Las cuentas contables para la nómina

Tabla de contenidos

  1. ¿Qué son las cuentas contables?
  2. ¿Cuáles son los tipos de cuentas contables? 
  3. ¿Qué son las cuentas contables de nómina?
  4. ¿Qué cuentas se utilizan para contabilizar la nómina?
  5. ¿Cuáles son las ventajas de las cuentas contables de nómina?

Para poder tener un panorama general de la situación financiera de tu empresa, es necesario tener un registro de todas y cada una de las operaciones económicas que se realizan para tomar las mejores decisiones con base en el estado real de tus finanzas.

La nómina es la piedra angular en las operaciones financieras de tu empresa, por lo que es fundamental llevar un registro de todos los movimientos económicos implicados en el ciclo de procesamiento de nóminas en tu equipo. 

¿Sabes qué son las cuentas contables de nómina y cómo funcionan? En este artículo lo explicamos fácilmente y lo reflejes en las operaciones de tu empresa.

¿Qué son las cuentas contables?

Partiremos definiendo primero qué es una cuenta en contabilidad. Una cuenta es la acción de registrar una operación financiera en un libro contable, la cual arroja información indispensable para elaborar el plan general contable, elemento crucial para cualquier tipo de empresa. 

Las cuentas contables ofrecen una visión global de las operaciones financieras y contables de una organización, registrando todas sus transacciones en dos tipos de asientos: deber, es decir, todos los ingresos, y haber, todos los gastos o créditos por pagar.

La cuentas contables: 

  • Permiten organizar gráficamente todos los aumentos y disminuciones en las finanzas 
  • Están separadas por columnas y poseen un nombre, código de identificación, fecha, descripción y folio
  • Tienen que categorizarse en deber, haber y saldo 

¿Cuáles son los tipos de cuentas contables? 

La forma en que se registra las transacciones y el contenido de las cuentas puede variar de empresa a empresa, sin embargo, estas se clasifican generalmente en cuatro categorías: 

  • Cuentas reales o de balance: activos, pasivos y capital
  • Cuentas nominales o de resultado: ingresos y egresos producto de la actividad económica de la empresa
  • Cuentas de orden: cuentas que no afectan las operaciones o transacciones de la empresa
  • Cuentas mixtas: cuentas conformadas por una parte real y una nominal, montos prepagados y diferidos

Veamos específicamente cómo funcionan las cuentas contables de nómina.

¿Qué son las cuentas contables de nómina?

En contabilidad existen cuentas especiales para los sueldos, salarios y otras remuneraciones que conlleva la gestión de una empresa. Esto asegura un grado de transparencia para que todos los elementos financieros relacionados con la nómina estén claramente divididos y contabilizados.

De acuerdo al concepto que trate la retribución hacia el empleado, se organiza en una cuenta contable de nómina de haber, deber y saldo, algunas de ellas pueden ser: 

Cuentas de deber: 

  • Sueldos y salarios: contempla salario bruto, incidencias, incapacidades
  • Cuotas patronales de seguridad social: incluye las cuotas que paga la empresa o patrón
  • Seguro de gastos mayores: las cuotas de las pólizas de seguro contratadas para los empleados

Cuentas de haber: 

  • Cuotas obrero patronales: la integración de las cuotas de la empresa y las aportaciones de los empleados 
  • Retenciones de impuestos: El total de retenciones por concepto de ISR sobre la nómina de los empleados 
  • Pago de salario: El total de los salarios a pagar 
  • Anticipos de nómina

¿Qué cuentas se utilizan para contabilizar la nómina?

De acuerdo con el catálogo de códigos agrupadores de cuentas del Sistema de Administración Tributaria (SAT), los códigos que aplican para cuentas contables de nómina son: 

  • (210) Provisión de sueldos y salarios por pagar: contempla salarios, prestaciones de ley, prestaciones, anticipos y asimilados a salarios.
  • (211) Provisión de contribuciones de seguridad social patronal por pagar: IMSS, SAR, INFONAVIT.
  • (212) Provisión de impuesto estatal sobre la nómina por pagar 
  • (216) Impuestos retenidos: Retenciones de ISR en sueldos y salarios, asimilados a salarios, arrendamiento, honorarios, retenciones de IMSS a los trabajadores 
  • (601) Gastos generales: Sueldos y salarios, prestaciones, compensaciones y tiempo extra, previsión social, cuotas IMSS
  • (602) Gastos de venta:  Sueldos y salarios, prestaciones, compensaciones y tiempo extra, previsión social, cuotas IMSS
  • (603) Gastos de administración: Sueldos y salarios, prestaciones, compensaciones y tiempo extra, previsión social, cuotas IMSS 
  • (604) Gastos de fabricación: Sueldos y salarios, prestaciones, compensaciones y tiempo extra, previsión social, cuotas IMSS 
  • (605) Gastos de mano de obra directa: Sueldos y salarios, prestaciones, compensaciones y tiempo extra, previsión social, cuotas IMSS

¿Cuáles son las ventajas de las cuentas contables de nómina?

El registro correcto de las nóminas es fundamental para pagar adecuadamente a tus empleados y cumplir la normativa. Algunas de las ventajas de una correcta administración de tus cuentas: 

  • Previene fraudes y protege los activos de tu organización.
  • Promueve un mejor ambiente laboral con mayor lealtad de tus  trabajadores gracias a un pago en tiempo y forma.
  • Permite ahorrar en impuestos al incluir el gasto deducible en la cuenta de pérdidas y ganancias.
  • Ayudan a garantizar que los empleados reciben su paga y prestaciones correctas de forma regular. 
  • Ayudan con las auditorías que se tienen durante el año de las diferentes entidades gubernamentales como el SAT, IMSS, STPS, entre otras.

Como vimos, este proceso trata de asignar los conceptos salariales individuales a sus correspondientes cuentas contables, de modo que tanto el empleado como los impuestos queden correctamente cubiertos. Esto permite  te permite mantenerte organizado y cumplir la normativa gubernamental para el procesamiento de las nóminas de tu empresa. 

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