepancias con el IMSS y problemas posteriores en auditorías. Cada tipo de incapacidad afecta de forma distinta el salario, las cuotas y las retenciones, por lo que integrarlas de manera precisa garantiza que el recibo y el CFDI cumplan con lo que marca la ley y que el colaborador reciba lo correspondiente sin retrasos.

¿Qué papel juega el desempeño laboral en el proceso de nómina cuando hay bonos o compensaciones?

El desempeño laboral influye de manera directa en el proceso de nómina cuando la empresa otorga bonos o compensaciones variables. Para que estos pagos sean transparentes y libres de errores, deben estar ligados a criterios claros, evaluaciones formales y métricas como OKR o indicadores de productividad. Esto asegura que la compensación quede correctamente registrada en el CFDI y se integre o no al IMSS según corresponda.

¿Cómo se relaciona el proceso de nómina con el cálculo de PTU?

La PTU depende de los sueldos, días trabajados y percepciones integradas al salario, por lo que el proceso de nómina debe tener todos los registros al día. Si existen errores en incidencias, faltas o jornadas laborales, el cálculo puede verse afectado. Mantener una nómina ordenada asegura que la PTU se distribuya de forma justa, cumpla con la LFT y se timbre correctamente en el CFDI.

¿Qué impacto tiene el proceso de nómina en la gestión del salario neto y bruto de los trabajadores?

El proceso de nómina define cómo se determinan el salario bruto y el salario neto, considerando impuestos, prestaciones y deducciones legales. Un manejo adecuado permite que el colaborador entienda exactamente qué se le descuenta y por qué, además de facilitar el uso de herramientas como la calculadora de bruto a neto. Esto genera confianza y claridad en la relación laboral.

¿Cómo afecta la actualización del RENAPO y del NSS al proceso de nómina?

Tener los datos actualizados en RENAPO y contar con el NSS correcto es fundamental para el proceso de nómina, ya que cualquier discrepancia puede impedir el timbrado del CFDI o generar errores con el IMSS. Cuando los datos coinciden con los sistemas oficiales, los movimientos de alta, baja, incapacidades y semanas cotizadas fluyen sin contratiempos y se evitan rechazos en plataformas como IDSE o SUA.

¿Qué relación tiene el proceso de nómina con la jornada laboral y el cálculo de horas extras?

El proceso de nómina debe reflejar de forma exacta la jornada laboral de cada trabajador, incluyendo horas extras, descansos y días festivos. Un registro correcto evita pagos incorrectos y sanciones por incumplimiento de la LFT. Además, facilita validar que las horas adicionales no excedan los límites legales y que se paguen con los porcentajes correspondientes, quedando todo documentado en el CFDI.

¿Por qué es importante un buen proceso de nómina para casos de rescisión, finiquito o liquidación?

Cuando se da una rescisión o terminación laboral, el proceso de nómina se vuelve crucial para calcular correctamente el finiquito o la liquidación. Tener incidencias, salarios, vacaciones, bonos y antigüedad correctamente registrados evita discrepancias con el trabajador y asegura que los montos se puedan validar fácilmente con herramientas como la calculadora de finiquito o la calculadora liquidación. Esto reduce conflictos y permite un cierre laboral ordenado.