Sustitución patronal: ¿Qué es y cómo se hace?

Tabla de contenidos

  1. ¿Qué es la sustitución patronal?
  2. ¿Qué se necesita para una sustitución patronal?
  3. ¿Qué dice la ley con respecto a la sustitución del patrón?
    • - Como empresa
    • - Como trabajador
  4. ¿Por qué se requiere el convenio?
  5. ¿Qué documentos se necesitan para realizar el trámite y cómo se deben presentar?
    • - Persona moral
    • - Persona física
  6. Preguntas frecuentes

Debido a la entrada en vigor de la ley de outsourcing, las empresas han tenido que realizar una serie de cambios en materia laboral. Los empleados que anteriormente estaban contratados por otro patrón han pasado directamente a la nómina de la empresa para la que trabajan.

¿Qué es la sustitución patronal?

La sustitución patronal es un acto jurídico en el que se transmite la titularidad de una empresa o establecimiento, junto con los derechos y las obligaciones de los trabajadores, de un patrón a otro. En otras palabras, es un cambio de jefe, pero a diferencia de un simple cambio de personal directivo, la sustitución patronal implica que los trabajadores pasan a formar parte de la nueva empresa sin perder sus derechos laborales.

La sustitución patronal puede darse en diversos escenarios, como:

  • Compraventa de una empresa: Cuando una empresa es comprada por otra, la nueva empresa se convierte en el nuevo patrón de los trabajadores de la empresa comprada.
  • Fusión de empresas: Cuando dos o más empresas se fusionan para crear una nueva empresa, la nueva empresa se convierte en el nuevo patrón de los trabajadores de las empresas fusionadas.
  • Sucesión empresarial: Cuando un patrón fallece o se incapacita, sus herederos o su representante legal pueden asumir la titularidad de la empresa y convertirse en los nuevos patrones de los trabajadores.

sustitución patronal

¿Qué se necesita para una sustitución patronal?

Para que se concrete una sustitución patronal, se deben cumplir ciertos requisitos legales, entre ellos:

  • Celebración de un convenio de sustitución patronal: Este convenio debe ser firmado por el patrón sustituido, el patrón sustituto y, en algunos casos, por el sindicato de la empresa.
  • Notificación al sindicato: Si existe un sindicato en la empresa, se le debe notificar por escrito sobre la sustitución patronal.
  • Ratificación ante la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje: El convenio de sustitución patronal debe ser ratificado ante la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje (JFCA).
  • Aviso al IMSS: Se debe dar aviso al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) sobre la sustitución patronal para que se actualicen los registros de los trabajadores.

Es importante mencionar que la sustitución patronal no afecta los derechos laborales de los trabajadores. Esto significa que los trabajadores conservan su antigüedad laboral, salario, prestaciones, vacaciones, etc., y no pueden ser despedidos por motivo de la sustitución patronal.

¿Qué dice la ley con respecto a la sustitución del patrón?

El Artículo 41 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) permite la sustitución patronal sin afectar la relación laboral ya establecida. Esto significa que la empresa cambia de dueño o de empleadores, pero los contratos de los colaboradores, sus derechos, riesgo de trabajo y antigüedad se mantienen vigentes.

La sustitución patronal se realiza por medio de un escrito libre llamado “Convenio de sustitución patronal”, que debe presentarse ante el IMSS para notificar el cambio. 

A continuación explicamos cómo influye en cada una de las partes involucradas en este proceso.

Como empresa

Cabe mencionar que la sustitución patronal se realizará cuando la migración de colaboradores subcontratados se haga necesaria, a partir de la reforma de outsourcing. 

Esta sustitución se considera especial, puesto que no es necesario realizar otros movimientos en cuestión financiera o de activos, y solo se le notificará al trabajador que su patrón tendrá otra razón social, pero se le respetarán las prestaciones en especie o en dinero. 

Cabe mencionar que, el empleado deberá firmar un acuerdo/contrato en donde se le notifique únicamente el cambio de patrón y las modificaciones de prestaciones en caso de ser mejoradas, ya que estas no pueden reducirse.

Como trabajador

La empresa deberá notificar al trabajador este cambio de manera escrita. Además, todos los trabajadores deberán tener las mismas prestaciones en lo general para su deducibilidad, de acuerdo con la ley. También se le deberá aclarar que su antigüedad, así como los riesgos de trabajo de los asegurados que se transfieran serán respetados y no tendrán modificaciones.

En caso de que la empresa no desee absorber o contratar a algún trabajador, este deberá ser liquidado íntegramente, conforme lo dicta la ley.

sustitución patronal

¿Por qué se requiere el convenio?

Debido a la claridad que le brinda a ambas partes y a la disminución de problemas legales para la empresa. En caso de ser un sindicato, se recomienda que se realice la rectificación ante la Junta de Conciliación y Arbitraje para obtener una mayor validez. También es necesario guardar la notificación firmada por los trabajadores para futuras revisiones por parte de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).

El convenio deberá contener la identificación de las empresas (denominación o razón social), datos de su escritura constitutiva, su Registro Federal de Contribuyentes (RFC), registro patronal, correo, teléfono, domicilio fiscal y datos personales de los apoderados o representantes legales. De igual forma se deben incluir los detalles del contrato colectivo, en caso de tener trabajadores bajo un régimen sindical, y el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE).

También debe de incluirse a detalle las siguientes generalidades: 

  • La responsabilidad del nuevo patrón a partir del primer día de la sustitución patronal. 
  • El pago de las prestaciones laborales, de seguridad social de vivienda y fiscales de los empleados que se vayan a trasladar. 
  • La antigüedad del trabajador, así como la fecha y la hora en la que comenzará la sustitución patronal.

¿Qué documentos se necesitan para realizar el trámite y cómo se deben presentar?

Se puede realizar el trámite en línea o en la subdelegación donde exista registro patronal, de lunes a viernes de 8:00 a 15:30 horas y se deberá presentar la siguiente información:

Persona moral

  1. Escrito comunicando la sustitución patronal en el que se describa el detalle de la operación de la misma (original y copia).
  2. Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del patrón (copia).
  3. Escritura pública o acta constitutiva que contenga el sello del Registro Público de la Propiedad y del Comercio (original y copia).
  4. En su caso, documento notarial donde se acredite el carácter del representante legal para actos de administración, dominio o poder especial que especifique que puede realizar toda clase de trámites y firma de documentos ante el IMSS (original y copia).
  5. Identificación oficial vigente del representante legal (original y copia).
  6. Clave Única de Registro de Población (CURP) del representante legal (copia).
  7. Convenio ante la autoridad laboral competente que ratifique la sustitución patronal (original y copia).
  8. Tarjeta de Identificación Patronal (TIP) (original).
  9. Aviso de Inscripción Patronal o de Modificación en su Registro (original y dos copias).
  10. Aviso de Modificación de las empresas para el Seguro de Riesgos de Trabajo (original y 2 copias).

Persona física

  1. Escrito comunicando la sustitución patronal en el que se describa el detalle de la operación de la misma (original y copia).
  2. Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del patrón (copia).
  3. Clave Única de Registro de Población (CURP) del patrón (copia).
  4. En su caso, documento notarial donde acredite el carácter del representante legal para actos de administración, dominio o poder especial en donde se especifique que puede realizar toda clase de trámites y firma de documentos ante el IMSS (original y copia).
  5. Identificación oficial vigente del representante legal (original y copia).
  6. Clave Única de Registro de Población (CURP) del representante legal (copia).
  7. Convenio ante la autoridad laboral competente que ratifique la sustitución patronal (original y copia).
  8. Tarjeta de Identificación Patronal (TIP) (original).
  9. Aviso de Inscripción Patronal o de Modificación en su Registro (original y dos copias).
  10. Aviso de Modificación de las empresas para el Seguro de Riesgos de Trabajo (original y dos copias).

Visita la página del gobierno para obtener más información.

Preguntas frecuentes

¿Puede una carta de recomendación ser de apoyo para la sustitución patronal?

Si bien una carta de recomendación puede ser un elemento positivo para evaluar la idoneidad del patrón sustituto, por sí sola no es suficiente para avalar la sustitución patronal.

La sustitución patronal es un proceso legal que requiere cumplir con formalidades específicas establecidas en la LFT y otras disposiciones aplicables.

La carta de recomendación puede servir como un elemento adicional para demostrar la experiencia laboral, capacidad y buenas prácticas del patrón sustituto, pero no sustituye el cumplimiento de los requisitos legales establecidos.

¿Cómo un sistema Kardex puede mejorar la sustitución patronal?

Un sistema Kardex puede ser una herramienta útil para facilitar la gestión y el seguimiento de la información relacionada con la sustitución patronal, especialmente en empresas con un gran número de trabajadores. Dado que permite optimizar el proceso de sustitución patronal, haciéndolo más transparente, eficiente y seguro. Un Kardex bien implementado permite:

  • Almacenar información centralizada sobre los trabajadores, contratos, convenios y demás documentos relevantes para la sustitución patronal.
  • Organizar y clasificar la información de manera eficiente, facilitando su consulta y recuperación.
  • Registrar y controlar los avances en el proceso de sustitución patronal.
  • Identificar y prevenir posibles problemas o incumplimientos.

¿De qué manera la cultura organizacional y el desempeño se pueden ver modificados por una sustitución patronal?

La sustitución patronal puede tener un impacto significativo en la cultura organizacional y el desempeño de la empresa, tanto positivo como negativo.

Efectos positivos:

  • Nuevo liderazgo: Un nuevo jefe puede traer una nueva visión, ideas frescas y estrategias innovadoras que impulsen el crecimiento y la mejora de la empresa.
  • Motivación renovada: Un cambio de liderazgo puede generar entusiasmo y motivación laboral entre los trabajadores, quienes podrían sentirse más comprometidos con la empresa y sus objetivos, brindando una mayor satisfacción laboral.
  • Mejora en la gestión: Un nuevo jefe puede implementar nuevas prácticas de gestión que optimicen los procesos, mejoren la comunicación y aumenten la productividad.

Efectos negativos:

  • Incertidumbre y desconfianza: Si el cambio no se maneja adecuadamente, puede generar incertidumbre y desconfianza entre los trabajadores, afectando negativamente el clima laboral.
  • Pérdida de talento: Si el nuevo jefe no logra conectar con los trabajadores o no cumple con sus expectativas, puede provocar la renuncia de personal valioso, provocando un aumento en la rotación de personal.
  • Disminución del rendimiento: Un cambio de liderazgo mal gestionado puede desmotivar a los trabajadores y llevar a una disminución del rendimiento y la productividad.

¿Qué mencionan las NOM 035 y NOM 037 acerca de la sustitución patronal?

Si bien las NOM 035 (Factores de riesgo psicosocial en el trabajo) y NOM 037 (Condiciones de seguridad e higiene en el trabajo) no se refieren específicamente a la sustitución patronal, siguen siendo aplicables durante y después de este proceso.

La empresa, independientemente de quién sea el patrón, tiene la obligación de:

  • Identificar, evaluar y controlar los riesgos psicosociales en el trabajo para proteger la salud mental y emocional de los trabajadores.
  • Garantizar condiciones de seguridad e higiene adecuadas en el lugar de trabajo para prevenir accidentes y enfermedades profesionales.
  • Brindar capacitación a los trabajadores sobre los riesgos a los que están expuestos y las medidas de prevención que deben tomar.
  • Vigilar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene y tomar las medidas correctivas necesarias en caso de incumplimiento.

¿Se debe hacer algún cambio en el Número de Seguridad Social (NSS) de los trabajadores por la sustitución patronal?

El Número de Seguridad Social (NSS) es único e intransferible para cada trabajador en el sistema de seguridad social.

No se modifica con la sustitución patronal, ya que identifica al trabajador en su historial laboral y es necesario para el cálculo de prestaciones como la jubilación, pensión, incapacidad y servicios médicos.

¿Cómo la sustitución patronal modifica a las semanas cotizadas?

Las semanas cotizadas en el IMSS no se ven afectadas por la sustitución patronal.

Se conservan y acumulan a lo largo de la vida laboral del trabajador, independientemente de los cambios de empresa o patrón. Este historial es fundamental para el cálculo de prestaciones como la jubilación, pensiones y las semanas por incapacidad por maternidad o incapacidad por paternidad.

¿Se puede emitir una nota de crédito por la sustitución patronal?

No, no se puede emitir una nota de crédito por la sustitución patronal. La sustitución patronal no es una operación mercantil, sino un acto jurídico que no implica la transferencia de bienes o servicios.

 

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