​​Vales de despensa ley: ¿Cómo funcionan?

En un entorno económico cada vez más competitivo, las empresas buscan ofrecer a sus empleados beneficios adicionales que mejoren su calidad de vida y aumenten su satisfacción laboral. Los vales de despensa ley se han posicionado como una herramienta estratégica para lograr estos objetivos. En este artículo, analizaremos el impacto de los vales ley en el bienestar económico de los empleados y en el desempeño de las organizaciones.

¿Cómo funcionan los vales de despensa ley?

Los vales de despensa son cupones impresos con caducidad de un año que pueden canjearse por alimentos, bebidas no alcohólicas y otros bienes y servicios en tiendas de conveniencia mexicanas. Se les considera una de las prestaciones por encima de la ley.

En años recientes han comenzado a integrarse al mundo digital, en forma de tarjeta de débito o monedero electrónico que el trabajador recibe para su beneficio.

Cabe destacar que los vales de despensa —ya sea en forma de cupones, tarjeta de débito o aplicación móvil— son una entidad exenta del pago de impuestos, conforme a la Ley de Impuesto Sobre Renta (LISR).

¿Para qué sirven los vales de despensa?

Tradicionalmente, los vales de despensa eran considerados una ayuda alimentaria para los trabajadores, conforme quedó asentado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) en 2011. Sin embargo, además de contribuir con los gastos domésticos y garantizar la salud nutricional de las familias, estos cupones también podían utilizarse en comedores y restaurantes.

Hoy es posible adquirir electrodomésticos, medicamentos y otras mercancías, no solo en comercios tradicionales, sino también en plataformas digitales, con los vales electrónicos, tarjetas de débito y aplicaciones, que sustituyen a los vales impresos.

Beneficios de otorgar vales de despensa a tus trabajadores

Además de ser deducibles, siempre y cuando el cupo no sobrepase el 40% del valor de la Unidad de Medida y Actualización (UMA) de acuerdo con la Ley de Seguro Social, los vales de despensa representan una ayuda significativa y tangible para el trabajador, ya que se consideran una previsión social.

Las prestaciones por encima de la ley son muy atractivas, sobre todo en el contexto de la crisis sanitaria causada por el coronavirus. Además, cuando se habla de rotación de personal en la planta laboral, las empresas que cuentan con este tipo de prestaciones tienen un índice menor que aquellas que utilizan esquemas desfavorables para el trabajador, como el esquema por honorarios y que no ofrecen prestaciones de ley.

¿Qué necesita tu empresa para otorgar vales de despensa a tus empleados?

Para otorgar vales de despensa cualquier empresa debe:

• Firmar un contrato con un emisor autorizado de vales de despensa, tarjetas de débito o aplicación móvil.
• Contar con su inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
• Establecer los presupuestos que asignará al monedero de cada trabajador.
• Emitir facturas electrónicas y, en consecuencia, estar libre de cualquier adeudo al fisco.
• Mantener un registro adecuado de la contabilidad.
• Otorgar el beneficio a todos los empleados sin distinción.

¿Cómo calcular los vales de despensa?

Para calcular el valor de los vales de despensa debes comenzar por el valor del UMA, que desde el 1 de enero de 2023 es de 103.74 pesos.

Como el porcentaje máximo es de 40% del salario mínimo, conforme al artículo 27 de la Ley del Seguro Social, podemos calcular esta cuenta de la siguiente forma: 

103.74 X 40% = 41.46 pesos diarios.

Si se tiene en cuenta que se paga mensualmente, generalmente los últimos días de cada mes, la cantidad correspondiente a los vales de despensa de un trabajador resultaría así:

41.46 pesos diarios X 30 (días en un mes) = 1,244.88 pesos mexicanos

¿Cómo deducir los vales de despensa como empresa?

De acuerdo con el Criterio 27/ISR/NV, «los vales de despensa deben considerarse como gastos de previsión social, para efectos de su deducción en el Impuesto Sobre Renta (ISR)». Para proceder con las deducciones cualquier empresa debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Comprobar el gasto mediante una factura del año fiscal en curso.
• Por tratarse de un gasto de previsión social, debe favorecer a todos los empleados sin excepción.
• Los trabajadores deben estar inscritos en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
• En caso de tratarse de monederos electrónicos o aplicaciones móviles, las empresas que prestan estos servicios deben estar autorizadas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Hay que destacar que cada empresa es libre de elegir el esquema de otorgamiento de esta prestación (por medio del ISR o del IMSS), lo cual afecta la cantidad que puede deducirse, en caso de sobrepasar el límite estipulado por la ley para ambos casos.

Los vales de despensa son una prestación que beneficia a los trabajadores y a la empresa. Por un lado, permite que los trabajadores cuenten con una garantía para adquirir despensa y otras mercancías en tiendas tradicionales o en línea. Respecto a las empresas, ayuda a reforzar el sentido de pertenencia de los trabajadores al corporativo, incrementa la retención de talento humano y sirve como una medida de deducción de impuestos conforme a la ley vigente.

Preguntas frecuentes

¿Los vales ley pueden combinarse junto a los viáticos?

No, los vales ley y los viáticos son conceptos distintos y no pueden combinarse. Los vales de despensa son una prestación en especie destinada a cubrir gastos de alimentación y otros productos básicos, mientras que los viáticos son una compensación económica por gastos realizados durante un viaje de trabajo. Cada uno tiene sus propias reglas fiscales y laborales.

¿Las semanas cotizadas se pueden ver modificadas por los vales ley?

No, los vales ley no afectan las semanas cotizadas para efectos de seguro social. Las semanas de cotización se determinan por el Salario Base de Cotización (SBC) y el tiempo efectivamente trabajado. Los vales de despensa, al ser una prestación adicional, no forman parte de la base de cotización.

¿Qué relación tienen los vales ley con el Salario Diario Integrado (SDI)?

El Salario Diario Integrado (SDI) es la base para calcular diversas prestaciones laborales, como las vacaciones, el aguinaldo y las cuotas obrero patronales al seguro social. Los vales ley no se incluyen en el cálculo del SDI, ya que son considerados una prestación adicional y no forman parte del salario base.

¿Cómo se puede modificar la cultura organizacional y el desempeño por los vales ley?

Los vales ley pueden influir positivamente en la cultura organizacional y el desempeño de los empleados al:

• Mejorar la percepción de bienestar: Al contribuir a cubrir gastos básicos, los empleados pueden reducir su estrés laboral y financiero y enfocarse en sus tareas.
• Aumentar la satisfacción laboral: Los empleados valoran las prestaciones adicionales y se sienten con mayor motivación laboral y comprometidos con la empresa.
• Fomentar la lealtad: Los vales ley pueden ser un factor de retención de talento, ya que los empleados son menos propensos a buscar empleo en otras empresas.

¿Qué papel tiene el departamento de los recursos humanos con la implementación de los vales ley?

El departamento de recursos humanos juega un papel fundamental en la implementación de los vales ley, ya que es responsable de:

• Seleccionar al proveedor: Elegir una empresa que ofrezca los mejores beneficios y servicios.
• Dar a conocer el programa: Informar a los empleados sobre las condiciones y requisitos para hacer uso de los vales.
• Resolver dudas: Atender cualquier pregunta o problema relacionado con los vales ley.
• Administrar el programa: Llevar un registro de los empleados beneficiados y asegurarse de que el programa se cumpla de acuerdo con la ley.

¿Se requiere de contar con el REPSE para ofrecer vales de despensa ley?

No, no es necesario contar con el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) para ofrecer vales ley. El REPSE es un registro para empresas que prestan servicios especializados u obras especializadas, y no aplica a la entrega de vales ley.

¿La remuneración dada por los vales ley se pueden ingresar a una caja de ahorro o fondo de ahorro?

No, la remuneración en vales ley no puede ser ingresada directamente a una caja de ahorro o fondo de ahorro. Los vales ley son una prestación en especie y su valor no puede ser transferido a otras cuentas. Los empleados deben utilizar los vales para adquirir los productos permitidos en los establecimientos afiliados.