Tabla de contenidos
- ¿Qué son las cuentas contables?
- ¿Cuáles son los tipos de cuentas contables?
- ¿Qué son las cuentas contables de nómina?
- ¿Qué cuentas se utilizan para contabilizar la nómina?
- ¿Cuáles son las ventajas de las cuentas contables de nómina?
- ¿Qué rol juega recursos humanos en las cuentas contables para nómina?
- Preguntas frecuentes
Para poder tener un panorama general de la situación financiera de tu empresa, es necesario tener un registro de todas y cada una de las operaciones económicas que se realizan para tomar las mejores decisiones con base en el estado real de tus finanzas.
La nómina es la piedra angular en las operaciones financieras de tu empresa, por lo que es fundamental llevar un registro de todos los movimientos económicos implicados en el ciclo de procesamiento de nóminas en tu equipo.
¿Sabes qué son las cuentas contables de nómina y cómo funcionan? En este artículo lo explicamos fácilmente y lo reflejes en las operaciones de tu empresa.
¿Qué son las cuentas contables?
Partiremos definiendo primero qué es una cuenta en contabilidad. Una cuenta es la acción de registrar una operación financiera en un libro contable, la cual arroja información indispensable para elaborar el plan general contable, elemento crucial para cualquier tipo de empresa.
Las cuentas contables ofrecen una visión global de las operaciones financieras y contables de una organización, registrando todas sus transacciones en dos tipos de asientos: Deber, es decir, todos los ingresos, y haber, todos los gastos o créditos por pagar.
La cuentas contables:
- Permiten organizar gráficamente todos los aumentos y disminuciones en las finanzas.
- Están separadas por columnas y poseen un nombre, código de identificación, fecha, descripción y folio.
- Tienen que categorizarse en deber, haber y saldo.
¿Cuáles son los tipos de cuentas contables?
La forma en que se registra las transacciones y el contenido de las cuentas puede variar de empresa a empresa, sin embargo, estas se clasifican generalmente en cuatro categorías:
- Cuentas reales o de balance: Activos, pasivos y capital
- Cuentas nominales o de resultado: Ingresos y egresos producto de la actividad económica de la empresa
- Cuentas de orden: Cuentas que no afectan las operaciones o transacciones de la empresa
- Cuentas mixtas: Cuentas conformadas por una parte real y una nominal, montos prepagados y diferidos
Veamos específicamente cómo funcionan las cuentas contables de nómina.
¿Qué son las cuentas contables de nómina?
En contabilidad existen cuentas especiales para los sueldos y salarios y otro tipo de remuneración que conlleva la gestión de una empresa. Esto asegura un grado de transparencia para que todos los elementos financieros relacionados con la nómina estén claramente divididos y contabilizados.
De acuerdo al concepto que trate la retribución hacia el empleado, se organiza en una cuenta contable de nómina de haber, deber y saldo, algunas de ellas pueden ser:
Cuentas de deber
Estas cuentas son aquellas en las que se registran los aumentos en los activos de una empresa.
- Sueldos y salarios: Contempla salario bruto, incidencias laborales, e incapacidad.
- Cuotas patronales de seguridad social: Incluye las cuotas que paga la empresa o patrón.
- Seguro de gastos médicos mayores: Son las cuotas de la póliza de seguro contratadas para los empleados.
Cuentas de haber
Las cuentas de haber representan las fuentes de financiamiento de la empresa (pasivos y patrimonio).
- Cuotas obrero patronales: La integración de las cuotas de la empresa y las aportaciones de los empleados.
- Retenciones de impuestos: El total de retenciones por concepto de Impuesto Sobre Renta (ISR) sobre la nómina de los empleados.
- Pago de salario: El total de los salarios a pagar
- Anticipos de nómina
¿Qué cuentas se utilizan para contabilizar la nómina?
De acuerdo con el catálogo de códigos agrupadores de cuentas del Sistema de Administración Tributaria (SAT), los códigos que aplican para cuentas contables de nómina son:
- (210) Provisión de sueldos y salarios por pagar: Contempla salarios, prestaciones de ley, prestaciones, anticipos y asimilados a salarios.
- (211) Provisión de contribuciones de seguridad social patronal por pagar: Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR), Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT).
- (212) Provisión de impuesto estatal sobre la nómina por pagar
- (216) Impuestos retenidos: Retenciones de ISR en sueldos y salarios, asimilados a salarios, arrendamiento, honorarios, retenciones de IMSS a los trabajadores
- (601) Gastos generales: Sueldos y salarios, prestaciones, compensación y tiempo extra, previsión social, cuotas IMSS
- (602) Gastos de venta: Sueldos y salarios, prestaciones, compensaciones y tiempo extra, previsión social, cuotas IMSS
- (603) Gastos de administración: Sueldos y salarios, prestaciones, compensaciones y tiempo extra, previsión social, cuotas IMSS
- (604) Gastos de fabricación: Sueldos y salarios, prestaciones, compensaciones y tiempo extra, previsión social, cuotas IMSS
- (605) Gastos de mano de obra directa: Sueldos y salarios, prestaciones, compensaciones y tiempo extra, previsión social, cuotas IMSS
¿Cuáles son las ventajas de las cuentas contables de nómina?
El registro correcto de las nóminas es fundamental para pagar adecuadamente a tus empleados y cumplir la normativa. Algunas de las ventajas de una correcta administración de tus cuentas:
- Previene fraudes y protege los activos de tu organización.
- Promueve un mejor ambiente laboral con mayor lealtad de tus trabajadores gracias a un pago en tiempo y forma.
- Permite ahorrar en impuestos al incluir el gasto deducible en la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Ayudan a garantizar que los empleados reciben su paga y prestaciones correctas de forma regular.
- Ayudan con la auditoría que se tiene durante el año de las diferentes entidades gubernamentales como el SAT, IMSS, Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), entre otras.
Como vimos, este proceso trata de asignar los conceptos salariales individuales a sus correspondientes cuentas contables, de modo que tanto el empleado como los impuestos queden correctamente cubiertos. Esto permite te permite mantenerte organizado y cumplir la normativa gubernamental para el procesamiento de las nóminas de tu empresa.
¿Qué rol juega recursos humanos en las cuentas contables para nómina?
El departamento de recursos humanos juega un rol crucial en la correcta gestión de las cuentas contables de nómina. Aunque su principal función es la administración del capital humano, recursos humanos se vincula estrechamente con el área contable. Es el encargado de gestionar los datos relacionados con los empleados que afectan directamente a la nómina, como salarios, prestaciones, retenciones, y demás conceptos laborales. Este vínculo asegura que la información relevante esté actualizada y alineada con los registros contables, garantizando una correcta integración de los datos.
La información que recursos humanos proporciona, como el número de empleados, sueldos, ausencias, incapacidades y antigüedad laboral, se convierte en la base para que las cuentas contables reflejen de manera precisa todos los movimientos financieros asociados a la nómina. Por ejemplo, el cálculo de sueldos y salarios (cuentas de sueldos y salarios) se determina a partir de los datos gestionados por recursos humanos.
Asimismo, los beneficios adicionales como cuotas de seguridad social, seguros, y retenciones fiscales también son gestionados por recursos humanos y posteriormente asignados a sus respectivas cuentas contables, asegurando transparencia y precisión en el manejo financiero.
El trabajo coordinado entre recursos humanos y el departamento de contabilidad permite no solo un control riguroso de los pagos a los empleados, sino también el cumplimiento con las obligaciones fiscales y legales de la empresa. Esto es fundamental para evitar discrepancias durante auditorías o inspecciones por parte de entidades gubernamentales como el SAT o el IMSS.
En resumen, recursos humanos proporciona los datos fundamentales, y contabilidad los organiza en las cuentas correspondientes, permitiendo una gestión eficiente de la nómina y el cumplimiento de la normativa. ¿Quieres enterarte de toda la información clave para crecer tu empresa? Suscríbete a nuestro newsletter, y conoce todo sobre gestión de personal, nómina, regulaciones fiscales y más.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se gestionan las cuentas contables de un becario dentro de la nómina?
Un becario generalmente no recibe sueldos tradicionales, pero puede tener asignaciones o compensaciones que deben registrarse en las cuentas contables de la nómina, considerando también si aplican impuestos o retenciones.
¿Cómo influye el estrés laboral en la gestión de las cuentas contables de nómina?
Aunque el estrés laboral no impacta directamente las cuentas contables, puede derivar en bajas por enfermedad, lo que se refleja en las cuentas contables de prestaciones, licencias o incapacidades pagadas.
¿Cómo se puede utilizar la calculadora finiquito para contabilizar la liquidación de un empleado?
La calculadora finiquito estima los montos correspondientes a la liquidación, lo que facilita asignar correctamente las cantidades a las cuentas contables de nómina, como indemnización, salario pendiente y otras compensaciones.
Visita nuestra calculadora liquidación.
¿Cómo afecta el CFDI en la nómina a las cuentas contables?
El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es esencial para registrar y justificar los pagos de nómina en las cuentas contables, asegurando que se cumplan con las normativas fiscales.
¿Cómo se reflejan las horas extra en las cuentas contables de la nómina durante una jornada laboral extendida?
Las horas extra deben registrarse como un pago adicional en las cuentas de sueldos y salarios, separando claramente las horas ordinarias de las extraordinarias.
¿Cómo se relaciona la capacitación con las cuentas contables de la nómina?
Los costos de capacitación pueden ser considerados como una inversión en el empleado y deben ser contabilizados en las cuentas contables de gastos de formación o desarrollo profesional del personal, afectando indirectamente la nómina.
¿Qué aspectos del contrato de trabajo afectan las cuentas contables de nómina?
El contrato de trabajo especifica las obligaciones salariales y beneficios del empleado, los cuales deben ser registrados en las cuentas contables de nómina como sueldos, prestaciones y contribuciones sociales.