Tabla de contenidos
- ¿Qué es la nómina?
- ¿Cómo crear la nómina?
- Preguntas frecuentes
Crear una nómina implica varios pasos para asegurar que los empleados reciban el pago correcto y las deducciones se realicen de acuerdo con las leyes y regulaciones. A continuación, conocerás el proceso general para crear una nómina.
¿Qué es la nómina?
La nómina es un documento con validez legal donde se presenta el salario que recibirá el trabajador de una empresa. En este, se detalla la cantidad que le será pagada, además de algunas deducciones que serán destinadas a cumplir con sus obligaciones fiscales y ante la seguridad social.
Existen diferentes tipos de nómina en una empresa. Estas varían según la periodicidad en que se entreguen. Dependiendo del contrato de trabajo o tipo de trabajo que se desempeñe, la nómina puede recibirse en estos formatos:
- Semanal: Cada 7 días.
- Catorcenal: Cada 14 días.
- Quincenal: Cada 15 días.
- Mensual: Cada 29-31 días.
¿Cómo crear la nómina?
Además de la paga que se recibe y las deducciones que se realizan de manera fija (lo que se considera una nómina normal), existen otras bonificaciones, descuentos o circunstancias extraordinarias que pueden ser contempladas en el proceso de nómina en una empresa, como aquellas prestaciones extras representadas en premios como el bono de asistencia, bono de productividad o el pago de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU).
La nómina también puede diferenciarse dependiendo del tipo de trabajadores. Por ejemplo, las nóminas para gerentes y ejecutivos suelen ser confidenciales y se integran, además de lo ya establecido, de otros pagos adicionales y complementos al salario.
Sigue estos pasos para crear tu nómina:
Determinar salarios y prestaciones.
La empresa debe tener establecido el salario que habrá de recibir cada trabajador. Para lograr esto suele haber una investigación sobre los diferentes puestos de la empresa y así calcular la cifra justa según la jerarquía y desempeño de funciones. Otro factor importante a tomar en cuenta es la capacidad económica con que cuenta la empresa. Por esto, no existe un monto predeterminado para las labores según el puesto que se aplique a todos por igual, pues esto dependerá del dinero disponible y justo para que la empresa pueda seguir funcionando y generando ganancias.
Definir políticas de pago.
Para evitar confusión o falta de información sobre el salario y las deducciones de nómina, es necesario definir como empresa las políticas de pago. Es necesario detallar con la mayor precisión posible todos los apartados sobre la determinación de salario, las prestaciones y deducciones que por ley le competen al trabajador. Mantener a los empleados al tanto de estas políticas servirá para esclarecer dudas y evitar confusión sobre su nómina.
Determinar calendarios de pago.
Realiza un calendario para determinar los pagos. Es un requerimiento para la empresa antes de iniciar el año laboral, esto evita retrasos y conflictos en el esquema de pagos. Recordemos que estos pagos pueden presentarse de manera semanal, quincenal, mensual, etc.
Determinar incidencias del período.
Como alguna incidencia laboral podemos considerar las faltas sin comprobante, permisos sin goce de sueldo, incapacidad verificada por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), etc. Es importante tomarlas en cuenta, ya que no solo influyen en el salario recibido mensualmente, sino que también se ve afectado el Salario Base de Cotización (SBC) para el cálculo de deducciones. Algunas maneras para llevar registro de estas incidencias son los relojes checadores o listas de control de asistencia.
Considerar pagos y descuentos en procesos
Como vimos anteriormente, hay casos extraordinarios donde en la nómina se contemplan además otros conceptos. Una nómina regular es diferente, por ejemplo, a la nómina que se otorga cuando al trabajador se le pagan las PTU (donde no incurren faltas o tiempos extras) u otras bonificaciones. Puede ocurrir también que además de las deducciones por ley, a la nómina se le descuente el pago de préstamos que el trabajador recibió de la empresa, por lo que las nóminas pueden ser normales, con pagos extras o con descuentos adicionales.
Calcular la nómina
Ha llegado el momento de realizar sumas y restas. Para calcular la nómina, debemos saber el salario a recibir por el puesto que se desempeña, la cantidad de días que se asistió o si hubo incidencias, verificar que no hay adeudos por préstamos, descontar créditos, descontar las cantidades destinadas para seguridad social y en caso de existir un fondo de ahorro o crédito de vivienda realizar el pago pertinente. De igual manera, tomar en cuenta si el trabajador es merecedor de un bono o incentivo por actividades y ventas.
Obtener reportes
Debido a que la creación de la nómina implica a más organismos externos a la empresa, habrá una cantidad de archivos y formatos que debemos llenar y estos deben ser firmados por el trabajador. Se debe entregar el papeleo necesario a las empresas que administran los vales de despensa, a IMSS e Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) y los créditos que deben ser entregados en el banco. Recordemos que al ser asalariados, los trabajadores dependen del patrón para que cumpla con sus actividades fiscales y su seguridad social.
Efectuar los pagos y cerrar la nómina
Finalmente, se realiza el pago a los trabajadores –ya sea efectivo, cheque o transferencia–. En caso de detectarse algún error, este debe corregirse de inmediato, pues una vez cerrado el proceso de nómina es inamovible. Ahora, solo habrá que archivar estos pagos y realizar las declaraciones mensuales y anuales.
¡Este es el proceso para crear una nómina correctamente!
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el papel del departamento de Recursos Humanos en el proceso de creación de la nómina?
El departamento de recursos humanos es responsable de recopilar y verificar la información de los empleados, como horas trabajadas, días de ausencia, y cualquier deducción o bonificación. Además, asegura el cumplimiento de las leyes laborales y las políticas internas de la empresa durante el proceso de creación de la nómina.
¿Cómo se integra una liquidación en la nómina de un empleado?
La liquidación de un empleado se integra en la nómina como un pago final que puede incluir salarios pendientes, indemnización por despido, prima de antigüedad, y cualquier otro concepto debido. Este monto se calcula y se refleja en el recibo de nómina como un pago separado y definitivo.
¿Cómo influye el desempeño del empleado en la creación de la nómina?
El desempeño del empleado puede influir en la nómina a través de bonificaciones, premios por productividad o aumentos salariales. Estos incentivos se calculan y se incluyen en la nómina como parte del salario bruto del empleado.
¿Qué son las semanas cotizadas y cómo afectan la nómina?
Las semanas cotizadas son el período durante el cual el trabajador ha estado registrado ante el IMSS y ha realizado contribuciones al sistema de seguridad social. Este registro es importante para el cálculo de ciertas prestaciones, como la pensión. En la nómina, es crucial asegurarse de que los reportes al IMSS sean precisos y reflejen correctamente las semanas cotizadas por cada empleado.
¿Cuál es la diferencia entre el salario bruto y neto en la nómina?
El salario bruto es el total de los ingresos del empleado antes de cualquier deducción, incluyendo sueldos, bonificaciones y otro tipo de compensación. El salario neto es el monto que el empleado recibe después de deducciones como impuestos, seguridad social, y contribuciones a fondos de ahorro. Te dejamos una calculadora de sueldo bruto y neto para que te sea más fácil calcularlo.
¿Cómo se incorpora la caja de ahorros en la nómina?
La caja de ahorros se incorpora en la nómina como una deducción del salario del empleado. Este dinero se deposita en una cuenta común administrada por la empresa o una entidad externa, y el empleado puede acceder a estos fondos bajo las condiciones establecidas.
¿Cómo se calcula y se incluye la prima de antigüedad en la nómina?
La prima de antigüedad se calcula con base en los años de servicio del empleado en la empresa y suele ser equivalente a una cantidad específica por año trabajado. Esta prima se incluye en la nómina cuando corresponde, generalmente en el caso de una liquidación o fin de la relación laboral.
¿Cómo se refleja la prima vacacional en la nómina del empleado?
La prima vacacional se refleja en la nómina como un pago adicional al salario del empleado durante el período de vacaciones. Generalmente, esta prima corresponde a un porcentaje del salario y se otorga conforme a las políticas de la empresa y las disposiciones legales vigentes.
