Nómina en México: Cómo hacer una nómina en 9 pasos

Primero que nada, antes de que empecemos a calcular la nómina, debes decidir el período de nómina. Puede ser cada semana, cada 15 días o cada 30 días, ¡Tú decides! Una vez hayas definido esto, podemos comenzar con tu nómina. Sigue los siguientes pasos:

Paso 1: Registra los cambios

 ¿A cuáles cambios nos referimos? Pueden ser los siguientes:

• Altas de empleados.
• Bajas de empleados.
• Modificaciones salariales.

Debes tener cuidado, cualquier movimiento que hayas hecho debes presentarlo al IMSS dentro de los cinco días siguientes de que se hizo el cambio.

Paso 2: Calcula las percepciones 

¡Empezamos con los cálculos! Es necesario que calcules las percepciones recurrentes y extraordinarias. ¿Qué es esto? No te preocupes, aquí te enlistamos cuáles pueden ser los tipos de percepciones. Las recurrentes pueden ser conceptos como sueldo bruto, prima vacacional, vales de despensa, fondo de ahorro y vacaciones. Las percepciones extraordinarias son bonos, comisiones, tiempo extra y premios.

Paso 3: Calcular deducciones 

Después, debes definir las deducciones. Las deducciones que debes considerar son todas aquellas que pasan todos los periodos. Las recurrentes son como el IMSS, el ISR, INFONAVIT y el fondo de ahorro. Las deducciones extraordinarias son las faltas, incapacidades, prestamos y la pension alimenticia.

Paso 4: Verifica los RFC

Para hacer este paso, necesitarás recabar y verificar todos los RFC de tus empleados.

Paso 5: Pagar a los empleados 

Existen varias opciones para pagarle a tus empleados, las cuales pueden ser:

• STP: El Sistema de Transferencias y Pago te permite realizar operaciones en tiempo real en un horario continuo con la seguridad tecnológica y garantías financieras que requiere el Banco de México a los Participantes de SPEI. Puedes procesar un gran número de transferencias y automatizar tus procesos de pago, es necesario darte de alta como cliente de este servicio. El único requisito para tus empleados es que cuenten con una cuenta CLABE de 18 dígitos.
• Bancos: Es necesario que generes un layout de dispersión bancaria desde tu sistema de nómina. Con éste podrás efectuar el pago a tus empleados mediante la banca por internet del banco de tu elección.  
• Cheques: En caso de que tu empresa decida pagar a los empleados mediante cheques o un talón bancario, es necesario que no olvides pedirle al trabajador que firme la nómina al entregarle un duplicado para tener constancia de entrega del pago.
• Efectivo: Es necesario que tengas disponibles los recursos en efectivo a fin de entregar a cada uno de tus empleados el pago correspondiente, este método de pago no es tan común y hoy en día básicamente sólo las empresas de construcción recurren a él por el riesgo inherente.

Paso 6: Timbrar la nómina 

Timbrar la nómina se refiere a certificar los pagos realizados a cada uno de los trabajadores de tu empresa. Timbrar es un proceso sencillo: primero envía la nómina en formato .txt o .xml directamente al Proveedor Autorizado de Certificaciones que uses. Aquí verificarás si cumple con los requisitos del SAT. Si la verificación es exitosa, el timbrado se hará automáticamente. Sino, deberás corregir lo necesario y enviarla de nuevo. 

Paso 7: Mandar los recibos de nómina 

Por ley, es un requisito que las empresas entreguen sus recibos de nómina a los empleados y pedir su firma. ¿Cómo enviar los recibos a tus empleados? El sistema que utilizas por Proveedor Autorizado de Certificaciones te hará llegar los recibos al correo que registraste. Posteriormente podrás re-enviárselos a ellos y estos llegarán a sus bandejas de correo electrónico.

Paso 8: Calcular y pagar los impuestos

Cuando termines de hacer todos los procesos que te hemos comentado aquí, debes calcular y pagar los impuestos:

• Cuotas obrero patronales IMSS/INFONAVIT: Para realizar el cálculo de las cuotas obrero-patronales, deberás utilizar el SUA y con ello obtener el disco de pago con el que podrás efectuar el pago respectivo. Estas cuotas deberán pagarse a más tardar el día 17 del mes siguiente al que correspondan.
• Impuesto sobre la nómina: Es necesario que determines mensualmente el impuesto sobre la nómina correspondiente a los pagos que hagas a tus trabajadores. La fecha límite de pago es el día 17 del mes siguiente.
• ISR retenciones por salarios: La suma de las retenciones ISR efectuadas a tus empleados en un mes calendario deberán enterarse al SAT a más tardar el día 17 del mes siguiente al que correspondan.

Paso 9: Procesos extraordinarios de nómina 

Cabe mencionar que también debes de contemplar procesos extraordinarios de nómina como:

• Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU): Año con año debes determinar el importe de la PTU que pagarás a tus empleados, de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo cuentas con 60 días posteriores a la fecha en la que hayas presentado tu declaración anual para realizar el pago correspondiente.
• Gratificación anual (Aguinaldo): Es necesario que determines el importe de aguinaldo que deberás pagar a tus empleados, como mínimo y de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo son 15 días de salario por cada año laborado, la fecha límite de pago es el 20 de diciembre.