NOM-035: ¿Qué es? ¿Cómo cumplir con la norma?

La NOM-035-STPS-2018 es una Norma Oficial Mexicana que obliga a los centros de trabajo en México a identificar, analizar y prevenir los factores de riesgo psicosocial, además de promover un entorno organizacional favorable. En esta guía conocerás a quién aplica, cuáles son las obligaciones según el tamaño del centro de trabajo, cómo implementarla y qué consecuencias puede haber por incumplirla.

¿Qué es la NOM-035?

La NOM-035-STPS-2018, denominada “Factores de riesgo psicosocial en el trabajo: Identificación, análisis y prevención”, es una Norma Oficial Mexicana de cumplimiento obligatorio para los centros de trabajo en México. Su objetivo es establecer los elementos necesarios para identificar, analizar y prevenir los factores de riesgo psicosocial, así como promover un entorno organizacional favorable.

En la práctica, la norma ayuda a que las empresas revisen condiciones relacionadas con la organización del trabajo, las jornadas, las cargas laborales, el liderazgo, las relaciones entre el personal y la violencia laboral. Cuando se identifican riesgos, el patrón debe adoptar las medidas preventivas o de control que correspondan.

La definición específica de los factores de riesgo psicosocial y sus principales categorías se desarrolla en la siguiente sección.

¿Qué son los factores de riesgo psicosocial según la NOM-035?

La NOM-035-STPS-2018 define los factores de riesgo psicosocial como condiciones relacionadas con el trabajo que pueden provocar trastornos de ansiedad, alteraciones no orgánicas del ciclo sueño-vigilia y trastornos de estrés grave y de adaptación. Pueden derivarse de las funciones del puesto, el tipo de jornada, la exposición a acontecimientos traumáticos severos o los actos de violencia laboral. La norma considera los siguientes factores:

Un factor de riesgo es la condición que puede causar una afectación; no es la afectación misma. Por ello, la empresa debe identificar las condiciones presentes en el centro de trabajo y definir medidas de prevención o control de acuerdo con los resultados obtenidos.

¿Cuándo entró en vigor la NOM-035?

La NOM-035-STPS-2018 fue publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de octubre de 2018 y entró en vigor en dos etapas:

• 23 de octubre de 2019: comenzaron a exigirse la política de prevención, las medidas preventivas, la identificación de personas expuestas a acontecimientos traumáticos severos y la difusión de información.
• 23 de octubre de 2020: entraron en vigor la identificación y el análisis de los factores de riesgo psicosocial, la evaluación del entorno organizacional cuando corresponde, las acciones de control, los exámenes médicos aplicables y los registros.

Actualmente, ambas etapas se encuentran vigentes y los centros de trabajo deben cumplir las obligaciones que les correspondan según su número de personas trabajadoras.

¿Cuáles son los beneficios de cumplir con la NOM-035?

Cumplir con la NOM-035 ayuda a la empresa a identificar y gestionar los factores de riesgo psicosocial, establecer medidas preventivas y conservar evidencia de las acciones realizadas. También permite integrar este tema en los procesos de seguridad y salud en el trabajo y reducir la exposición a incumplimientos durante una inspección laboral. Una implementación adecuada puede contribuir a:

• Detectar condiciones laborales que requieren atención.
• Definir responsables y mecanismos de seguimiento.
• Mejorar la comunicación de las medidas preventivas.
• Atender oportunamente quejas o situaciones de violencia laboral.
• Promover un entorno organizacional favorable.
• Fortalecer la gestión de Recursos Humanos y seguridad laboral.

Estos resultados no implican que cumplir la norma garantice una reducción de la rotación, el ausentismo o los conflictos laborales. Su impacto depende de los riesgos presentes, las medidas adoptadas, la participación del personal y el seguimiento que realice la empresa.

¿A qué empresas aplica la NOM-035 y cuántos trabajadores deben cumplirla?

La NOM-035-STPS-2018 aplica en todos los centros de trabajo ubicados en México, sin importar su actividad económica o tamaño. Su cumplimiento corresponde tanto a empresas privadas como a otras organizaciones que mantengan relaciones laborales.

El número de personas trabajadoras no determina si la norma aplica, sino el alcance de las obligaciones que debe cumplir cada centro de trabajo. La NOM-035 establece tres categorías:

• Centros de trabajo con hasta 15 personas trabajadoras.
• Centros de trabajo de 16 a 50 personas trabajadoras.
• Centros de trabajo con más de 50 personas trabajadoras.

Cada categoría debe cumplir las disposiciones que le correspondan conforme a la norma. Por ello, una empresa con varios centros de trabajo debe revisar por separado el número de personas que laboran en cada uno y aplicar las obligaciones correspondientes.

La norma también establece responsabilidades para las personas trabajadoras, como participar en las evaluaciones aplicables, observar las medidas preventivas e informar sobre prácticas contrarias a un entorno organizacional favorable o situaciones de violencia laboral. Estas responsabilidades se explican en la sección específica sobre obligaciones de los trabajadores.

¿Qué obligaciones tiene el patrón según la NOM-035?

La NOM-035-STPS-2018 obliga al patrón a establecer una política de prevención, adoptar medidas contra los factores de riesgo psicosocial y la violencia laboral, identificar a quienes hayan vivido acontecimientos traumáticos severos e informar al personal. El alcance de las demás obligaciones depende del número de personas que laboren en cada centro de trabajo.

En los centros con 16 o más personas, la identificación y el análisis deben realizarse al menos cada dos años e integrarse al diagnóstico de seguridad y salud en el trabajo. Los resultados deben estar disponibles para consulta del personal.

Los exámenes médicos y las evaluaciones psicológicas no se aplican automáticamente a toda la plantilla. Proceden cuando existen signos o síntomas, los resultados de la evaluación lo sugieren o se presentan quejas de violencia laboral, conforme a las condiciones establecidas por la norma.

¿Cuáles son las obligaciones de los trabajadores según la NOM-035?

Las personas trabajadoras deben participar en las medidas y evaluaciones establecidas por la empresa para prevenir los factores de riesgo psicosocial y la violencia laboral. Sus obligaciones son:

• Observar las medidas de prevención y control establecidas por la norma y por el patrón.
• Abstenerse de realizar prácticas contrarias a un entorno organizacional favorable o actos de violencia laboral.
• Participar en la identificación de los factores de riesgo psicosocial y, cuando corresponda, en la evaluación del entorno organizacional.
• Informar sobre prácticas negativas y denunciar actos de violencia mediante los mecanismos establecidos.
• Comunicar por escrito cuando hayan presenciado o sufrido un acontecimiento traumático severo durante o con motivo del trabajo.
• Participar en las actividades de información organizadas por el patrón.
• Someterse a los exámenes médicos o evaluaciones psicológicas cuando procedan conforme a la norma.

Estas son obligaciones de colaboración y participación. No sustituyen la responsabilidad del patrón de implementar, documentar y dar seguimiento a las medidas de prevención y control.

¿Cómo implementar la NOM-035 en una empresa?

Implementar la NOM-035-STPS-2018 requiere identificar las obligaciones aplicables al centro de trabajo, evaluar los riesgos cuando corresponda y conservar evidencia de las acciones realizadas. El proceso puede organizarse de la siguiente manera:

1. Determinar las obligaciones aplicables. Identifica cuántas personas laboran en el centro de trabajo y revisa qué disposiciones debe cumplir según su tamaño.
2. Establecer y difundir la política de prevención. La empresa debe definir medidas para prevenir los factores de riesgo psicosocial y la violencia laboral, además de informar al personal sobre los mecanismos disponibles.
3. Identificar acontecimientos traumáticos severos. Debe existir un procedimiento para detectar a las personas que hayan estado expuestas y canalizarlas para recibir la atención correspondiente.
4. Aplicar las evaluaciones requeridas. Los centros con 16 o más personas deben identificar y analizar los factores de riesgo psicosocial. Cuando tengan más de 50, también deben evaluar el entorno organizacional.
5. Definir acciones de control cuando sean necesarias. Si los resultados muestran niveles de riesgo que requieren intervención, la empresa debe establecer medidas con responsables, fechas y mecanismos de seguimiento. El programa de acciones no es una exigencia automática cuando las evaluaciones no indican esa necesidad.
6. Informar al personal y conservar evidencia. Recursos Humanos debe documentar las políticas, evaluaciones, resultados, comunicaciones y acciones implementadas, además de revisar periódicamente su efectividad.

La empresa puede complementar este proceso con iniciativas de bienestar, capacitación, ergonomía o flexibilidad laboral. Sin embargo, estas acciones no sustituyen las obligaciones de la NOM-035 ni acreditan por sí solas su cumplimiento.

¿Cuánto cuesta implementar la NOM-035?

La NOM-035-STPS-2018 no establece una tarifa oficial ni obliga a las empresas a contratar una consultoría, adquirir un sistema o pagar una certificación. Cada centro de trabajo puede implementar la norma con recursos internos, siempre que cumpla las obligaciones que le correspondan y conserve las evidencias requeridas.

El costo depende de factores como:

• El número de personas y centros de trabajo.
• Las obligaciones aplicables según el tamaño de cada centro.
• La documentación y los procesos que ya tenga la empresa.
• El tiempo que dediquen Recursos Humanos y otras áreas responsables.
• Las evaluaciones que deban aplicarse.
• Las medidas preventivas o correctivas derivadas de los resultados.
• La contratación opcional de consultoría, capacitación, tecnología o una unidad de inspección.

Antes de contratar un servicio externo, la empresa debe definir el alcance, los entregables, el tratamiento confidencial de la información, el seguimiento posterior y las evidencias que recibirá. Una cotización comercial no representa un costo legal obligatorio ni garantiza por sí misma el cumplimiento de la NOM-035.

El presupuesto debe concentrarse en las acciones que realmente correspondan al centro de trabajo y a los riesgos identificados, no únicamente en aplicar cuestionarios o adquirir una plataforma.

¿Qué pasa si una empresa no cumple con la NOM-035?

El incumplimiento de la NOM-035 puede dar lugar a requerimientos, medidas correctivas y sanciones por parte de la autoridad laboral. La falta no se limita a omitir los cuestionarios: también puede existir cuando la empresa no cuenta con la política de prevención, las evaluaciones aplicables, las acciones de control, los mecanismos de denuncia o la evidencia documental exigida.

Además de la posible sanción, la falta de identificación y seguimiento puede dificultar que la organización atienda oportunamente las cargas de trabajo, la violencia laboral, las jornadas inadecuadas u otras condiciones previstas por la norma. Los efectos operativos dependerán de las circunstancias de cada centro de trabajo y de la gravedad de los riesgos identificados.

¿Cuáles son las multas por incumplir la NOM-035?

Cuando una inspección detecta que el patrón incumple las obligaciones de seguridad y salud relacionadas con la NOM-035-STPS-2018, la autoridad laboral puede imponer una multa de 250 a 5,000 Unidades de Medida y Actualización (UMA), conforme al artículo 994, fracción V, de la Ley Federal del Trabajo. La cantidad se determina con el valor de la UMA vigente cuando se cometió la infracción.

El incumplimiento de la NOM-035 no produce automáticamente la clausura o suspensión del centro de trabajo. De manera independiente, cuando una inspección extraordinaria acredita una situación de peligro o riesgo inminente para la vida, la integridad física o la salud de las personas trabajadoras, la autoridad puede ordenar medidas precautorias inmediatas.

Conforme a los artículos 39 y 40 del Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones, estas medidas pueden incluir la suspensión total o parcial de actividades, la restricción de acceso de las personas trabajadoras o la limitación de operaciones en las áreas de riesgo. Su aplicación requiere que la autoridad constate y documente el peligro o riesgo inminente; no deriva automáticamente de cualquier incumplimiento de la NOM-035.

¿Cómo determina la STPS las sanciones?

La autoridad laboral analiza las circunstancias de cada caso antes de determinar una sanción. Conforme al artículo 992 de la Ley Federal del Trabajo, debe considerar:

• El carácter intencional o no de la acción u omisión.
• La gravedad de la infracción.
• Los daños producidos o que puedan producirse.
• La capacidad económica del infractor.
• La reincidencia.

En todos los casos de reincidencia, la multa impuesta por la infracción anterior se duplicará. Existe reincidencia cuando se comete una nueva infracción al mismo precepto dentro de los dos años siguientes a la fecha del acta en la que se hizo constar la infracción precedente, siempre que esta no haya sido desvirtuada.

Por ello, la sanción final no depende únicamente del número de personas trabajadoras o del tamaño de la empresa, sino de los criterios legales y de las circunstancias acreditadas durante el procedimiento.

¿Cómo reducir el riesgo de sanciones por incumplir la NOM-035?

La empresa puede reducir el riesgo de sanciones mediante una implementación continua y documentada de las obligaciones que le correspondan. Para ello debe:

• Identificar las obligaciones aplicables según el número de personas trabajadoras.
• Establecer y difundir la política de prevención.
• Aplicar las evaluaciones correspondientes.
• Implementar medidas preventivas y acciones de control.
• Habilitar mecanismos seguros y confidenciales para presentar quejas.
• Informar al personal y promover su participación.
• Conservar los resultados, registros y demás evidencias requeridas.
• Revisar periódicamente las medidas y actualizar los procesos cuando cambien las condiciones de trabajo.

Conservar documentos no sustituye el cumplimiento material. La evidencia debe demostrar que las políticas, evaluaciones y medidas realmente se implementaron y recibieron seguimiento.

El cumplimiento de la NOM-035 debe formar parte de la gestión habitual de seguridad, salud y Recursos Humanos. Su valor principal consiste en prevenir y controlar los riesgos identificados, no en garantizar resultados específicos de productividad, retención o desempeño.