Expediente del trabajador: ¿Qué es? ¿Qué contiene?

El expediente del trabajador se conforma por documentos que contienen información del este en diferentes ámbitos, que van desde el personal, de trayectoria laboral, competencias técnicas y profesionales y cualquier situación con el trabajador, derivada de la relación laboral, que necesite ser registrada.

Esta información se va adicionando con los nuevos acontecimientos ocurridos al trabajador durante su trayectoria en la empresa. Su importancia radica en que es una herramienta de control interno, por medio del cual, la empresa genera certeza, confiabilidad y comprobación de la historia del trabajador dentro de la empresa.

¿Qué es el expediente del trabajador?

El expediente del trabajador es un conjunto de documentos y registros que la empresa recopila y mantiene sobre un empleado desde su contratación hasta su salida. Este expediente contiene información detallada sobre el historial laboral del trabajador, su desempeño, sus habilidades blandas y duras, y otros aspectos relevantes que la empresa necesita para gestionar su relación laboral con el empleado.

¿Para qué sirve el expediente del trabajador?

El expediente del trabajador es un documento de vital importancia tanto para la empresa como para el empleado. Representa un registro detallado de la trayectoria laboral de un individuo dentro de una organización, y su adecuado manejo garantiza:

• Gestión eficiente. Permite a la empresa gestionar de manera efectiva la relación laboral, facilitando la toma de decisiones sobre promociones, aumentos salariales, y necesidades de formación.
• Cumplimiento legal. Ayuda a asegurar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones laborales, manteniendo registros precisos y actualizados.
• Evaluación del desempeño. Proporciona una base para evaluar el desempeño del empleado y planificar su desarrollo profesional.
• Resolución de conflictos. Sirve como evidencia en caso de disputas laborales o legales, proporcionando un historial documentado del comportamiento y desempeño del empleado.
• Transparencia y comunicación. Facilita una comunicación clara y transparente entre la empresa y el empleado, asegurando que ambas partes estén al tanto de sus antecedentes laborales y cualquier acción tomada durante su empleo.

¿Cómo se forma el expediente del trabajador?

El expediente del trabajador se integra desde el momento de la contratación y se actualiza durante toda la relación laboral. Su objetivo es mantener organizada la información personal, laboral y administrativa del empleado. Generalmente, el expediente incluye:

• Datos personales y documentación oficial
• Contrato de trabajo y documentación legal
• Registros de desempeño y capacitación
• Control de asistencia, permisos e incidencias
• Información salarial y prestaciones
• Documentos relacionados con salud y seguridad
• Comunicaciones y movimientos laborales relevantes

Además, el expediente debe mantenerse actualizado con cambios de puesto, promociones, nuevas certificaciones o cualquier documento relevante generado durante la relación laboral.

¿Cuánto tiempo deben las empresas conservar el expediente del trabajador?

Curiosamente, el tiempo que estimaremos, no está contenido dentro de las disposiciones laborales, sino dentro de las disposiciones fiscales. Cómo sabemos, la nómina y los documentos que han servido para su cálculo forman parte activa de la contabilidad, y para esto, según el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF):

“La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros”.

En el ambiente laboral contempla: expediente del empleado, contratos, convenios, recibos Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), descuentos y cualquier actividad que genere movimientos en la nómina o que se genere como consecuencia de la misma.

En el artículo 30, segundo párrafo, de la misma regulación se establece:

“… La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas…”

Pero en su artículo 67, se comenta que pudiera extenderse hasta 10 años esta obligación, dependiendo de las facultades de revisión de los organismos autorizados.

Aviso de privacidad

Antes de recabar cualquier tipo de información sensible, como son documentos personales, se debe generar un aviso de privacidad para el trabajador que indique la protección de su información. Esto es de observancia obligatoria para todas las empresas.

¿Qué documentos debe contener el expediente del trabajador?

El contenido de un expediente del trabajador puede variar ligeramente según la empresa, la industria y las regulaciones locales. Sin embargo, existe un conjunto de documentos que generalmente se consideran esenciales y que forman parte del llamado "contenido estándar".

Datos personales

Estos recaban previos a la contratación del empleado y nos dan certeza sobre la persona que es de nuestro interés contratar.

• Acta de nacimiento
• Clave Única de Registro de Población (CURP)
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC) (Visita nuestra calculadora RFC)
• Número de Seguridad Social (NSS)
• Comprobante de domicilio
• Credencial del Instituto Nacional Electoral (INE)
• Cartilla militar
• Constancia de antecedentes no penales
• Algunas empresas exigen Constancia de buró de crédito
• En caso de ser necesaria, licencia de manejo
• Documento que compruebe o detalle el número de cuenta bancaria de depósito al empleado
• Carta de recomendación
• Cédula profesional o comprobante de estudios
• Exámenes psicométricos previos a la contratación
• Estudios socioeconómicos previos

Datos laborales

Estos generan acuerdos empleado-empresa y se crean una vez que se inicia la relación laboral, pueden ser, entre otros, los más comunes:

• Contrato de trabajo.
• Adendum al contrato.
• Cartas responsivas por material o equipo.
• Compra-venta de autos, equipos, etc que la empresa remata porque su depreciación ha llegado a nivel mínimo.

Documentación de la empresa

Documentos que se generan por la relación laboral existente y que normalmente no requieren un convenio entre empleado-empresa:

• Movimientos Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) / Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT)
• Recibo de nómina firmado
• Solicitudes de vacaciones (Checa nuestra tabla de vacaciones)
• Incapacidades
• Carta INFONAVIT y/o Instituto del Fondo Nacional para el Trabajo (FONACOT)
• Listas de asistencia

Información adicional

• Actas administrativas
• Solicitud de préstamos
• Memorándums al trabajador.
• Solicitudes varias (permisos, ausencias, etc)

Tipos de expedientes laborales

Esta clasificación se da con base en la forma en que la empresa almacena la información del empleado:

Físico

Contiene toda la documentación del empleado en físico.

Ventajas:

• Según la Ley Federal de Trabajo (LFT), la única documentación aceptable como prueba ante la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje (JFCA) es con firma autógrafa del trabajador, por lo que la información se tiene lista en cualquier momento para ser presentada.
• La seguridad de acceso a la información depende de tener un control estricto de la información a través de archiveros seguros.
• Las leyes mexicanas obligan a los patrones a conservar la documentación de los trabajadores de 5 a 10 años, por lo que se cumple con esta obligación.

Desventajas:

• Se necesita un espacio enorme para almacenar la información de todos los empleados.
• Se requiere personal para archivo y administración de expedientes, a parte del trabajo tedioso que implica.
• Al no tener un control automatizado, puede existir la oportunidad de olvidos, lo que ocasiona tener información incompleta en muchas ocasiones.
• Obtener acceso a la información requiere presencia física.

Electrónico

Contiene la información del empleado en una unidad lógica de almacenamiento.

Ventajas:

• No se requiere un espacio físico tan grande para el almacenamiento de la información.
• Resguardar la información se convierte en un aspecto sencillo, dado que la información se encuentra disponible en todo momento y a cualquier cosa.
• Las leyes mexicanas obligan a los patrones a conservar la documentación de los trabajadores de 5 a 10 años, por lo que se cumple con esta obligación.
• No requiere de personal adicional y si se automatiza, se puede evitar los olvidos.
• La información puede estar disponible en cualquier momento.

Desventajas:

• No se cumple con el criterio de Ley de conservar la documentación comprobatoria en original y con firma autógrafa.
• Al estar disponibles de manera electrónica, puede ser susceptible de hackeos importantes que vulneren la seguridad de los datos. Por lo tanto, es vital, encontrar una solución para evitar el fraude de la información de los empleados.