Cómo dar de alta a un trabajador en el IMSS: ¿qué se necesita? ¿Cómo hacerlo?

Dar de alta a un trabajador en el IMSS significa registrarlo ante el Instituto Mexicano del Seguro Social para que quede incorporado al régimen obligatorio y la empresa cumpla con sus obligaciones de seguridad social. Para hacerlo correctamente, el patrón debe contar con su registro patronal, los datos del trabajador y el salario base de cotización correspondiente. En esta guía explicamos los requisitos, el proceso de alta, cómo hacerlo mediante IDSE y qué debe revisar la empresa después del registro.

¿Qué es la afiliación del trabajador al IMSS?

Afiliar a una persona al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) consiste en registrarla formalmente como trabajador ante el sistema de seguridad social. Cuando existe una relación laboral subordinada, corresponde al patrón realizar la inscripción. El artículo 15 de la Ley del Seguro Social establece que las personas empleadoras deben registrar a sus trabajadores y comunicar las altas, bajas y modificaciones salariales dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles.

Con el alta, la persona trabajadora puede acceder a las prestaciones que correspondan conforme a la Ley del Seguro Social, entre ellas atención médica, hospitalaria, prestaciones por maternidad y protección relacionada con incapacidades y pensión. Para la empresa, este proceso forma parte de la administración cotidiana de la nómina y debe coordinarse con la contratación, el expediente laboral y el cálculo de las cuotas correspondientes.

¿Qué se necesita para dar de alta a un trabajador en el IMSS?

Antes de presentar el movimiento afiliatorio, la empresa debe reunir y validar la información necesaria del patrón y de la persona trabajadora. Entre los datos principales se encuentran:

• Registro patronal de la empresa.
• Número de Seguridad Social (NSS) y, cuando corresponda, su dígito verificador.
• CURP.
• Nombre completo.
• Fecha de ingreso o fecha del movimiento.
• Salario correspondiente para efectos de cotización.
• Unidad de Medicina Familiar (UMF), cuando sea requerida.
• Tipo de trabajador, salario y jornada, según los datos solicitados en el movimiento.
• Medios de autenticación requeridos por el canal utilizado.

El RFC también forma parte de la información habitual que la empresa debe validar para efectos del expediente laboral y la nómina, aunque no debe confundirse con los datos específicos exigidos para cada movimiento afiliatorio ante el IMSS.

El Número de Seguridad Social es único, permanente e intransferible. Si la persona todavía no cuenta con él, puede obtenerlo previamente mediante los servicios del IMSS y proporcionarlo al patrón para realizar su registro.

Uno de los puntos que más debe cuidar Nómina es el salario base de cotización (SBC). En los movimientos afiliatorios también puede aparecer la denominación salario diario integrado (SDI), por lo que la empresa debe capturar el dato conforme a las reglas aplicables del IMSS y a las percepciones que integran el salario para efectos de seguridad social.

También es recomendable validar los datos antes del envío. Errores en el NSS, CURP, fecha de ingreso o salario pueden generar diferencias posteriores en las cuotas y obligar a realizar aclaraciones ante el Instituto.

¿Cómo dar de alta a un trabajador en el IMSS?

El alta debe coordinarse desde el inicio de la relación laboral. El artículo 15 de la Ley del Seguro Social establece un plazo no mayor de cinco días hábiles para comunicar el movimiento afiliatorio correspondiente.

Sin embargo, ese plazo no significa que la empresa deba esperar para presentar el alta. El artículo 45 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización permite presentar el aviso incluso el día hábil anterior al inicio de la relación laboral. Para RRHH y Nómina, registrar al trabajador desde el comienzo de sus actividades ayuda a reducir riesgos operativos y de seguridad social.

1. Verificar el registro patronal. La empresa debe contar con un registro patronal vigente ante el IMSS.
2. Validar los datos del trabajador. Revisar NSS, CURP, nombre completo y demás información necesaria.
3. Determinar el salario para efectos de cotización. Nómina debe calcularlo conforme a las percepciones y reglas aplicables.
4. Registrar la fecha de ingreso. El movimiento debe reflejar correctamente el inicio de la relación laboral.
5. Enviar el movimiento afiliatorio. Puede realizarse mediante los medios autorizados por el IMSS, como IDSE.
6. Conservar el acuse y verificar el resultado. La empresa debe guardar la evidencia del envío y confirmar que el movimiento fue procesado correctamente.

Conviene integrar este procedimiento al checklist de contratación. Aunque la empresa utilice un proveedor de maquila de nómina, la responsabilidad de asegurar que los movimientos se presenten correctamente y dentro de los plazos aplicables corresponde al patrón o sujeto obligado.

¿Cómo dar de alta a un trabajador en el IMSS por IDSE?

IMSS Desde Su Empresa (IDSE) permite a los patrones enviar electrónicamente movimientos afiliatorios como altas, reingresos, bajas y modificaciones de salario. Para realizar un alta, el flujo general es el siguiente:

1. Ingresa a IDSE con los medios de autenticación vigentes correspondientes al patrón, como Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) y Certificado Digital o e.firma, según corresponda.
2. Accede al módulo de Movimientos afiliatorios.
3. Selecciona el movimiento de alta o reingreso, según corresponda.
4. Captura los datos solicitados del trabajador.
5. Registra la fecha de ingreso y el salario correspondiente para efectos de cotización.
6. Revisa la información antes de enviarla.
7. Firma y transmite el movimiento.
8. Descarga y conserva el acuse del envío.
9. Consulta el resultado del movimiento y verifica que haya sido aceptado correctamente. En caso de rechazo o inconsistencia, realiza la aclaración correspondiente.

El alta de trabajadores corresponde a un aviso presentado ante el IMSS y no a una solicitud que requiera una autorización previa con un plazo de resolución determinado. Aun así, la empresa debe comprobar que el movimiento fue recibido y procesado correctamente.

Cuando la empresa necesita enviar varios movimientos, puede utilizar las opciones de carga masiva admitidas por el sistema en lugar de capturar cada registro individualmente. Para efectos de control interno, el acuse debería conservarse dentro del expediente laboral o del repositorio de documentación de Nómina. Esto permite demostrar cuándo se presentó el movimiento y facilita futuras conciliaciones.

¿Cómo consultar las altas y bajas del IMSS?

Las altas y bajas del IMSS pueden revisarse tanto desde la perspectiva de la empresa como desde la de la persona trabajadora. Para el patrón, después de enviar un movimiento afiliatorio es importante verificar que el IMSS lo haya procesado correctamente. En IDSE pueden consultarse los resultados de los movimientos enviados y conservarse los comprobantes correspondientes. Esta revisión es especialmente importante cuando se presentan:

• altas;
• reingresos;
• bajas;
• modificaciones de salario.

El comprobante del envío no debería considerarse únicamente un documento administrativo. Para RRHH y Nómina funciona como evidencia de la presentación del movimiento y permite detectar registros rechazados o inconsistencias antes de que generen diferencias en las cuotas.

Por su parte, una persona trabajadora puede revisar su situación afiliatoria mediante los servicios del IMSS, por ejemplo, consultando su vigencia de derechos o su constancia de semanas cotizadas. Estos documentos permiten verificar información relacionada con su aseguramiento, patrones registrados y movimientos de cotización. Cuando exista un error en un movimiento previamente presentado, el IMSS contempla procedimientos para solicitar aclaraciones o rectificaciones, según el tipo de movimiento y la situación que deba corregirse.

¿Qué obligaciones tiene la empresa después de dar de alta al trabajador?

El alta no termina las responsabilidades de la empresa frente al IMSS. Entre las principales obligaciones se encuentran:

• determinar y pagar las cuotas obrero-patronales correspondientes;
• mantener actualizada la información del trabajador;
• comunicar las bajas cuando termine la relación laboral;
• informar las modificaciones salariales dentro de los plazos aplicables;
• conservar los registros relacionados con nómina, días trabajados y salarios;
• mantener consistencia entre la información laboral, la nómina y los movimientos reportados al IMSS.

El artículo 15 de la Ley del Seguro Social también obliga a las personas empleadoras a llevar registros como nóminas y listas de raya en los que se asiente el número de días trabajados y los salarios percibidos, además de conservarlos durante cinco años. Para Nómina, uno de los controles más importantes consiste en conciliar periódicamente los movimientos internos con los registrados ante el IMSS. De esta forma pueden identificarse altas pendientes, bajas no procesadas o diferencias en el salario utilizado para efectos de cotización.

¿Cuánto cuesta dar de alta a un trabajador en el IMSS?

El trámite de inscripción o presentación del movimiento afiliatorio ante el IMSS es gratuito. Sin embargo, dar de alta a un trabajador sí genera para la empresa las cuotas de seguridad social que correspondan a partir de la relación laboral.

No existe una cantidad única aplicable a todos los trabajadores. El costo patronal depende principalmente del salario base de cotización, las cuotas aplicables a los distintos seguros del régimen obligatorio y otros factores, como la prima correspondiente al seguro de riesgos de trabajo.

La Ley del Seguro Social establece que el salario base de cotización puede integrar, entre otros conceptos, la cuota diaria, gratificaciones, primas, comisiones, prestaciones en especie y otras cantidades entregadas al trabajador por sus servicios, considerando también las exclusiones previstas por la propia ley.

Por eso, preguntas como cuánto cuesta asegurar a un trabajador por ocho horas o cuánto se paga al IMSS por una persona con determinado salario no pueden responderse con una cifra general sin conocer las condiciones de cotización correspondientes. Para efectos de planeación financiera, RRHH, Nómina y Finanzas deben considerar estas cuotas desde la elaboración del presupuesto de contratación y no únicamente el sueldo nominal.

¿Qué sucede si no se registra a un trabajador ante el IMSS?

No registrar a un trabajador o presentar el alta fuera del plazo correspondiente puede generar riesgos laborales, financieros y de cumplimiento para la empresa. La Ley del Seguro Social establece expresamente la obligación patronal de inscribir a los trabajadores, comunicar altas y bajas y reportar las modificaciones salariales correspondientes. Entre las posibles consecuencias se encuentran:

• multas por incumplimiento;
• determinación de cuotas omitidas;
• actualizaciones y recargos cuando correspondan;
• diferencias derivadas de un salario base de cotización incorrecto;
• mayor exposición financiera si ocurre un riesgo de trabajo mientras existen omisiones afiliatorias;
• necesidad de realizar aclaraciones o correcciones posteriores ante el Instituto.

Una omisión patronal no debe confundirse automáticamente con un delito. La Ley del Seguro Social contempla supuestos específicos de defraudación a los regímenes del seguro social cuando existen elementos adicionales, como el uso de engaños o el aprovechamiento de errores para omitir cuotas o conseguir un beneficio indebido. Por esta razón, el alta debería formar parte del proceso formal de onboarding y no tratarse como una actividad administrativa que puede resolverse después.

La mejor práctica para RRHH y Nómina es establecer un flujo en el que la contratación, el alta ante el IMSS, la configuración de la nómina y la conservación del acuse estén vinculados. De esta manera, la empresa puede proteger a sus trabajadores, mantener actualizados sus movimientos afiliatorios y reducir riesgos de cumplimiento y diferencias en las cuotas obrero-patronales.