Cómo hacer el cálculo de nómina en 9 pasos

La nómina es la lista de trabajadores que se encuentran prestando sus servicios para una empresa. Si un trabajador está incluido en el cálculo de la nómina, significa que está trabajando para esa compañía. En ella, los patronos llevan registro de los pagos de sueldo y de prestaciones que se les entrega a los trabajadores a cambio de su trabajo. 

También, se registran todos los bonos, premios por puntualidad y horas extras, además de las deducciones, tales como el ISR o las cuotas obrero patronal que se paga al Instituto Mexicano del Seguro Social. Sabemos que muchas veces el cálculo de nómina puede ser complicado y muy complejo. Por ello en este artículo buscamos resumirlo en 9 sencillos pasos.

¿Cómo se hace el cálculo de la nómina?

Primero que nada, antes de que empecemos a realizar el cálculo de nómina, debes decidir el período de nómina. Puede ser cada semana, cada 15 días o cada 30 días. ¡Tú decides! Esto implica que puedes optar por el cálculo de la nómina semanal o el  cálculo de nómina mensual. Una vez hayas definido esto, podemos comenzar con tu nómina. Sigue los siguientes pasos:

Paso 1: Registra los cambios

 ¿A cuáles cambios nos referimos? Pueden ser los siguientes:

1. Altas de empleados.
2. Bajas de empleados.
3. Modificaciones salariales.

Debes tener cuidado, cualquier movimiento que hayas hecho debes presentarlo al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) dentro de los cinco días siguientes de que se hizo el cambio.

Paso 2: Calcula las percepciones 

¡Empezamos con los cálculos! Es necesario que calcules las percepciones recurrentes y extraordinarias. ¿Qué es esto? No te preocupes, aquí te enlistamos cuáles pueden ser los tipos de percepciones. Las recurrentes pueden ser conceptos como sueldo bruto, prima vacacional, vales de despensa, fondo de ahorro y vacaciones. Las percepciones extraordinarias son bonos, comisiones, horas extras y premios.

Paso 3:  Calculo de deducciones de nomina

Después, debes definir las deducciones de nómina. Las deducciones que debes considerar son todas aquellas que pasan todos los periodos. Las recurrentes son como el IMSS, el Impuesto Sobre la Renta (ISR), Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) y el fondo de ahorro. Las deducciones extraordinarias son por alguna falta, incapacidad, préstamos y la pensión alimenticia.

Paso 4: Verifica los RFC

Para hacer este paso, necesitarás recabar y verificar todos los Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de tus empleados. Visita nuestra calculadora RFC.

Paso 5: Pagar a los empleados 

Existen varias opciones para pagarle a tus empleados, las cuales pueden ser:

• STP: El Sistema de Transferencias y Pago (STP) te permite realizar operaciones en tiempo real en un horario continuo con la seguridad tecnológica y garantías financieras que requiere el Banco de México a los Participantes de SPEI. Puedes procesar un gran número de transferencias y automatizar tus procesos de pago, es necesario darte de alta como cliente de este servicio. El único requisito para tus empleados es que cuenten con una cuenta CLABE de 18 dígitos.
• Bancos. Es necesario que generes un layout de dispersión bancaria desde tu sistema de nómina. Con éste podrás efectuar el pago a tus empleados mediante la banca por internet del banco de tu elección.  
• Cheques. En caso de que tu empresa decida pagar a los empleados mediante cheques o un talón bancario, es necesario que no olvides pedirle al trabajador que firme la nómina al entregarle un duplicado para tener constancia de entrega del pago.
• Efectivo. Es necesario que tengas disponibles los recursos en efectivo a fin de entregar a cada uno de tus empleados el pago correspondiente, este método de pago no es tan común y hoy en día básicamente sólo las empresas de construcción recurren a él por el riesgo inherente.

Paso 6: Timbrar la nómina 

El timbrado de nómina se refiere a certificar los pagos realizados a cada uno de los trabajadores de tu empresa. Timbrar es un proceso sencillo: Primero envía la nómina en formato .txt o .xml directamente al Proveedor Autorizado de Certificaciones que uses. Aquí verificarás si cumple con los requisitos del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Si la verificación es exitosa, el timbrado se hará automáticamente. Sino, deberás corregir lo necesario y enviarla de nuevo. 

Paso 7: Mandar los recibos de nómina 

Por ley, es un requisito que las empresas entreguen su recibo de nómina a los empleados y pedir su firma. ¿Cómo enviar los recibos a tus empleados? El sistema que utilizas por Proveedor Autorizado de Certificaciones te hará llegar los recibos al correo que registraste. Posteriormente podrás re-enviárselos a ellos y estos llegarán a sus bandejas de correo electrónico.

Paso 8: Calcular y pagar los impuestos

Cuando termines de hacer todos los procesos que te hemos comentado aquí, debes calcular y pagar los impuestos:

1. Cuotas obrero patronales IMSS/INFONAVIT. Para realizar el cálculo de las cuotas obrero patronales, deberás utilizar el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) y con ello obtener el disco de pago con el que podrás efectuar el pago respectivo. Estas cuotas deberán pagarse a más tardar el día 17 del mes siguiente al que correspondan.
2. Impuesto Sobre la Nómina. Es necesario que determines mensualmente el Impuesto Sobre Nómina (ISN) correspondiente a los pagos que hagas a tus trabajadores. La fecha límite de pago es el día 17 del mes siguiente.
3. ISR retenciones por salarios. La suma de las retenciones ISR efectuadas a tus empleados en un mes calendario deberán enterarse al SAT a más tardar el día 17 del mes siguiente al que correspondan.

Paso 9: Procesos extraordinarios de nómina 

Cabe mencionar que también debes de contemplar procesos extraordinarios de nómina como:

• Participación de los trabajadores en las utilidades. Año con año debes determinar el importe de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) que pagarás a tus empleados. De acuerdo a la Ley Federal del Trabajo (LFT) cuentas con 60 días posteriores a la fecha en la que hayas presentado tu declaración anual para realizar el pago correspondiente.
• Gratificación anual (Aguinaldo). Es necesario que determines el importe de aguinaldo que deberás pagar a tus empleados, como mínimo y de acuerdo a la LFT son 15 días de salario por cada año laborado, la fecha límite de pago es el 20 de diciembre. Visita nuestra calculadora aguinaldo.

Plantilla para elaboración de un recibo de nómina

Contar con un recibo de nómina le permite al empleador reportar con mayor exactitud  los aportes patronales que ha realizado a las diferentes instituciones correspondientes, entre ellas están las cuotas e impuestos retenidos. Por otra parte el recibo de nómina le sirve al empleado como una garantía o comprobante de ingresos, que le facilita obtener un bien o servicio, ya sea un crédito bancario, hipotecario o financiamiento para un automóvil, ya que el recibo de nómina le permite saber a las entidades que brindan estos servicios la capacidad de pago que posee el empleado, su solvencia y liquidez.

Ya habiendo enfatizado la importancia del recibo de nómina, aquí te dejamos esta plantilla que estamos seguros que facilitará tu proceso nominal. Además si te marean los cálculos de nómina en Excel, RunaHR te ayuda a automatizar tu nómina y gestionar a tus RRHH en menos de 4 clics. No más cálculos manuales, significa más tiempo que puedes invertir para hacer crecer tu negocio. Conoce nuestro producto y sus funciones aquí.

Errores comunes en el cálculo de la nómina y cómo evitarlos

El cálculo de la nómina no perdona distracciones. Un dato mal capturado o una tabla desactualizada puede afectar desde el bolsillo del trabajador hasta la relación con el SAT. Y aunque muchos errores se repiten, no todos los equipos los detectan a tiempo. Algunos de los más frecuentes incluyen:

• No registrar a tiempo las altas o bajas ante el IMSS
• Usar tablas de ISR del año pasado sin actualizaciones
• Omitir pagos obligatorios como el aguinaldo, la PTU o la prima vacacional

Los efectos no se quedan en una multa. También pueden dañar la confianza del equipo o generar atrasos en auditorías internas. Para evitarlo, conviene implementar acciones simples pero constantes:

• Checklist mensual para revisar obligaciones
• Software de nómina actualizado y en línea con la legislación
• Auditorías internas al menos una vez al año

Hacer bien el cálculo no es solo cumplir. Es demostrar que la empresa respeta el trabajo que se paga.

Herramientas para facilitar el cálculo de nómina

El cálculo de la nómina no tiene por qué ser un proceso desgastante. Muchas empresas aún lo manejan en Excel, lo cual puede funcionar… hasta que la operación crece, cambian las tablas de ISR o se suman bonos, incidencias y prestaciones que complican el control.

Ahí es donde los softwares especializados marcan la diferencia. No solo automatizan los cálculos, también generan CFDI timbrados, actualizan las obligaciones fiscales y permiten integrar otras áreas como finanzas y RRHH. Eso reduce errores, mejora la trazabilidad de los pagos y evita problemas con el SAT.

Herramientas como Runa han cobrado fuerza porque permiten llevar todo el proceso en la nube, con menos carga administrativa y más visibilidad para el equipo. Para muchas PyMEs, pasar de Excel a un sistema así no solo mejora la eficiencia, también da tranquilidad legal.

Preguntas frecuentes

¿Cómo usar el cálculo de la nómina para preparar un finiquito?

Cuando un colaborador termina su relación laboral, el cálculo de nómina debe ajustarse para incluir días trabajados, vacaciones no gozadas y otras prestaciones. Nuestra calculadora de finiquito puede ayudar a estimar el monto exacto que debe pagarse, evitando errores legales.

¿El cálculo de la nómina incluye la liquidación?

Sí, aunque se trate de conceptos diferentes. Si hay un despido, el cálculo de nómina debe integrar lo correspondiente a sueldos, y por separado calcular la liquidación. Para mayor claridad, se puede usar nuestra calculadora de liquidación, especialmente si hay antigüedad o cláusulas contractuales especiales.

¿La prima vacacional entra en el cálculo de nómina mensual?

Solo cuando se otorgan vacaciones. El cálculo de la nómina debe integrar la prima vacacional en el mes en que se otorgan los días de descanso. Para no equivocarse en el porcentaje, se puede usar nuestra calculadora prima vacacional, ya que el mínimo legal es de 25 %.

¿Cómo influye la NOM 035 en el cálculo de nómina?

Aunque la NOM 035 no modifica directamente el cálculo de nómina, sí tiene impacto indirecto. Por ejemplo, si la empresa implementa apoyos por riesgo psicosocial, bonificaciones o descansos adicionales, estos deben reflejarse correctamente en los registros de pago.

¿En qué influye el cálculo de nómina a la caja de ahorros?

Cuando una empresa ofrece caja de ahorros, el monto que cada trabajador decide ahorrar debe integrarse correctamente en el cálculo de la nómina. Si el descuento no se refleja bien, puede generar confusiones o retrasos en los retiros. Tener ese monto claro desde el inicio ayuda a que el ahorro funcione sin problemas. Y que el trabajador confíe en cómo se gestiona su dinero.

¿Cómo afecta el cálculo de la nómina a los bonos?

El bono, al ser una compensación adicional, deben sumarse de forma adecuada dentro del cálculo de nómina. Si no se consideran bien, es posible que el monto final no coincida con lo que el trabajador espera recibir, o que el recibo no refleje lo que se pagó. Incluirlos correctamente ayuda a que todo esté claro tanto para el trabajador como para la empresa.

¿Se deben incluir las horas extras en el cálculo de nómina?

Sí, las horas extras deben agregarse en el cálculo de la nómina para que el pago sea justo. A veces se hacen cálculos aparte. Pero lo ideal es que todo esté integrado desde el principio. Así se evitan malentendidos y el trabajador puede ver claramente cuánto ganó por el tiempo extra que trabajó.