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Uno de los mayores retos de las empresas al constituirse es definir el funcionamiento de esta. Cuando se habla de la administración de recursos humanos, una parte fundamental es la nómina.
La administración del capital humano se vuelve una tarea difícil si se trata de minimizar el costo, debido a la carga social que los patrones tienen que realizar para otorgar las prestaciones que establece la Ley Federal del Trabajo (LFT).
¿Cómo se administra la nómina?
A lo largo de los años, las empresas han buscado optimizar su costo de personal y hasta el día de hoy se existen tres formas de administrar la nómina:
Insourcing o nómina interna
Significa que la empresa contrata a los trabajadores bajo su misma razón social y otorga las prestaciones que establece la LFT absorbiendo el costo total de la nómina. En este caso, la empresa contrata a un nominista para administrar la nómina y realizar las declaraciones gubernamentales.
Maquila de nómina
La maquila de nómina tiene las mismas características del insourcing. Sin embargo, aquí se contrata un despacho o a un contador experto externo para que realice el cálculo de nómina. Dado que estas personas o despachos son expertos en la materia, ofrecen la administración de la nómina con esquemas fiscales que minimizan el costo de la nómina sin evadir las leyes, cumpliendo con todos los requisitos dentro del marco de la Ley.
Servicios de especialización o subcontratación
Anteriormente llamado outsourcing, este esquema es cada vez menos usado después de la publicación de las reformas a las leyes laborales en el mes de abril de 2021 tendientes a eliminarlo. Esto se refiere a que la empresa A tiene trabajadores a su cargo; pero la nómina es pagada por la empresa B, la cual es el patrón ante las autoridades.
Las empresas de outsourcing ofrecían esquemas de bajo costo para las empresas que las contrataban, maximizando la nómina neta del empleado; pero en detrimento de las prestaciones sociales de los trabajadores. Esta reforma a la LFT en subcontratación de personal contempla que sólo se pueden contratar trabajadores especializados en esta modalidad y no la totalidad de las actividades de la empresa.
¿Por qué es importante la nómina interna?
Las empresas de nueva creación y las que antes del mes de agosto de 2021 tienen que establecer una forma de administrar la nómina de los trabajadores bajo el esquema de nómina interna. Aquí te ofrecemos una serie de requisitos que debes de cumplir para poder administrar la nómina dentro de tu empresa.
¿Cuáles son los beneficios de la nómina interna para el empleador?
Los principales beneficios de administrar tu nómina de manera interna, ya sea como insourcing o maquila de nómina, son los siguientes:
- El cumplimiento de la Ley con las reformas laborales.
- Disminución de la rotación de personal y el riesgo de trabajo. Los empleados se sienten seguros, trabajando para la empresa que los contrata.
- Los empleados se sienten tranquilos de saber que la empresa cumple con sus obligaciones fiscales y paga las cuotas de seguro social correctamente.
¿Cuáles son los beneficios de la nómina interna para el trabajador?
Los beneficios para los empleados son:
- Prestaciones. Los empleados reciben sus prestaciones de acuerdo a la ley y con el salario que debe ser.
- Ahorro para el retiro. Al no tener diversos esquemas de pago que afecten el pago de la seguridad social, los empleados tienen la oportunidad de mejorar su ahorro para el retiro, el cual se paga de acuerdo al salario reportado al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
Recientemente, realizamos un taller con uno de nuestros expertos en nómina. En donde te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la gestión de nómina de forma interna (también conocido como insourcing.)
¿Qué necesito para gestionar mi nómina interna?
Ya sea que tu empresa sea de nueva creación o que ahora harás la migración para gestionar tu nómina de manera interna (debido a que antes era parte de un outsourcing). Te listamos cada uno de los requisitos necesarios para iniciarte de manera eficaz en el mundo de la nómina.
Evalúa los costos de la administración de la nómina de tus empleados
Por lo general, la contratación interna se considera más cara que la maquila de nómina (donde puedes ahorrar hasta un 10%) y la subcontratación (donde puedes ahorrar hasta un 30%). Sin embargo, la contratación interna suele ser la decisión más acertada desde el punto de vista legal y organizacional.
Registros de la empresa
Para que una empresa contrate a sus empleados directamente, esta debe tener una serie de registros gubernamentales y fiscales que incluyen: Razón social, Registro Federal de Contribuyentes (RFC) (en caso de no contar con este dato, te compartimos nuestra calculadora RFC) Firma Electrónica Avanzada (FIEL), cuenta bancaria, Certificado de Sello Digital (CSD), Sistema Único de Autodeterminación (SUA), Sistema de Pago Referenciado (SIPARE), Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (FONACOT), Secretaría de Finanzas e Instituto Nacional de Migración (INM) (en caso de contratar extranjeros).
Registros de los empleados
Para que una empresa contrate a sus empleados directamente, estos deben tener una serie de requisitos como: Clave Única de Registro de Población (CURP), Registro Federal de Contribuyentes (RFC), Número de Seguro Social (NSS), identificación del Instituto Nacional Electoral (INE), cuenta bancaria, visa de trabajo, comprobante de domicilio y acta de nacimiento.
Sueldo neto a sueldo bruto
Una de las primeras cosas que una empresa debe considerar al pasar de la contratación tercerizada a la interna es convertir esos sueldos de bruto a neto.
El factor 30 vs 30.4
Este factor de 30 y 30.4167 es importante al completar los cálculos del salario diario de tus empleados. La empresa debe seleccionar un factor y utilizarlo de forma coherente en todos los cálculos de nómina.
Contratos
En la migración a la contratación interna, se requiere establecer un contrato nuevo con tus empleados. Hay varios elementos importantes en el contrato de trabajo que deben definirse ya que afectan los cálculos de la nómina.
Carta de conceptos
Asimismo recomendamos firmar una acuerdo de conceptos con todos los descuentos a los empleados para que la empresa esté legalmente cubierta si un empleado no menciona los conceptos que tiene que pagar legalmente.
Fecha de antigüedad
Cuando migres de un subcontratista a nómina interna, deberás restablecer la fecha de antigüedad laboral con tus empleados. Recomendamos usar la fecha en la que comenzaron a trabajar para el subcontratista.
IMSS
Hay varios registros que deberás realizar con el IMSS en la contratación interna. El primero es dar de alta a los empleados en tu empresa y, a lo largo del tiempo, hacer declaraciones mensuales continuas. Es importante entender el Salario Base de Cotización (SBC) y cómo se relaciona con el IMSS.
Tablas ISR
La tabla de ISR se utiliza en el cálculo del Impuesto Sobre la Renta (ISR) de tus empleados, ya que el empleador es responsable de calcular, deducir y declarar / pagar al gobierno. Existen diferentes tablas de acuerdo con la frecuencia del pago de la nómina.
Proceso de nómina
Hemos desarrollado un proceso de nómina de nueve pasos, sólido y eficiente que recomendamos seguir cuando ejecutes la nómina.
Calendario de declaraciones
Igualmente recomendamos establecer un calendario de declaraciones: Mensual, bimestral, anual o periodos menos frecuentes.
Altas y bajas
Es importante establecer un proceso para la contratación (altas) y la renuncia voluntaria o despido (despido justificado o despido injustificado) (bajas). Ya que hay muchos detalles legales y fiscales que completar como el finiquito y liquidación. Usa nuestra calculadora liquidación y calculadora finiquito para tus cálculos.
Control de tiempos
Las incidencias u horas extras que impactan la nómina por lo que es importante tener un buen proceso para reportarlas y aprobarlas, así como establecer una política clara con tus empleados.
Recibos de nómina
De igual manera la ley exige que el recibo de nómina se entreguen a sus empleados y deben contener elementos esenciales. Aquí explicamos todos los elementos que puede contener un recibo de nómina y lo que tu recibo de nómina debe tener para ser legal.
Salario Diario Integrado (SDI)
El Salario Diario Integrado (SDI) es un cálculo de salario diario que adiciona las prestaciones de ley del trabajador y que se usará para despidos.
Herramientas y tecnología para optimizar la nómina interna
Gestionar la nómina interna de forma eficiente va mucho más allá de pagar a tiempo. Se trata de evitar errores, cumplir con las obligaciones fiscales y tener trazabilidad en cada movimiento. La herramienta que se elija puede hacer toda la diferencia entre un cierre tranquilo o una multa inesperada.
- Excel todavía es común en muchas PyMEs, pero no fue hecho para calcular ISR, timbrar recibos ni controlar incidencias de forma masiva.
- Software especializado permite automatizar todo el proceso: desde el cálculo correcto hasta la integración con SAT e IMSS sin pasos manuales.
- La automatización reduce errores humanos, elimina dobles capturas y agiliza reportes para finanzas o auditoría.
- Plataformas como Runa hacen que la nómina no dependa de una sola persona. Todo se digitaliza, se programa y se ejecuta con respaldo legal.
Una buena gestión de la nómina interna no se logra con más manos, sino con mejores herramientas.
Impacto de la nómina interna en la cultura organizacional
Una nómina interna bien gestionada va más allá de cumplir con el SAT. Tiene un efecto directo en cómo se sienten las personas dentro de la empresa. Cuando el pago llega puntual, claro y sin errores, se construye algo más que un proceso administrativo: se refuerza la confianza.
Esa consistencia también influye en la decisión de quedarse. Los colaboradores valoran que el empleador sea formal con sus compromisos y eso mejora la retención, sobre todo en sectores donde el talento es difícil de retener. La nómina, aunque no siempre visible en la cultura organizacional, habla fuerte: dice si se valora el trabajo o si solo se ve como un trámite.
Preguntas frecuentes
¿Cómo influye la nómina interna en el cálculo de salario neto y bruto?
En la nómina interna, es clave saber cuánto se reporta como salario bruto y cuánto llega al colaborador como salario neto. Esa diferencia impacta deducciones, impuestos y la percepción de transparencia en el pago.
¿Cuándo se integra el aguinaldo a la nómina interna?
El aguinaldo se suma a la nómina interna en diciembre o al momento de finiquitar a un colaborador. Usar nuestra calculadora de aguinaldo ayuda a no equivocarse con los días proporcionales.
¿Qué relación hay entre la nómina interna y el cálculo de finiquito?
Cuando una persona termina su contrato, la nómina interna debe reflejar los días trabajados, vacaciones y pagos pendientes. Nuestra calculadora de finiquito permite validar que el monto sea justo y completo.
¿La nómina interna debe incluir la liquidación en caso de despido?
Sí. Si se trata de un despido con responsabilidad para el patrón, la nómina interna debe integrar el pago por liquidación. Para no cometer errores, conviene usar nuestra calculadora de liquidación antes de emitir los recibos.
¿Cómo se incluye la prima vacacional en la nómina interna?
Cuando un trabajador toma vacaciones, su prima vacacional debe integrarse de forma correcta en la nómina interna. Nuestra calculadora prima vacacional ayuda a aplicar el porcentaje correcto, que por ley es mínimo 25 %.
¿Qué rol juega la NOM 037 en la nómina interna?
La NOM 037, que regula el teletrabajo en México, obliga a incluir ciertos conceptos en la nómina interna, como compensaciones por gastos de internet o energía eléctrica. RRHH debe verificar que estén reflejados en cada caso.
¿Cómo ayuda el organigrama a mejorar la nómina interna?
El organigrama permite entender la estructura de la empresa, lo cual es útil para validar jerarquías salariales y evitar inconsistencias dentro de la nómina interna, sobre todo cuando se aplican bonos o aumentos por desempeño.
