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Nómina6 de Octubre, 20269 minutos

Cómo hacer una nómina: ¿Qué pasos seguir? ¿Qué calcular?

Hacer una nómina implica registrar percepciones, deducciones e incidencias, calcular el pago correspondiente y cumplir con obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social. Un proceso correcto permite pagar a tiempo, reducir errores y mantener información consistente ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT). En esta guía encontrarás el paso a paso para elaborar y validar una nómina en México.

¿Qué es una nómina y qué elementos incluye?

La nómina es el registro del pago que realiza una empresa a sus trabajadores durante un periodo determinado. Refleja los ingresos que corresponden a cada persona, las deducciones aplicables y el monto neto que finalmente recibe. Para comprender cómo se calcula una nómina, pueden distinguirse tres elementos principales:

Elemento	¿Qué incluye?
Percepciones	Sueldo, bonos, horas extra y otros ingresos aplicables
Deducciones	ISR, cuotas correspondientes y otros descuentos procedentes
Neto a pagar	Resultado después de restar las deducciones a las percepciones

Además de estos conceptos, el proceso de nómina debe considerar información laboral, fiscal y de seguridad social, así como los datos necesarios para generar el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) correspondiente. En la práctica, una nómina bien elaborada permite documentar cuánto se paga a cada trabajador y qué conceptos fueron considerados durante el cálculo.

¿Cómo hacer una nómina paso a paso?

El proceso puede variar según el tamaño y operación de cada empresa, pero normalmente requiere recopilar información, registrar incidencias, calcular percepciones y deducciones, validar los resultados, generar los comprobantes correspondientes y realizar el pago.

1. Actualizar los datos de los trabajadores

Antes de calcular la nómina, verifica que nombre, RFC, CURP, puesto, salario, datos bancarios, información de seguridad social y prestaciones aplicables estén actualizados.

2. Definir el periodo y calendario de pago

Identifica el periodo que se procesará y confirma las fechas de corte, cálculo, autorización y pago. Esto facilita la captura de incidencias y evita revisiones de último momento.

3. Registrar las incidencias del periodo

Registra faltas, retardos, horas extra, permisos, vacaciones, incapacidades, bonos, comisiones y otros movimientos que puedan modificar el pago o las obligaciones relacionadas.

4. Determinar las percepciones

Identifica las percepciones que correspondan al periodo, como sueldo, horas extra, comisiones, bonos, prima vacacional, aguinaldo, PTU u otros conceptos aplicables.

5. Calcular las deducciones

Determina el ISR, las cuotas obreras del IMSS, los descuentos por créditos INFONAVIT y otros descuentos o aportaciones que legalmente correspondan.

6. Calcular el neto a pagar

Una vez determinadas las percepciones y deducciones, calcula:

Neto a pagar = Total de percepciones − Total de deducciones

Cada concepto puede requerir reglas específicas antes de obtener el resultado final.

7. Validar los cálculos

Revisa variaciones importantes, incidencias pendientes, percepciones extraordinarias, deducciones, datos fiscales, netos negativos y diferencias relevantes frente a periodos anteriores.

8. Generar y timbrar el CFDI de nómina

La empresa debe generar el CFDI de nómina conforme a las disposiciones fiscales aplicables. De acuerdo con la regla 2.7.5.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), el comprobante puede expedirse antes del pago o, según el número de trabajadores, dentro de los 3, 5, 7, 9 u 11 días hábiles posteriores al pago efectivo.

9. Realizar el pago

Después de autorizar la nómina, realiza la dispersión y concilia los montos pagados con la información aprobada para cada trabajador.

10. Generar reportes y cerrar el periodo

Finalmente, conserva respaldos y prepara los reportes necesarios para procesos relacionados con SAT, IMSS, INFONAVIT y controles internos. Si existe un error, debe aplicarse el procedimiento de corrección correspondiente.

¿Cuáles son los tipos de nómina en una empresa?

Las nóminas pueden clasificarse según distintos criterios. Uno de los más comunes es la periodicidad con la que se realiza el pago.

Periodicidad	Frecuencia
Semanal	Cada 7 días
Catorcenal	Cada 14 días
Quincenal	Cada 15 días

La periodicidad aplicable debe respetar los límites establecidos en el artículo 88 de la Ley Federal del Trabajo (LFT): el plazo para pagar el salario no puede exceder de una semana para las personas que desempeñan trabajo material ni de quince días para los demás trabajadores. Por ello, esquemas como el catorcenal o quincenal deben utilizarse únicamente cuando sean compatibles con estas reglas.

Para efectos del CFDI de nómina, el SAT también distingue entre nómina ordinaria y extraordinaria. Esta clasificación resulta útil cuando existen pagos habituales o conceptos que se generan fuera del ciclo ordinario.

Además de la periodicidad, internamente las empresas pueden diferenciar procesos de nómina cuando existen pagos extraordinarios, bonos, comisiones, PTU u otros conceptos. Sin embargo, estos casos no sustituyen la clasificación por frecuencia de pago.

¿Qué aspectos legales son clave al hacer una nómina en México?

Hacer una nómina correctamente implica coordinar obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social. Para las empresas, esto significa que el cálculo no debe limitarse al salario neto: también debe mantener coherencia entre la información utilizada ante las distintas autoridades.

Uno de los puntos centrales es la emisión del CFDI de nómina. Los pagos por sueldos, salarios y otros ingresos derivados de un servicio personal subordinado deben documentarse mediante el comprobante fiscal correspondiente conforme a las disposiciones vigentes.

En materia de seguridad social, el IMSS utiliza el Salario Base de Cotización (SBC) para determinar las cuotas correspondientes. La Ley del Seguro Social (LSS) establece que este salario se integra, como regla general, con conceptos como cuota diaria, gratificaciones, percepciones, primas y comisiones, entre otros, salvo las exclusiones previstas por la propia legislación.

También deben considerarse las obligaciones relacionadas con INFONAVIT, así como las aportaciones y descuentos que correspondan en cada caso.

En cuanto a prestaciones, conceptos como aguinaldo, prima vacacional, vacaciones o Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) deben incorporarse cuando corresponda su pago o efecto dentro del periodo. Esto convierte a la nómina en un proceso que conecta directamente a Recursos Humanos, Finanzas, Contabilidad y cumplimiento.

¿Cuáles son los errores más comunes al elaborar una nómina?

Saber cómo hacer una nómina también implica identificar los errores que pueden afectar el pago o generar diferencias ante las autoridades. Entre los más frecuentes se encuentran:

Registrar incorrectamente las incidencias. Faltas, incapacidades, horas extra, retardos o permisos pueden modificar el cálculo si no se capturan correctamente.
Aplicar mal el ISR. Utilizar tarifas incorrectas, omitir ajustes o trabajar con información desactualizada puede generar retenciones mayores o menores a las correspondientes.
Omitir percepciones o prestaciones. Bonos, aguinaldo, prima vacacional, PTU u otros conceptos deben registrarse cuando correspondan.
Aplicar descuentos incorrectos. Los descuentos deben tener fundamento y calcularse con la información adecuada.
Generar CFDI con datos inconsistentes. Errores en RFC, conceptos, importes o información laboral pueden obligar a realizar correcciones.
No validar antes del pago. Autorizar la nómina sin revisar variaciones o montos atípicos aumenta el riesgo de ajustes posteriores.
No conservar respaldos. La falta de documentación dificulta conciliaciones, aclaraciones y revisiones internas o externas.

La mejor forma de reducir estos errores es establecer controles, validar la información antes de autorizar el pago y mantener procesos consistentes durante cada periodo.

¿Qué herramientas se pueden usar para hacer una nómina?

Una nómina puede administrarse mediante hojas de cálculo o con un software especializado. La elección depende del número de trabajadores, la complejidad del proceso, las incidencias que se gestionan y el nivel de automatización que necesita la empresa.

Opción	Ventaja	Principal limitación
Hoja de cálculo	Flexibilidad y bajo costo inicial	Mayor trabajo manual y riesgo de errores
Software de nómina	Automatización, trazabilidad y apoyo en cálculos y timbrado	Requiere configuración, implementación y mantenimiento

Hojas de cálculo

Excel u otras hojas de cálculo pueden utilizarse para procesos sencillos o como herramientas auxiliares de control. Para hacer una nómina en Excel, conviene separar los datos de trabajadores, incidencias, percepciones, deducciones y neto a pagar, además de incorporar controles que permitan identificar diferencias. Sin embargo, conforme aumenta el número de trabajadores, incidencias, prestaciones y obligaciones, también aumenta el riesgo de:

errores en fórmulas;
versiones duplicadas;
capturas manuales incorrectas;
falta de trazabilidad;
dependencia de una sola persona.

Software especializado de nómina

Un sistema especializado puede integrar procesos como:

incidencias;
percepciones y deducciones;
cálculos de ISR;
información relacionada con IMSS;
timbrado de CFDI;
reportes;
históricos;
conciliaciones.

Para CEOs, Finanzas y líderes de Recursos Humanos, el valor principal está en reducir trabajo manual, fortalecer controles y obtener mayor visibilidad del costo de nómina. La tecnología puede apoyar el cumplimiento mediante reglas, actualizaciones y validaciones, pero no sustituye la revisión de la información ni garantiza por sí sola que todos los cálculos sean correctos.

¿Qué revisar antes de cerrar una nómina?

Antes de autorizar cada periodo conviene realizar una validación final para confirmar que la información está completa y consistente.

Datos laborales actualizados: verificar salario, puesto, RFC, CURP y datos bancarios.
Incidencias capturadas: confirmar faltas, vacaciones, horas extra, incapacidades, permisos y otros movimientos.
Percepciones revisadas: validar sueldo, bonos, comisiones y conceptos extraordinarios.
Deducciones verificadas: revisar ISR, cuotas, créditos y descuentos aplicables.
Neto a pagar conciliado: detectar montos atípicos o diferencias importantes.
CFDI revisado: confirmar que los comprobantes correspondan al periodo y se emitan dentro del plazo fiscal aplicable.
Pago autorizado: validar montos antes de realizar la dispersión.
Reportes y respaldos almacenados: conservar la documentación necesaria para conciliaciones y futuras revisiones.

Este control final no sustituye las validaciones realizadas durante el proceso, pero ayuda a reducir errores antes del cierre.

¿Cuál es la importancia de una nómina bien gestionada?

Una nómina bien gestionada permite que la empresa cumpla con sus obligaciones y mantenga control sobre uno de sus costos operativos más relevantes. Su impacto puede resumirse en tres áreas principales:

Cumplimiento: ayuda a mantener consistencia entre pagos, CFDI, obligaciones fiscales y seguridad social.
Precisión financiera: permite identificar correctamente los costos laborales, variaciones y conceptos extraordinarios.
Confianza del equipo: pagar de manera correcta y puntual reduce aclaraciones y fortalece la relación entre trabajadores y empresa.

Además, una operación de nómina ordenada facilita la coordinación entre Recursos Humanos, Finanzas y Contabilidad, mejora la trazabilidad de la información y permite detectar errores antes de que generen impactos mayores.

Saber cómo hacer una nómina implica mucho más que sumar percepciones y restar deducciones. Para una empresa, significa mantener datos actualizados, registrar incidencias, aplicar correctamente las reglas laborales y fiscales, validar cada cálculo y documentar el proceso para reducir errores, riesgos y retrabajo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hacer una nómina considerando el cálculo de bruto a neto o salario neto y bruto?

Entender cómo hacer una nómina pasa por dominar la diferencia entre lo que corresponde al salario bruto y lo que el empleado finalmente recibe. El salario bruto considera el sueldo y otros conceptos de ingreso aplicables antes de efectuar las deducciones correspondientes. Después pueden descontarse ISR, cuotas obreras de seguridad social y otras retenciones o descuentos procedentes. El resultado es el salario neto.

Este cálculo debe hacerse con cuidado, porque cada percepción y deducción puede tener un tratamiento distinto. Un error puede afectar tanto las retenciones como el pago final del trabajador. Por eso, Recursos Humanos y nómina necesitan revisar cada cifra con precisión y contexto, no limitarse a aplicar una fórmula general. Un ejemplo de nomina puede ayudar a visualizar cómo se organizan estos conceptos, aunque el procesamiento definitivo debe considerar las condiciones particulares de cada trabajador.

¿Cómo influye la capacitación en el proceso de hacer una nómina?

La capacitación no siempre genera un movimiento dentro de la nómina. Su efecto depende de cómo se otorgue el curso, certificación, apoyo o beneficio y de la naturaleza específica del concepto. Por ello, no todos los gastos relacionados con capacitación deben registrarse automáticamente como una percepción del trabajador.

Cuando la empresa incorpora capacitación dentro de sus beneficios, debe identificar si existe algún pago, reembolso o concepto con efectos laborales, fiscales o de seguridad social antes de incorporarlo al proceso. Quien sabe cómo hacer una nómina debe distinguir entre un gasto empresarial de capacitación y un concepto que realmente deba procesarse para el empleado. Esta revisión ayuda a evitar clasificaciones incorrectas y mantiene consistencia entre Recursos Humanos, Nómina y Contabilidad.

¿Cómo incluir los días festivos al hacer una nómina?

Al revisar los dias festivos aplicables, es importante identificar cuáles corresponden legalmente a días de descanso obligatorio. Conforme al artículo 75 de la Ley Federal del Trabajo, cuando un trabajador presta servicios en una de estas fechas tiene derecho, además del salario que le corresponde por el descanso obligatorio, a un salario doble por el servicio prestado.

Recursos Humanos y nómina deben identificar correctamente qué trabajadores laboraron durante el día de descanso obligatorio, registrar la incidencia y reflejar el pago correspondiente dentro del periodo. También conviene diferenciar estos pagos de las horas ordinarias y de otros conceptos extraordinarios para evitar inconsistencias. Un registro adecuado facilita la revisión del cálculo, el timbrado del CFDI y las aclaraciones posteriores con el trabajador.

¿Cómo se manejan los casos de incapacidad al hacer una nómina?

Las incapacidades requieren atención especial al preparar una nómina porque su tratamiento depende del tipo de incapacidad y de los requisitos de aseguramiento. En determinados casos también deben verificarse las semanas cotizadas requeridas para acceder al subsidio correspondiente. No existe una regla única según la cual el IMSS pague una parte y la empresa complete automáticamente el resto.

En una incapacidad por riesgo de trabajo, el subsidio puede corresponder al 100% del salario registrado ante el IMSS. En enfermedad general, el subsidio es del 60% a partir del cuarto día cuando se cumplen los requisitos aplicables. Las incapacidades por maternidad siguen reglas distintas y, si la persona asegurada no reúne las semanas de cotización requeridas, puede corresponder al patrón cubrir el salario íntegro durante el periodo previsto por la legislación.

Recursos Humanos debe registrar correctamente las fechas y el tipo de incapacidad, coordinar la información con Nómina y verificar cómo debe reflejarse la ausencia y, en su caso, el subsidio correspondiente.

¿Cómo hacer una nómina con base en el salario mínimo?

En México, el salario mínimo establece el piso salarial que debe respetarse cuando resulte aplicable a la relación laboral. Saber cómo hacer una nómina implica verificar que el salario pagado no se encuentre por debajo del mínimo vigente correspondiente a la zona y periodo aplicables. Este concepto también debe analizarse considerando la jornada de trabajo aplicable.

Sin embargo, el salario mínimo no debe utilizarse como una referencia universal para calcular todas las prestaciones, cuotas o retenciones. El ISR se determina conforme a las tarifas fiscales correspondientes, mientras que las cuotas de seguridad social siguen sus propias bases y reglas de cálculo. Recursos Humanos y Nómina deben actualizar los salarios cuando corresponda y revisar por separado cada concepto para evitar trasladar automáticamente un cambio en el salario mínimo a cálculos que utilizan parámetros distintos.

¿Cómo se refleja la prima vacacional al hacer una nómina?

La prima vacacional debe reflejarse con precisión al momento de definir cómo hacer una nómina. Conforme al artículo 80 de la Ley Federal del Trabajo, los trabajadores tienen derecho a una prima no menor del 25% sobre los salarios correspondientes al periodo de vacaciones. La empresa puede otorgar un porcentaje superior cuando así lo establezcan el contrato, la política interna o las prestaciones ofrecidas.

La antigüedad influye en el número de días de vacaciones que corresponden al trabajador y, por tanto, puede modificar el importe sobre el cual se calcula la prima, pero no significa que el porcentaje mínimo legal aumente automáticamente con los años de servicio. Para revisar el importe correspondiente puede utilizarse una calculadora prima vacacional como herramienta de apoyo. Nómina también debe aplicar el tratamiento fiscal correspondiente al concepto y distinguir, cuando proceda, las cantidades gravadas y exentas conforme a las disposiciones vigentes.

¿Cómo influye la evaluación de desempeño al hacer una nómina?

Una evaluación de desempeño puede tener efectos en la nómina cuando sus resultados están vinculados con bonos, incentivos, comisiones, aumentos salariales u otras recompensas económicas. La relación entre estos pagos y el desempeño laboral debe documentarse conforme a las políticas de compensación de la empresa.

Un aumento permanente modifica el salario del trabajador y puede implicar la actualización de la información laboral y de seguridad social correspondiente. Los bonos u otros pagos variables deben analizarse para determinar si integran el Salario Base de Cotización, ya que la Ley del Seguro Social incluye, como regla general, gratificaciones, percepciones, primas y comisiones, salvo las exclusiones expresamente previstas.

Saber cómo hacer una nómina implica distinguir estos conceptos y registrarlos correctamente para evitar diferencias entre el pago, el CFDI y la información reportada ante las autoridades.

¿Cómo se incluyen las horas extras al hacer una nómina?

Las horas extras requieren más que sumarlas al pago del periodo. Para calcularlas correctamente, primero hay que validar cuántas se trabajaron, cuándo ocurrieron y cómo se relacionan con la jornada laboral y con los límites establecidos por la Ley Federal del Trabajo.

La reforma publicada en 2026 modificó gradualmente estos límites. Durante 2026 y 2027, el régimen transitorio mantiene un máximo de nueve horas extraordinarias semanales como referencia del artículo 66. Las horas comprendidas dentro de ese límite se pagan con un 100% adicional sobre el salario de la hora ordinaria, es decir, al doble.

Cuando el tiempo extraordinario supera el límite correspondiente, la Ley establece un pago de 200% adicional sobre el salario de la hora ordinaria para ese excedente, sujeto también a los límites aplicables. Recursos Humanos y Nómina deben registrar las horas correctamente y diferenciarlas para calcular y documentar el pago correspondiente.